Kuinka sovittaa tapahtuman osallistujamäärä lippumyyntiin ja estää tulovuoto

Tapahtuman järjestäjät keskittyvät usein lippujen myymiseen ja osallistujien toivottamiseen tervetulleiksi, ja lykkäävät taloudellista tarkistusta viikkoja myöhemmin. Tämä viive vaikeuttaa puuttuvien maksujen, tallentamattomien hyvitysten, maksuttomien sisäänpääsysten ja osallistujamääräerojen selittämistä. Yksinkertainen sovitteluprosessi yhdistää tapahtuman kaupallisen tuloksen sen kanssa, mitä tapahtui itse sisäänpääsyssä.

Tavoitteena ei ole saada osallistujamäärän ja lippumyynnin välille tasa-arvoa. Nämä luvut voivat poiketa perustelluista syistä, kuten ei-iltaantumisista, siirroista, henkilökunnan kulkulipuista tai myydyistä lipuista, joita ei ole vielä maksettu. Tavoitteena on dokumentoida jokainen ero ja vahvistaa, että vastaanotettu raha vastaa lippuja, joiden olisi pitänyt tuottaa tuloja.

Määritä säännöt ennen myynnin alkua

Päätä, mitä lipunmyyntikategorioita on olemassa, kuka voi hyväksyä alennuksia, milloin hyvityksiä sallitaan ja miten maksuttomat sisäänpääsyt hyväksytään. Määritä yksi henkilö ylläpitämään virallisia tapahtumatietueita ja toinen tarkistamaan lopullinen sovitus. Valmistelun ja tarkistuksen erottaminen vähentää virheen huomaamisen mahdollisuutta.

• 1. Määritä myyntitarkistusluku ennen tapahtumaa. Kirjaa jokaisessa kategoriassa myytyjen lippujen määrä, sovittu hinta, alennukset, verot (jos sovellettavissa) ja odotettu bruttosumma. Sisällytä mukaan myös kumppanien, sponsorien ja fyysisten myyntikanavien kautta jaetut liput.

• 2. Erottele myydyt liput maksetuista lipuista. Lipun voi varata, se voi olla maksuton, osittain maksettu, täysin maksettu, hyvitetty tai peruutettu. Näitä kategorioita ei pitäisi yhdistää. Kirjaa jokaisesta maksamattomasta tai maksuttomasta sisäänpääsystä syy ja henkilö, joka sen hyväksyi.

• 3. Sovita maksut itsenäisesti. Vertaa talletuksia, korttimaksujen tilityksiä, käteisinkassoja ja kumppanien rahalähetyksiä odotettuun maksettujen lippujen summaan. Tutki erot, jotka johtuvat transaktiomaksuista, viiveistä, valuutan muuntamisesta tai useille tapahtumille maksetuista maksuista.

• 4. Sovita sisäänpääsyrekisterit tapahtuman jälkeen. Vertaa sisäänpäässeitä vieraita maksettujen, maksuttomien, siirrettyjen ja hyvitettyjen lippujen kanssa. Älä käsittele ei-iltaantumista maksamattomana lippuna, ellei sisäänpääsy-ehdot vaadi hyvitystä tai hyvitystä.

• 5. Tutki jokainen poikkeus. Hyödyllisiä kysymyksiä ovat: Otettiinko vieras sisään ilman voimassa olevaa lippua? Käytettiinkö yhtä lippua useammin kuin kerran? Tapahtuiko hyvitys ilman hyväksyntää? Raportoiko kumppani vähemmän myyntiä kuin odotettiin? Kerättiinkö käteistä, mutta sitä ei talletettu tapahtuman tuottoihin?

• 6. Tarkista alennukset ja maksuttomat sisäänpääsyt. Vertaa kutakin poikkeusta alkuperäiseen hyväksyntään. Hallitsemattomat maksuttomat liput voivat vähentää tuloja enemmän kuin ilmeiset käteismokat, koska ne voivat vaikuttaa normaalilta tapahtumatoiminnalta.

• 7. Laadi lopullinen sovittelulausunto. Näytä myydyt liput, maksetut liput, hyvitykset, peruutukset, maksuttomat sisäänpääsyt, ei-iltaantumiset, todelliset sisäänpääsyt, odotettu tuotto, kerätty tuotto ja selvittämättömät erot. Lisää lyhyt selitys jokaisen merkittävän poikkeaman viereen.

• 8. Sulje tapahtuma vasta itsenäisen tarkistuksen jälkeen. Tarkistajan tulee vahvistaa, että tukitodisteita on saatavilla hyvityksille, kumppanien tilityksille, käteistalletuksille ja poikkeuksellisille sisäänpääsyille. Säilytä sovitus ja hyväksynnät tapahtuman taloudellisten tietojen yhteydessä.

Estä ongelmia sisäänpääsyssä

Käytä johdonmukaista sisäänpääsyä sääntöä myöhästyville saapujille, siirretyille lipuille ja nimenmuutoksille. Kouluta henkilökuntaa raportoimaan epätavallisista tapauksista sen sijaan, että he improvisoisivat. Jos poikkeus on sallittava, kirjaa se välittömästi lippoviittauksen, syyn ja hyväksyneen henkilön kanssa. Päivät myöhemmin kerätyt muistot ovat harvoin luotettavia.

Paranna prosessia jokaisen tapahtuman jälkeen

Etsi toistuvia syitä sen sijaan, että syyttäisit yksilöitä. Usein esiintyvät maksuerot voivat viitata epäselvään tilitysajankohtaan. Suuri määrä kaksois- tai virheellisiä lippuja voi viitata heikkoihin jakelukontrolleihin. Liiallinen määrä maksuttomia sisäänpääsyt voi osoittaa, että hyväksyntärajoituksia ei ole. Korjaa perussääntö ennen seuraavaa tapahtumaa.

Valmis sovitus antaa omistajille ja johtajille puolustettavan vastauksen kolmeen kysymykseen: kuinka monta lippua myytiin, kuinka monta ihmistä päästettiin sisään ja kuinka paljon rahaa olisi pitänyt kerätä. Näiden lukujen välisten erojen dokumentointi suojaa tuloja ja helpottaa tulevien tapahtumien hallintaa.