வாடிக்கையாளர்கள் ஆர்டர் செய்யும்போது மேற்கோள் பிழைகளைத் தவிர்ப்பது எப்படி

வாடிக்கையாளர் ஒரு சலுகையை ஏற்றுக்கொண்ட பிறகு மேற்கோள் பிழைகள் அடிக்கடி தோன்றுகின்றன. உரையாடலின் போது அளவு மாறலாம், விநியோக நிபந்தனை தெளிவற்றதாக இருக்கலாம் அல்லது தள்ளுபடி இருமுறை பயன்படுத்தப்படலாம். இந்தத் தவறுகள் தவறான விலைப்பட்டியல்கள், தாமதமான நிறைவேற்றம் மற்றும் தவிர்க்கக்கூடிய தகராறுகளுக்கு வழிவகுக்கலாம்.

மேற்கோளிலிருந்து வாடிக்கையாளர் ஆர்டருக்கான கட்டுப்படுத்தப்பட்ட கைமாற்றம் இந்த அபாயங்களைக் குறைக்கிறது. தேவையற்ற நிர்வாகத்தைச் சேர்ப்பது இதன் நோக்கம் அல்ல, மாறாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட வணிக ஒப்பந்தம் தெளிவாகவும், தற்போதையதாகவும், கண்காணிக்கக்கூடியதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்வதே ஆகும்.

ஒற்றை உண்மை மூலத்தை அமைக்கவும்

மேற்கோளைத் தயாரிப்பதற்கு முன், சமீபத்திய வாடிக்கையாளர் தகவல் எங்கு பராமரிக்கப்படும் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும். காலாவதியாகக்கூடிய தனிப்பட்ட குறிப்புகள், மின்னஞ்சல் தொடர்கள் அல்லது தனித்தனி விரிதாள்களை நம்புவதைத் தவிர்க்கவும். வாடிக்கையாளர் விவரங்கள், கோரப்பட்ட தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகள், அளவுகள், விலைகள், தள்ளுபடிகள், விநியோக விதிமுறைகள் மற்றும் கட்டண நிபந்தனைகளை ஒரே முறையில் பதிவுசெய்யவும்.

வாடிக்கையாளர் மாற்றங்களைக் கோரினால், வேறு இடங்களில் முறைசாரா மாற்றங்களைச் செய்வதற்குப் பதிலாக பணியில் உள்ள மேற்கோளைப் புதுப்பிக்கவும். ஒவ்வொரு திருத்தப்பட்ட பதிப்பிற்கும் தெளிவான தேதி அல்லது குறிப்பை வழங்கவும், இதனால் ஊழியர்கள் எந்த விதிமுறைகள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டன என்பதை அடையாளம் காண முடியும்.

• 1. மேற்கோளை வழங்குவதற்கு முன் வாடிக்கையாளரின் தேவைகளை உறுதிசெய்யவும். சட்டப்பூர்வ வாடிக்கையாளர் பெயர், பில்லிங் விவரங்கள், விநியோக இடம், கோரப்பட்ட பொருட்கள், அளவுகள், விவரக்குறிப்புகள் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் விநியோக தேதியைச் சரிபார்க்கவும். விலை, இருப்பு அல்லது நிறைவேற்றத்தைப் பாதிக்கக்கூடிய எதையும் பற்றி கேள்விகள் கேட்கவும்.

• 2. நிலையான விதிமுறைகளை சிறப்பு உறுதிமொழிகளிலிருந்து பிரிக்கவும். தள்ளுபடிகள், குறைந்தபட்ச அளவுகள், விநியோக கட்டணங்கள், நிறுவல் பணிகள், ஆதரவு ஏற்பாடுகள், முன்பணங்கள் மற்றும் இந்த வாடிக்கையாளருக்கு மட்டுமே பொருந்தும் நிபந்தனைகளை தெளிவாக அடையாளம் காணவும். தெளிவற்ற சொற்கள் வெவ்வேறு ஊழியர்கள் வெவ்வேறு விதமாக விளக்கும்போது சிக்கல்களை உருவாக்குகின்றன.

• 3. அனுப்புவதற்கு முன் மேற்கோளை மதிப்பாய்வு செய்யவும். கணக்கீடுகள், அலகு விலைகள், வரிகள் அல்லது பிற பொருந்தக்கூடிய கட்டணங்கள், தள்ளுபடிகள், மொத்தங்கள், தேதிகள் மற்றும் கட்டண நிபந்தனைகளை யாராவது சரிபார்க்கச் செய்யவும். மதிப்பாய்வாளர் கணக்கீடு சரியாகத் தெரிகிறதா என்பதை மட்டும் சரிபார்க்காமல், மேற்கோளை வாடிக்கையாளரின் கோரிக்கையுடன் ஒப்பிட வேண்டும்.

• 4. முழுமையான மேற்கோளுக்கு வெளிப்படையான ஏற்பைப் பெறவும். ஏற்பு மேற்கோள் குறிப்பு அல்லது பதிப்பை அடையாளம் காண வேண்டும் மற்றும் வாடிக்கையாளர் கருத்துகள் அல்லது விதிவிலக்குகளை உள்ளடக்க வேண்டும். வாய்மொழி ஒப்பந்தம் பயனுள்ளதாக இருக்கலாம், ஆனால் முக்கியமான மாற்றங்கள் நிறைவேற்றம் தொடங்குவதற்கு முன் எழுத்துப்பூர்வமாக உறுதிசெய்யப்பட வேண்டும்.

• 5. ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட மேற்கோளை வாடிக்கையாளர் ஆர்டருடன் ஒப்பிடவும். அளவுகள், விவரங்கள், விலைகள், விநியோக விதிமுறைகள் மற்றும் சிறப்பு வழிமுறைகள் உட்பட ஒவ்வொரு வரியையும் சரிபார்க்கவும். வாடிக்கையாளரின் வழக்கமான முறையுடன் பொருந்தும் ஆர்டர் சரியானது என்று கருத வேண்டாம். பொருட்கள் வழங்கப்படுவதற்கு அல்லது வேலை தொடங்குவதற்கு முன் வேறுபாடுகள் தீர்க்கப்பட வேண்டும்.

• 6. அங்கீகரிக்கப்பட்ட மாற்றங்களைத் தனித்தனியாகப் பதிவுசெய்யவும். ஏற்புக்குப் பிறகு வாடிக்கையாளர் அளவு, விலை, விநியோக தேதி அல்லது விவரக்குறிப்பை மாற்றினால், மாற்றத்தை யார் அங்கீகரித்தார்கள், எப்போது அங்கீகரிக்கப்பட்டது மற்றும் அது மொத்தத்தை எவ்வாறு பாதிக்கிறது என்பதை ஆவணப்படுத்தவும். தெளிவான வரலாற்றை வைத்திருக்காமல் அசல் ஒப்பந்தத்தை மேலெழுத வேண்டாம்.

நிறைவேற்றத்திற்கு முந்தைய சரிபார்ப்புப் பட்டியலைப் பயன்படுத்தவும்

பரபரப்பான காலங்களில் விடுபடுதல்களைத் தடுக்க ஒரு சிறிய சரிபார்ப்புப் பட்டியல் உதவும். வாடிக்கையாளர் அடையாளம், ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட மேற்கோள் குறிப்பு, பொருள் விவரங்கள், அளவுகள், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விலைகள், விநியோக இடம், கோரப்பட்ட தேதி, கட்டண விதிமுறைகள், சிறப்பு நிபந்தனைகள் மற்றும் அங்கீகார நிலை ஆகியவற்றைச் சேர்க்கவும். ஆர்டரைச் சரிபார்க்கும் நபர் மதிப்பாய்வு நிறைவடைந்ததைக் கையொப்பமிட்டு அல்லது வேறு வழியில் அடையாளம் காண வேண்டும்.

விதிவிலக்குகளுக்கான பொறுப்பை அமைக்கவும்

தள்ளுபடிகளை அங்கீகரிக்க, விநியோக கட்டணங்களைத் தள்ளுபடி செய்ய, கட்டண விதிமுறைகளை மாற்ற அல்லது மேற்கோளிலிருந்து வேறுபடும் ஆர்டரை ஏற்க யாருக்கு அதிகாரம் உள்ளது என்பதை ஊழியர்கள் அறிந்திருக்க வேண்டும். வரையறுக்கப்பட்ட அதிகாரம் இல்லாமல், ஊழியர்கள் சீரற்ற உறுதிமொழிகளை அளிக்கலாம் அல்லது வழிகாட்டுதலுக்காகக் காத்திருக்கும்போது முடிவுகளைத் தாமதப்படுத்தலாம்.

தொடர்ச்சியான காரணங்களைக் கண்காணிக்கவும்

ஒவ்வொரு மாதமும் தகராறுகள், கடன் சரிசெய்தல்கள், ரத்துசெய்யப்பட்ட ஆர்டர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் புகார்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும். தவறான அளவு, காலாவதியான விலை, தெளிவற்ற விவரக்குறிப்பு அல்லது அனுமதியற்ற மாற்றம் போன்ற காரணங்களால் ஒவ்வொரு சிக்கலையும் வகைப்படுத்தவும். தனிப்பட்ட பரிவர்த்தனைகளை மட்டும் சரிசெய்வதற்குப் பதிலாக அடிப்படை செயல்முறையைச் சரிசெய்யவும்.

நம்பகமான மேற்கோள்-முதல்-ஆர்டர் செயல்முறை தற்போதைய தகவல், எழுத்துப்பூர்வ ஏற்பு மற்றும் நிறைவேற்றத்திற்கு முன் வேண்டுமென்றே செய்யப்படும் ஒப்பீட்டைச் சார்ந்துள்ளது. இந்தக் கட்டுப்பாடுகள் பொறுப்புகளைத் தெளிவாக்கி, ஒரு சிறிய தவறான புரிதல் விலை உயர்ந்த திருத்தமாக மாறும் வாய்ப்பைக் குறைக்கின்றன.