Jinsi ya Kuweka Mipango ya Upatikanaji wa Watumiaji Bila Kuichukua Hatari ya Usalama

Mipango ya upatikanaji vinapaswa kusaidia wafanyakazi kufanya kazi wao bila kuruhusu mabadiliko hayahitaji kwa taarifa za kifedha, vipate, ya kifurushi au taarifa za wafanyakazi. Mazingira ya upatikanaji yenye mawazo mdogo kinawezesha mabadiliko ya kesi, vitendo vya kuhifadhi kushauri na uwezekano wa kukosa uwezo wa kuthibitisha. Mfano wa mfumo unaoleta matokeo yanayopangwa kwa jukumu hususan kuna rahisi zaidi kuthibitisha kama biashara inaongeza.

Anza kwa wajibu

• 1. Orodhela shughuli zote zile kila eneo inafanya, kama vile kutengeneza hati za mauzo, kupokea vifurushi, kurekodi malipo, kuthibitisha mahitaji ya kununua au kusasisha taarifa za wafanyakazi. Fokusia kwa wajibu halisi badala ya vipimo, kwa sababu watu wawili wenye jina sawa wanaweza kuhitaji upatikanaji tofauti.

• 2. Toa kazi ya kawaida kutoka kwa maamuzi yenye hatari. Mtu anaweza kutengeneza ombi la kununua lakini si kuthibitisha, kuingiza risaka ya mchopaji lakini si kutoa malipo, au kurekodi kifurushi cha mteja lakini si kubadilisha risaka baada ya kuhifadhi. Usambazaji huu hupunguza makosa yote na uhalali wa kutegemea.

• 3. Gawanya wafanyakazi katika vipimo vya upatikanaji vya kusaidia kwa wajibu wenye ushirikiano. Hifadhi idadi ya vipimo. Vipimo vingi vya matokeo yote vinaweza kusababisha kusha, wakati moja ya jukumu kubwa inaweza kuthamini taarifa ambazo wafanyakazi hawajui wanahitaji.

• 4. Toa kila jukumu upatikanaji wa kiwango zaidi kwa kufikia kufanikiria vifurushi vya kawaida. Rukia kuthibitisha upatikanaji wa kimkakati kwa sababu ni rahisi. Ikiwa mtu anahitaji upatikanaji zaidi kwa muda mfupi, tumia thibitisha ya kusudi ya muda kuliko kufanya ruhusa ya kimkakati kuwa ya milele.

• 5. Ulinda shughuli zenye hatari kubwa kwa kuthibitisha bindependent. Mabadiliko kwa taarifa za banki, rekodi za mchopaji, bei, matumizi ya kodi, maamuzi ya malipo na vitendo vya kifedha vya ime hifadhi vinahitaji udhibiti zaidi kuliko kwa uandikaji wa taarifa kawaida. Mtu aliyefanya mabadiliko si mwenyewe mwenyewe atakayethibitisha.

• 6. Jaribu kila jukumu kwa mfano halisi kabla ya kuthibitisha kwa wafanyakazi. Thibitisha kwamba wafanyakazi wanaweza kufanikiria kazi muhimu, hawaweza kupata taarifa zisizo na uhusiano, na hawaweza kupita maamuzi yalayosahihi. Jaribu hali za kawaida na zisizo ya kawaida, ikiwa ni pamoja na marekebisho na kanza.

Tumia uwezo wa wazi

Chagua msimamizi moja kujiweka na maamuzi ya upatikanaji na msimamizi mwingine kwa mabadiliko ya haraka. Hitaji thibitisha ya kwaandishi kutoka kwenye msimamizi wa sheria kabla ya kuongeza au kudongea upatikanaji. Hifadhi rekodi rahisi ya wafanyakazi, jukumu, tarehe ya kuthibitisha, sababu na tarehe ya kuthibitisha inatarajiwa. Huu hutoa uwezo wa kuthibitisha bila kuhitaji udhibiti unaosikika.

Upatikanaji kwa wafanyakazi wa muda, washiriki na wanafunzi inapaswa kuwa na tarehe ya kukamilisha. Usitumie mtu kwani atakikumbuka kutoa upatikanaji baada ya kumaliza. Wafanyikazi wa kontrasi wanapaswa kupokea tu taarifa zilihitaji kwa majukumu yao, na vipimo vya watumiaji vya pamoja vinapaswa kuepukwa kwa sababu husababisha uwezekano wa kugundua kwa kitendo.

Thibitisha upatikanaji mara kwa mara

• 7. Thibitisha ruhusa kwa sababu mtu anajoingia, hubadilika na eneo, anapopata vipindi vikubwa au anakwama kwa biashara. Ondoa ruhusa zale kabla ya kuongeza ruhusa kwa mabadiliko ya wajibu. Kwa wakati wa kukwama, ushiriki ondoa kwa muda wa kukamilisha na thibitisha kwamba taarifa za kuhamasika huziwekwa kwa usalama.

• 8. Fanya thibitisha la kawaida hudumu angalau mwaka mmoja, au zaidi kwa ruhusa za kifedha na ya administasi. Orodhela kwa kila msimamizi kama kila mtu bado kuhitaji ruhusa iliyowekwa na kama vipimo vya kazi vinapokuwa vibadilika. Rekodi maamuzi na uchunguza ruhusa ambazo haikiwepo sababu ya kusudi la kifedha.

• 9. Tafuta mabadiliko ya kusukuma na majaribio ya kuingia kwa sababu yanayopatikana. Majaribio ya kukaribia taarifa zilizofanywa kwa muda isivyo ya kawaida au matokeo ya kuingia kwa eneo linalopaswa kuthibitisha kuna ishara ya matatizo ya mafunzo au husukari.

• 10. Sasa upangaji wa upatikanaji baada ya mabadiliko ya muundo, wajibu mpya, ushiriki, au mabadiliko katika udhibiti wa ndani. Trea upatikanaji kama sehemu ya muundo wa mchakato, si kama kazi ya awamu ya awamu.

Mafunzo ya wafanyakaji kuhusu kulinda vimbe wao, kuchukua vifurushi vya isiyo na watu na kuripoti matokeo ya uhalali kwa haraka. Wafanyakazi wa eneo wanapaswa kuelewa kwamba kuthibitisha upatikanaji ni kamata ya uwezo wa kuthibitisha, si kama kazi ya udhibiti tu.

Muda mfupi wa thibitisha ya kusudi ina uwezo wa kuzuia kwa bora zaidi kuliko kanuni zisizokuwa na mawazo zisizo zinazotumika.