ఆడాట్ క్వాట్లేషన్ తప్పులను ఎలా నిరోధించాలి - కస్టమర్స్ ఆర్డర్స్ ఇచ్చినప్పుడు

క్వాట్లేషన్ తప్పులు తర్వాత కస్టమర్ ఆఫర్‌ను స్వీకరించిన తర్వాత కనిపిస్తాయి. కొన్ని పరిమాణం మాట్లాడే సమయంలో మారుతుంది, డెలివరీ షరతు స్పష్టంగా కాదు, లేదా డిస్కౌంట్ రెండు సార్లు అమలు చేయబడుతుంది. ఈ తప్పులు తగిన ఇన్వాయిస్‌లకు, డెలివరీ నిలిపివేతుకు మరియు తగ్గించనుని వ్యవహార వ్యక్తులకు దారితీస్తాయి.

క్వాట్లేషన్ నుండి కస్టమర్ ఆర్డర్ వరకు ఒక నియంత్రించబద్ధమైన మార్పిడి ఈ ప్రమాదాలను తగ్గిస్తుంది. లేకింద్ర ప్రణాలను జోడించడం కాదు, కానీ స్వీకరించిన వాణిజ్య ఒప్పందం స్పష్టంగా, ప్రస్తుతంగా మరియు ట్రేసబుల్‌గా ఉందని నిర్ధారించడం లక్ష్యం.

ఒక మూల సత్యతను నిర్ధారించుకోండి

క్వాట్లేషన్ తయారు చేసే ముందు, తాజా కస్టమర్ సమాచారం ఎక్కడ నిర్వహించబడుతుందో నిర్ధారించండి. వ్యక్తిగత గమనలు, ఇమెయిల్ థ్రెడ్స్ లేదా ప్రత్యేకమైన షీట్‌లను ఆధారించడం తగ్గించండి. కస్టమర్ వివరాలు, అభ్యర్థించే ఉత్పత్తులు లేదా సేవలు, పరిమాణాలు, ధరలు, డిస్కౌంట్‌లు, డెలివరీ షరతులు మరియు పేమెంట్ షరతులను సమానమైన విధంగా రికార్డ్ చేయండి.

కస్టమర్ మార్పులకి బాగుండి అవసరమైతే, ఇన్‌ఫార్మల్ మార్పులను తప్పించి వర్కింగ్ క్వాట్లేషన్‌ను అప్‌డేట్ చేయండి. ప్రతి రీవైజ్డ్ వెర్షన్‌కు స్పష్టమైన తేదీ లేదా రెఫరెన్స్ ఇవ్వండి యూనిట్‌లు ఏ షరతులను స్వీకరించాయో గుర్తించగలరు.

• 1. క్వాట్లేషన్ ఇచ్చింది ముందు కస్టమర్‌ింటి అవసరాలను నిర్ధారించండి. చట్టపరమైన కస్టమర్ పేరు, బిలింగ్ వివరాలు, డెలివరీ లొకేషన్, అభ్యర్థించే వస్తువులు, పరిమాణాలు, స్పెసిఫికేషన్స్ మరియు ఆగుముని డెలివరీ తేదీ చెక్ చేయండి. ధర, లభ్యత లేదా ఫుల్‌ఫిల్‌మెంట్ పై ప్రభావం చేసే ఏమైనా విషయాలపై ప్రశ్నలు అడగండి.

• 2. స్టాండర్డ్ షరతులను ప్రత్యేకమైన కామమిట్మెంట్స్‌తో నిర్పాకరించండి. డిస్కౌంట్‌లు, మినిమమ్ పరిమాణాలు, డెలివరీ చార్జులు, ఇంస్టాలేషన్ వర్క్, సపోర్ట్ అరెంజ్మెంట్స్, డిపాజిట్‌లు మరియు ఈ కస్టమర్‌కు అన్వయించే షరతులను స్పష్టంగా గుర్తించండి. స్పష్టమైన పదాలు పర్యవేక్షణలకు దారి తీస్తాయి.

• 3. క్వాట్లేషన్‌ను పంపుతుండి ముందు మూల్యాంకనం చేయండి. కొన్ని వ్యక్తి లెక్కలు, యూనిట్ ధరలు, కరెల్స్ లేదా ఇతర వర్తించే చార్జులు, డిస్కౌంట్‌లు, మొత్తాలు, తేదీలు మరియు పేమెంట్ షరతులను చెక్ చేయండి. రివ్యూర్ క్వాట్లేషన్ కస్టమర్ వర్క్‌తో పోల్చాలి, కానీ కేవలం అరిథమెటిక్ సరిగ్గా ఉందో నిర్ధారించడం కాదు.

• 4. మొత్తమైన క్వాట్లేషన్‌ను స్పష్టంగా స్వీకరించండి. స్వీకరణ క్వాట్లేషన్ రెఫరెన్స్ లేదా వెర్షన్‌ను గుర్తించాలి మరియు ఏదైనా కస్టమర్ కమెంట్స్ లేదా ఎక్సెప్షన్స్‌ను కలిగి ఉండాలి. వాక్యాంత ఒప్పందం ఉపయోగపడుతుంది, కానీ ముఖ్యమైన మార్పులు ఫుల్‌ఫిల్‌మెంట్ ప్రారంభించే మున్నా రాయి వారింటి నిర్ధారించాలి.

• 5. స్వీకరించిన క్వాట్లేషన్‌ను కస్టమర్ ఆర్డర్‌తో పోల్చండి. పరిమాణాలు, వివరణలు, ధరలు, డెలివరీ షరతులు మరియు ప్రత్యేక సూచనలను చూస్తూ చేయండి. కస్టమర్ సాధారణ ప్యాటర్న్ కలిగి ఉన్న ఆర్డర్ సరైనదో అనుమానం వేయకండి. తేడాలు ఉత్పత్తి పై పనిలోకి ముందు పరిష్కరించాలి.

• 6. ఆమత్రపరచిన మార్పులను ప్రత్యేకంగా రికార్డ్ చేయండి. కస్టమర్ పరిమాణం, ధర, డెలివరీ తేదీ లేదా స్పెసిఫికేషన్ స్వీకరణ తర్వాత మారితే, ఎవుడి ఆమత్రపరచారు, ఎప్పుడు ఆమత్రపరచారు మరియు మొత్తాన్ని ఎలా ప్రభావితం చేస్తుందో రాయండి. మూల ఒప్పందాన్ని మార్చడం కాదు, కానీ స్పష్టమైన చరిత్రను కలిగి ఉంచుకోండి.

ఒక ప్రి-ఫుల్‌ఫిల్‌మెంట్ చెక్‌లిస్ట్ ఉపయోగించండి

కొంత చిన్న చెక్‌లిస్ట్ వ్యస్త కాలాలలో తప్పులను నిరోధిస్తుంది. కస్టమర్ గుర్తింపు, స్వీకరించిన క్వాట్లేషన్ రెఫరెన్స్, ఐటమ్ వివరణలు, పరిమాణాలు, ఒప్పించిన ధరలు, డెలివరీ లొకేషన్, అభ్యర్థించే తేదీ, పేమెంట్ షరతులు, ప్రత్యేక షరతులు మరియు ఆమ౤ర స్థితిని చేర్చండి. ఆర్డర్ చెక్ చేసే వ్యక్తి ఆ పనిని ప్రారంభించాలి లేదా ఇతర విధంగా గుర్తించాలి.

ఎక్సెప్షన్స్ కోసం బాధ్యతను నిర్ధారించండి

ఉద్యోగస్తులు ఎవరి డిస్కౌంట్‌లను ఆమత్రపరచగలరు, డెలివరీ చార్జులను తగ్గించగలరు, పేమెంట్ షరతులను మార్చగలరు లేదా క్వాట్లేషన్‌తో భిన్నమైన ఆర్డర్ స్వీకరించగలరు అని తెలుసుకోవాలి. నిర్ధారించబడని పాత్ర ఉద్యోగస్తులు తగ్గించనుని ఒప్పందాలను చేయగలరు లేదా మార్గదర్శకం కలిచే వరకు నిర్ణయాలను ఆలోచిస్తున్నారు.

పునరావృత కారణాలను పర్యవేక్షించండి

ప్రతి నెల వ్యవహార వ్యక్తులపై, క్రెడిట్ ఎడ్జస్ట్‌మెంట్స్, రద్దు చేసిన ఆర్డర్స్ మరియు కస్టమర్ ఫిర్యాదులను పర్యవేక్షించండి. ప్రతి సమస్యను కారణంగా, తప్పిన పరిమాణం, పునరావృత ధర, స్పష్టంకరణ లేదా అనుమతి లేని మార్పు వంటి విభజించండి. ప్రతి లేదే లేదే లేదే వ్యవహార ప్రక్రియను సరిచేయండి.

ప్రత్యేక క్వాట్లేషన్‌నుండి ఆర్డర్ వరకు ఒక నమ్మకమైన ప్రక్రియ ప్రస్తుత సమాచారంతో, రాయి స్వీకరణతో మరియు ఫుల్‌ఫిల్‌మెంట్ ముందు పోల్చడంతో ఆధారపడుతుంది. ఈ నియంత్రణలు బాధ్యతలను స్పష్టంగా చేస్తాయి మరియు చిన్న తప్పును పెద్ద సరిదివార్తగా మార్చడం తగ్గిస్తాయి.