कैसे रिटेल रिटर्न और एक्सचेंज को सूची-शुद्धता के नुकसान के बिना नियंत्रित करें

रिटर्न और एक्सचेंज केवल ग्राहक सेवा को प्रभावित नहीं करते। वे सूची मात्रा, बिक्री कुल, नकदीशी शेष और कभी-कभी नवीकरण के लिए उपलब्ध सामग्री की स्थिति को भी बदल देते हैं। बिना निरंतर प्रक्रिया के, व्यवसाय गलत राशि रिफंड कर सकते हैं, खराब सामग्री को बेचने योग्य स्टॉक में वापस रख सकते हैं या यह जानने के सबूत खो सकते हैं कि क्या हुआ।

उद्देश्य यह है कि हर रिटर्न ट्रैक करने योग्य हो जबकि ग्राहक अनुभव उचित रहे। प्रक्रिया नकद, कार्ड और अन्य भुगतान विधियों के लिए काम करनी चाहिए, और इसे एक वास्तविक उत्पाद रिटर्न को एक मूल्य सुधार या ऑर्डर की गलती से अलग करना चाहिए।

स्पष्ट रिटर्न नियम निर्धारित करें

एक रिटर्न को स्वीकृति देने वाले, ग्राहकों को सामान्य रूप से कितना समय मिलता है, और कौन से उत्पाद विशेष उपचार की आवश्यकता है, इसको परिभाषित करके शुरू करें। नियम खराब, अनुकूलित, खुले, क्लियरेंस या वारंटी से संबंधित सामग्री के लिए अलग-अलग हो सकते हैं। अपवाद संभव बनाएं, लेकिन लचीलापन असेंसिस्टेंसी में बदल न देने के लिए एक कारण और एक स्वीकृति व्यक्ति की आवश्यकता होती है।

मूल खरीदारी का प्रमाण उपयोगी है, लेकिन यह एकमात्र विचारण नहीं होनी चाहिए। यदि ग्राहक इसे प्रदान नहीं कर सकता है, तो पहले तय करें कि व्यवसाय एक्सचेंज, क्रेडिट या कोई रिफंड प्रदान करेगा। साथ ही यह भी परिभाषित करें कि डिस्काउंट, बंडल, जम्मा, डिलीवरी चार्ज और प्रमोशनल उपहार कैसे चलाएंगे।

इस नियंत्रण प्रक्रिया का उपयोग करें

• 1. रिटर्न को स्वीकृति देने से पहले लेन-देन और आइटम की पुष्टि करें। तारीख, मात्रा, बिक्री मूल्य, भुगतान विधि और किसी भी डिस्काउंट की जाँच करें जो मूल मूल्य को प्रभावित करता है। यदि विवरण सत्यापित नहीं किए जा सकते हैं, तो अनुमान लगाने के बजाय दस्तावेज़ीकृत नियम लागू करें।

• 2. उत्पाद की जाँच करें और इसकी स्थिति दर्ज करें। सामग्री को स्पष्ट श्रेणियों में विभाजित करें जैसे बेचने योग्य, मरम्मत योग्य, खराब, अधूरा या बेचने के लिए अनुपयुक्त। जब तक कोई व्यक्ति जाँच नहीं करता, तब तक रिटर्न किए गए सामग्री को सामान्य स्टॉक में रखें।

• 3. वितीय परिणाम को मूल बिक्री से मिलाएं। आंशिक रिटर्न को केवल प्रासंगिक मात्रा और मूल्य को रिवर्स करना चाहिए। एक्सचेंज के लिए, विकल्प के बीच के अंतर की गणना करें बिना प्रतिस्थापन को एक नई बिक्री के रूप में और अनियंत्रित रिफंड के साथ।

• 4. जहाँ संभव हो, मूल भुगतान विधि के माध्यम से पैसा वापस करें। यदि यह संभव नहीं है, तो दस्तावेज़ीकृत करें कि क्यों दूसरी विधि का उपयोग किया गया और किसने स्वीकृति दी। यह विवाद को कम करता है और भुगतान समावेशन को आसान बनाता है।

• 5. तुरंत सामग्री के भौतिक स्थान को अपडेट करें। बेचने योग्य उत्पाद उपलब्ध स्टॉक में जाने चाहिए, जबकि खराब या लंबित आइटम अलग रखे जाने चाहिए। दर्ज किया गया गंतव्य उन स्थानों के साथ मेल खाना चाहिए जहाँ कर्मचारियों को वास्तव में आइटम मिल सकता है।

• 6. लेन-देन रिकॉर्ड के साथ समर्थन एवीडेंस को संलग्न करें। कारण, स्थिति, स्वीकृति व्यक्ति और कोई फोटो, जाँच नोट्स या ग्राहक संचार शामिल करें जो बाद में निर्णय की व्याख्या करने के लिए आवश्यक हैं।

आम त्रुटियों से बचें

स्टाफ को रिटर्न को प्राइस समायोजन से अलग करने के लिए प्रशिक्षित करें। एक ग्राहक जो आइटम रखता है लेकिन सुधार प्राप्त करता है, उसे उत्पाद मात्रा बढ़ने का कारण नहीं बनना चाहिए। उसी तरह, एक्सचेंज को स्टॉक में अतिरिक्त इकाई नहीं बनाना चाहिए या मूल आइटम को अनदेखा नहीं छोड़ना चाहिए।

उसी उत्पाद, कर्मचारी, ग्राहक या कारण के साथ दोहराए गए रिटर्न की जाँच करें। पैटर्न खराब खरीदारी, असटीक्रीय विवरण, हैंडलिंग डैमेज, कर्मचारी त्रुटियों या नीति के दुरुपयोग का संकेत दे सकते हैं। प्रवृत्तियों की जाँच करें बिना यह मानना कि हर व्यक्तिगत लेन-देन धोखाधड़ी है।

प्रक्रिया नियमित रूप से समीक्षा करें

कम से कम आंशिक रूप से, स्वीकृति प्राप्त रिटर्न रिकॉर्ड की तुलना रिफंड, एक्सचेंज अंतर और रिटर्न किए गए सामग्री के भौतिक स्थान के साथ करें। असमान राशि की जाँच करें। प्रत्येक कर्मचारी या स्थान से एक नमूना की समीक्षा करें, जिसमें स्वीकृति प्राप्त और अस्वीकृति दोनों मामलों को शामिल करें।

उपयोगी मापों में रिटर्न मूल्य बिक्री के प्रतिशत के रूप में, बेचने के लिए वापस किए गए सामग्री का हिस्सा, रिटर्न किए गए सामग्री की जाँच करने का औसत समय और अनियंत्रित समायोजनों की संख्या शामिल हैं। ये माप प्रबंधन को उत्पाद गुणवत्ता और प्रक्रियाओं को सुधारने में मदद करते हैं बिना स्टाफ को केवल रिटर्न की कुल संख्या द्वारा निर्णय न करते।

एक नियंत्रित रिटर्न प्रक्रिया आवश्यक रूप से ग्राहकों को अनावश्यक रूप से इंतज़ार नहीं करना चाहिए। इसके लिए स्पष्ट अधिकार, निरंतर जाँच, सटीक वितीय उपचार और स्थिति के आधार पर सामग्री का तुरंत विभाजन आवश्यक है। जब ये नियंत्रण हर बार लागू किए जाते हैं, तो रिटर्न दिखावन व्यवसाय घटनाएं बन जाते हैं बिना स्टॉक और नकदीशी असमानताओं के लिए छिपे स्रोतों के साथ।