Jinsi ya kuzuia makosa ya manukato wakati wateja wanapoweka maagizo

Makosa ya manukato mara nyingi hutokea baada ya mteja kupokea ofa. Idadi inaweza kubadilika wakati wa mazungumzo, hali ya utoaji inaweza kuwa haijulikani, au punguzo linaweza kutumika mara mbili. Makosa haya yanaweza kusababisha malipo yasiyofaa, utoaji uliocheleweshwa na mizani inayoweza kuepuka.

Uhamisho uliodhibitiwa kutoka kwa manukato kwa maagizo ya mteja hupunguza hizi hatari. Lengo si kuongeza utawala usiohitaji, lakini kuhakikisha makubaliano ya biashara yaliyopokea iko wazi, ya sasa na inayoweza kufuatiliwa.

Weka chanzo kimoja cha ukweli

Kabla ya kuandaa manukato, aamua mahali ambapo taarifa za mwisho za mteja zitahifadhiwa. Epuka kutegelezwa kwa maandishi ya kibinafsi, mawasiliano ya barua pepe au jedwali tofauti ambazo zinaweza kuzipotea. Rekodi maelekezo ya mteja, bidhaa au services zilizotakiwa, idai, bei, punguzo, masharti ya utoaji na masharti ya malipo kwa usawa.

Wakati mteja anapotaka mabadiliko, sasisha manukato ya kazi badala ya kufanya marekebesho ya kibinafsi mahali pengine. Toa kila toleo lililorejeshiwa tarehi au rufaa dhahiri ili wafanyakazi waweze kujua masharti yaliyopokea.

• 1. Thibitisha mahitaji ya mteja kabla ya kutoa manukao. Angalia jina la kisheria la mteja, maelekezo ya malipo, mahali pa utoaji, vitu vilivyotakiwa, idai, maelekezo na tarehe inayotarajiwa ya utoaji. Uliza maswali kuhusu kitu chochote ambacho kinaweza kuathiri bei, upatikanaji au utoaji.

• 2. Tenganisha masharti ya kawaida kutoka kwa ahadi za maalum. Tuhifadhi punguzo, idadi ndogo, malipo ya utoaji, kazi ya usakikishaji, mipangilio ya msaada, amana na masharti ambayo yanatumika tu kwa mteja huyu. Maneno mawili yanaweza kusababisha matatizo wakati wa wafanyakazi tofauti kuyafahamu.

• 3. Angalia manukato kabla ya kuituma. Mtu amchungue hesabu, bei ya kimoja, ushuru au malipo mengine yanayofaa, punguzo, jumla, tarehi na masharti ya malipo. Mchunguzi atafananisha manukato na ombi la mteja, si tu kuhakikisha hesabu zinaonekana sahihi.

• 4. Pata idhisi dhahiri ya manukato kamili. Idhisi inapaswa kubainisha rufaa au toleo la manukao na pamoja na maoni au istisna za mteja. Makubaliano ya mdomo yanaweza kuwa ya manufaa, lakini mabadiliko muhimu yanapaswa kuthibitishwa kwa maandishi kabla ya utoaji kuanza.

• 5. Linganisha manukato iliyopokea kwa maagizo ya mteja. Angalia kila mstari, pamoja na idai, maelekezo, bei, masharti ya utoaji na maelekezo ya maalum. Usifahamu kwamba maagizo yanayofanana na mtindo wa kawaida wa mteja ni sahihi. Tofauti zinapaswa kufanyiwa kazi kabla ya bidhaa zitolewe au kazi ianze.

• 6. Rekodi mabadiliko yaliyoidhinishwa kimoja. Ikiwa mteja atabadilisha idadi, bei, tarehi ya utoaji au maelekezo baada ya idhisi, andikia mtu aliyeadhisha mabadiliko, wakati ulipoadhisha na jinsi inavyoathiri jumla. Usifunge maagizo ya awali bila kuweka historia dhahiri.

Tumia checklist ya kabla ya utoaji

Orodha fupi inaweza kuzuia kupuuzwa wakati wa vitu vya kuwa na mshuki. Jumuisha utambulisho wa mteja, rufaa ya manukato iliyopokea, maelekezo ya vitu, idai, bei zilizokubaliana, mahali pa utoaji, tarehi iliyotakiwa, masharti ya malipo, masharti ya maalum na hali ya idhisi. Mtu anayechungua maagizo atapaswa kuanza au kujulisha ukweli wa ukaguzi.

Weka wajibu kwa istisna

Wafanyakazi wanapaswa kujua nani anaweza kuidhinisha punguzo, kuacha malipo ya utoaji, kubadilisha masharti ya malipo au kupokea maagizo yanayotofautiana na manukato. Bila mamlaka iliyochaguliwa, wafanyakazi wanaweza kufanya ahadi zisizofaa au kuchelewesha maamuzi wakati wa kungoja maelekezo.

Fuatilia sababu za mara kwa mara

Angalia mizani, marekebesho ya kredhi, maagizo yaliyofutwa na malumbani ya wateja kila mwezi. Ghilisha kila tatizo kwa sababu, kama vile idadi isiyo sahihi, bei ya zamana, maelekezo hayajulikani au mabadiliko yasiyotuhumiwa. Rekebisha mchakato wa msingi badala ya tu kurekebisha miamala ya kila mmoja.

Mchakato wa kuwa na uhakika wa kutoka kwa manukato kwa maagizo unategemea taarifa za sasa, idhisi ya maandishi naulinganisha kwa makini kabla ya utoaji. Vizuizi hivi vinawanya wajibu kuwa wazi na vinapunguza nafasi ya misukumo ndogo kuwa ni marekebesho ya gharama.