பாதுகாப்பு இடைவெளிகளை உருவாக்காமல் பயனர் அணுகல் அனுமதிகளை எவ்வாறு அமைப்பது

அணுகல் அமைப்புகள் நிதி, வாடிக்கையாளர், சரக்கு அல்லது பணியாளர் தகவல்களில் தேவையற்ற மாற்றங்களை அனுமதிக்காமல் பணியாளர்கள் தங்கள் பணிகளைச் செய்ய உதவ வேண்டும். மோசமாக திட்டமிடப்பட்ட அணுகல் தற்செயலான திருத்தங்கள், அங்கீகரிக்கப்படாத பரிவர்த்தனைகள் மற்றும் தெளிவற்ற பொறுப்புணர்வுக்கு வழிவகுக்கும். பங்கு அடிப்படையிலான அணுகுமுறை வணிகம் வளரும்போது மதிப்பாய்வு செய்ய எளிதான, ஒரே மாதிரியான விதிகளை உருவாக்குகிறது.

பொறுப்புகளுடன் தொடங்குங்கள்

• 1. விற்பனை ஆவணங்களை உருவாக்குதல், பொருட்களைப் பெறுதல், பணம் செலுத்துதல்களைப் பதிவு செய்தல், கொள்முதலை அங்கீகரித்தல் அல்லது பணியாளர் விவரங்களைப் புதுப்பித்தல் போன்ற ஒவ்வொரு பதவியும் செய்யும் செயல்பாடுகளைப் பட்டியலிடுங்கள். பணிப் பெயர்களை விட உண்மையான பொறுப்புகளில் கவனம் செலுத்துங்கள், ஏனெனில் ஒரே பெயர் கொண்ட இருவருக்கு வெவ்வேறு அணுகல் தேவைப்படலாம்.

• 2. வழக்கமான வேலையை முக்கியமான முடிவுகளிலிருந்து பிரிக்கவும். ஒரு நபர் கொள்முதல் கோரிக்கையைத் தயாரிக்க வேண்டியிருக்கலாம், ஆனால் அதை அங்கீகரிக்கக் கூடாது; சப்ளையர் விலைப்பட்டியலை உள்ளிட வேண்டியிருக்கலாம், ஆனால் பணம் செலுத்துவதை வெளியிடக் கூடாது; அல்லது வாடிக்கையாளர் ரசீதைப் பதிவு செய்ய வேண்டியிருக்கலாம், ஆனால் பதிவேற்றிய பிறகு விலைப்பட்டியலை மாற்றக் கூடாது. இந்தப் பிரிவு தவறுகள் மற்றும் வேண்டுமென்றே தவறாகப் பயன்படுத்துதல் ஆகிய இரண்டையும் குறைக்கிறது.

• 3. பகிரப்பட்ட பொறுப்புகளின் அடிப்படையில் பணியாளர்களை நடைமுறை அணுகல் பங்குகளாகக் குழுவாக்குங்கள். பங்குகளின் எண்ணிக்கையை நிர்வகிக்கக்கூடியதாக வைத்திருங்கள். அதிகப்படியான தனிப்பட்ட விதிவிலக்குகள் குழப்பத்தை உருவாக்குகின்றன, அதே நேரத்தில் ஒரு பரந்த பங்கு பணியாளர்களுக்குத் தேவையில்லாத தகவல்களை வெளிப்படுத்தக்கூடும்.

• 4. ஒவ்வொரு பங்குக்கும் அதன் வழக்கமான பணிகளை முடிக்கத் தேவையான குறைந்தபட்ச அணுகலை வழங்குங்கள். வசதிக்காக மட்டுமே பரந்த நிர்வாக அணுகலை வழங்குவதைத் தவிர்க்கவும். ஒரு நபருக்கு அவ்வப்போது கூடுதல் அணுகல் தேவைப்பட்டால், பரந்த அனுமதியை நிரந்தரமாக்குவதற்குப் பதிலாக ஆவணப்படுத்தப்பட்ட தற்காலிக அங்கீகாரத்தைப் பயன்படுத்தவும்.

• 5. அதிக ஆபத்துள்ள செயல்பாடுகளை சுயாதீன மதிப்பாய்வுடன் பாதுகாக்கவும். வங்கி விவரங்கள், சப்ளையர் பதிவுகள், விலைகள், வரி சிகிச்சை, பணம் செலுத்தும் வழிமுறைகள் மற்றும் பதிவேற்றப்பட்ட நிதிப் பரிவர்த்தனைகளில் மாற்றங்களுக்கு சாதாரண தரவு உள்ளீட்டை விட வலுவான கட்டுப்பாடுகள் தேவை. மாற்றத்தைத் தயாரிக்கும் நபர் மட்டுமே அதை அங்கீகரிக்கும் நபராக இருக்கக் கூடாது.

• 6. பணியாளர்களுக்கு ஒதுக்குவதற்கு முன் ஒவ்வொரு பங்கையும் யதார்த்தமான எடுத்துக்காட்டுகளுடன் சோதிக்கவும். பணியாளர்கள் அத்தியாவசிய பணிகளை முடிக்க முடியுமா, தொடர்பில்லாத தகவல்களை அணுக முடியாதா, தேவையான அங்கீகாரங்களைத் தவிர்க்க முடியாதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். திருத்தங்கள் மற்றும் ரத்துகள் உட்பட சாதாரண மற்றும் அசாதாரண நிகழ்வுகள் இரண்டையும் சோதிக்கவும்.

தெளிவான உரிமையைப் பயன்படுத்தவும்

அணுகல் முடிவுகளுக்கு ஒரு மேலாளரையும், அவசர மாற்றங்களுக்கு ஒரு மாற்று நபரையும் பொறுப்பாளராக நியமிக்கவும். அணுகல் சேர்க்கப்படுவதற்கு அல்லது விரிவாக்கப்படுவதற்கு முன் தொடர்புடைய துறை மேலாளரிடமிருந்து எழுத்துப்பூர்வ அங்கீகாரம் தேவை. பணியாளர், பங்கு, அங்கீகார தேதி, காரணம் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் மதிப்பாய்வு தேதி ஆகியவற்றின் எளிய பதிவை வைத்திருங்கள். இது சிக்கலான நிர்வாகம் தேவையில்லாமல் பொறுப்புணர்வை உருவாக்குகிறது.

தற்காலிக பணியாளர்கள், ஆலோசகர்கள் மற்றும் பயிற்சியாளர்களுக்கான அணுகலுக்கு முடிவு தேதி இருக்க வேண்டும். பின்னர் அணுகலை நீக்குவதை யாராவது நினைவில் வைத்திருப்பார்கள் என்று நம்ப வேண்டாம். ஒப்பந்ததாரர்கள் தங்கள் பணிக்குத் தேவையான தகவல்களை மட்டுமே பெற வேண்டும், மேலும் பகிரப்பட்ட கணக்குகளைத் தவிர்க்க வேண்டும், ஏனெனில் அவை செயல்பாட்டைக் கண்டறிவதை கடினமாக்குகின்றன.

அணுகலை வழக்கமாக மதிப்பாய்வு செய்யவும்

• 7. யாராவது சேரும் போது, பதவி மாறும் போது, நீண்ட விடுப்பு எடுக்கும் போது அல்லது வணிகத்தை விட்டு வெளியேறும் போது அனுமதிகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும். பொறுப்புகள் மாறும்போது புதிய அணுகலைச் சேர்ப்பதற்கு முன் பழைய அணுகலை நீக்கவும். வெளியேறுபவர்களுக்கு, இறுதி வேலை நேரத்துடன் நீக்குதலை ஒருங்கிணைத்து, நிறுவனத் தரவு பாதுகாக்கப்படுவதை உறுதிப்படுத்தவும்.

• 8. குறைந்தபட்சம் காலாண்டுக்கு ஒருமுறை அல்லது நிதி மற்றும் நிர்வாக அணுகலுக்கு அடிக்கடி முறையான மதிப்பாய்வை நடத்தவும். ஒவ்வொரு நபருக்கும் ஒதுக்கப்பட்ட அணுகல் இன்னும் தேவையா மற்றும் ஏதேனும் பணிகள் மாறியுள்ளதா என்பதை ஒவ்வொரு மேலாளரிடமும் கேளுங்கள். முடிவுகளைப் பதிவு செய்து, தெளிவான வணிக காரணம் இல்லாத அனுமதிகளை விசாரிக்கவும்.

• 9. கிடைக்கும்போது அசாதாரண அணுகல் செயல்பாடு மற்றும் தோல்வியடைந்த உள்நுழைவு முயற்சிகளை ஆராயவும். கட்டுப்படுத்தப்பட்ட தகவலை அடைய மீண்டும் மீண்டும் முயற்சிகள், சாதாரண வேலை நேரத்திற்கு வெளியே எதிர்பாராத மாற்றங்கள் அல்லது பரிச்சயமில்லாத இடங்களிலிருந்து செயல்பாடு ஆகியவை பயிற்சி சிக்கல் அல்லது பாதுகாப்பு கவலையைக் குறிக்கலாம்.

• 10. மறுசீரமைப்புகள், புதிய பொறுப்புகள், கையகப்படுத்தல்கள் அல்லது உள் கட்டுப்பாடுகளில் மாற்றங்களுக்குப் பிறகு அணுகல் திட்டத்தைப் புதுப்பிக்கவும். அணுகலை ஒரு முறை அமைப்பு பணியாக அல்ல, செயல்முறை வடிவமைப்பின் ஒரு பகுதியாகக் கருதுங்கள்.

பணியாளர்கள் தங்கள் சான்றுகளைப் பாதுகாக்கவும், கண்காணிப்பில்லாத சாதனங்களைப் பூட்டவும், சந்தேகத்திற்குரிய தவறான பயன்பாட்டை உடனடியாகப் புகாரளிக்கவும் பயிற்சி அளிக்கவும். அணுகலை அங்கீகரிப்பது வெறும் நிர்வாகப் பணி அல்ல, ஒரு பொறுப்புணர்வு முடிவு என்பதை மேலாளர்கள் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். யாரும் பின்பற்றாத சிக்கலான விதிகளை விட சுருக்கமான, ஆவணப்படுத்தப்பட்ட மதிப்பாய்வு செயல்முறை பொதுவாக சிறந்த பாதுகாப்பை வழங்குகிறது.