వినియోగదారుల యాక్సెస్ అనుమతులను సురక్షత ఛిద్రాలు సృష్టించకుండా ఎలా సెట్ చేయాలి

యాక్సెస్ సెట్టింగ్స్ ఉద్యోగులు వారి పనులను చేయడానికి సహాయపడాలి, ఆర్థిక, కస్టమర్, ఇన్వెంటరీ లేదా ఉద్యోగుల సమాచారంలో అనవసర మార్పులను అనుమతించకూడదు. తప్పుగా পরిగణించిన యాక్సెస్ అకస్మాత్ సవరింపులు, అనుమతించని ట్రాన్జాక్షన్లు మరియు స్పష్టంగా లేని బాధ్యతను సృష్టించవచ్చు. పాత్ర-ఆధారిత దృష్టికోణం వ్యాపారం పెరుగుతున్నప్పుడు సమీక్షించడానికి సులభమైన సुस్థిర నియమాలను సృష్టిస్తుంది.

బాధ్యతలతో ప్రారంభించండి

• 1. ప్రతి స్థానం చేయే కార్యకలాపాలను జాబితా చేయండి, ఉదాహరణకు: సేల్స్ డాక్యుమెంట్లు సృష్టించడం, వస్తువులను స్వీకరించడం, చెల్లింపులను రికార్డు చేయడం, కొనుగోళ్లను অনুమతించడం లేదా ఉద్యోగుల వివరాలను అప్‌డేట్ చేయడం. జాబు శీర్షికల కంటే వాస్తవ బాధ్యతలపై దృష్టి పెట్టండి, ఎందుకంటే ఒకే శీర్షికతో ఉన్న రెండు మంది వేరే యాక్సెస్ అవసరం ఉండవచ్చు.

• 2. సాధారణ పనిని సున్నిత నిర్ణయాల నుండి వేరుచేయండి. ఒక వ్యక్తి కొనుగోళు అభ్యర్థనను తయారు చేయాలి కానీ అనుమతించకూడదు, సప్లయర్ ఇన్వాయిస్‌ను నమోదు చేయాలి కానీ చెల్లింపును విడుదల చేయకూడదు, లేదా కస్టమర్ రసీదును రికార్డు చేయాలి కానీ పోస్ట్ చేయిన తర్వాత ఇన్వాయిస్‌ను మార్చకూడదు. ఈ విభజన తప్పులు మరియు ఉద్దేశపూర్వక దురుపయోగాన్ని తగ్గిస్తుంది.

• 3. సాధారణ బాధ్యతల ఆధారంగా ఉద్యోగులను ప్రాయోజక యాక్సెస్ పాత్రలలో గ్రూప్ చేయండి. పాత్రల సంఖ్యను నిర్వహించదగిన పరిమితిలో ఉంచండి. చాలా వ్యక్తిగత استثనాలు বিভ్రమాన్ని సృష్టిస్తాయి, ఒక విస్తృత పాత్ర అవసరం లేని సమాచారాన్ని ప్రకటిస్తుంది.

• 4. ప్రతి పాత్రకు దాని సాధారణ బాధ్యతలను పూర్తి చేయడానికి అవసరమైన కనిష్ట యాక్సెస్ ఇవ్వండి. సులభంగా ఉన్నట్లయితే విస్తృత అడ్మినిస్ట్రేటివ్ యాక్సెస్ ఇవ్వకూడదు. ఒక వ్యక్తి తరచుగా అదనపు యాక్సెస్ అవసరం ఉంటే, విస్తృత అనుమతిని స్థায়ীంగా చేయక, డాక్యుమెంట్ చేయబడిన తాత్కాలిక అనుమతిని ఉపయోగించండి.

• 5. సవతంత్ర సమీక్షతో উচ্চ-ప్రమాద కార్యకలాపాలను రక్షించండి. బ్యాంక్ వివరాలు, సప్లయర్ రికార్డులు, ధరలు, పన్ను చర్య, చెల్లింపు సూచనలు మరియు పోస్ట్ చేయబడిన ఆర్థిక ట్రాన్జాక్షన్లలో మార్పులు సాధారణ డేటా ఎంట్రీ కంటే బలమైన నియంత్రణలను అర్హిస్తాయి. మార్పును తయారు చేసిన వ్యక్తి అది অনুమతించే vieny వ్యక్తి కాదు.

• 6. スタッフ్‌కు నియమించడానికి ముందు ప్రతి పాత్రను వాస్తవిక ఉదాహరణlerle పరీక్షించండి. ఉద్యోగులు అవసర పనులను పూర్తి చేయగలరా, అనుబంధ సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయలేమా, అవసర అనుమతులను బైపాస్ చేయలేమా అని నిర్ధారించండి. సాధారణ మరియు అసాధారణ కేసులను, సవరింపులు మరియు రద్దు చేయడాన్ని కూడా పరీక్షించండి.

స్పష్టమైన స్వామ్యతను ఉపయోగించండి

యాక్సెస్ నిర్ణయాల కోసం ఒక మేనేజర్‌ను నియమించండి اورు బ్యాకప్ మేనేజర్‌ను అత్యవసర మార్పుల కోసం. సంబంధిత విభాగ మేనేజర్ నుండి రచనాత్మక అనుమతిని అవసరం చేయండి యాక్సెస్ జోడించడానికి లేదా విస్తరించడానికి. ఉద్యోగుడు, పాత్ర, అనుమతి తేదీ, కారణం మరియు అంచనా సమీక్ష తేదీ యొక్క సాధారణ రికార్డును ఉంచండి. ఇది సంక్లిష్ట అడ్మినిస్ట్రేషన్ లేకుండా బాధ్యతను సృష్టిస్తుంది.

తాత్కాలిక ఉద్యోగులు, కాన్సల్టంట్లు మరియు ఇంటర్న్స్ యాక్సెస్‌కు అంత తేదీ ఉండాలి. לאחר מכן యాక్సెస్ తొలగించడానికి ఎవరైనా గుర్తుకుంటున్నారో ఆధారపడకూడదు. కాంట్రాక్టర్స్‌కు వారి అప్పగింత కోసం అవసరమైన సమాచారమే ఇవ్వాలి, షేయర్డ్ అకౌంట్స్‌ను నివారించాలి ఎందుకంటే అవి కార్యకలాపాన్ని అట్రిబ్యూట్ చేయడాన్ని కష్టపడతాయి.

యాక్సెస్‌ను నియమితంగా సమీక్షించండి

• 7. ఎవరు చేరినప్పుడు, స్థానం మారినప్పుడు, పొడవు రుచి తీసుకున్నప్పుడు లేదా వ్యాపారం విడిచినప్పుడు అనుమతులను సమీక్షించండి. బాధ్యతలు మారినప్పుడు పాత యాక్సెస్‌ను తొలగించి తర్వాత కొత్త యాక్సెస్‌ను జోడించండి. విడుదలల కోసం, చివరి పని సమయంతో తొలగింపును Samanvaya చేయండి మరియు కంపెనీ డేటా రక్షించబడిందని నిర్ధారించండి.

• 8. కనీసం త్రైమాసికంగా ఒక ఫార్మల్ సమీక్షను నిర్వహించండి, ఆర్థిక మరియు అడ్మినిస్ట్రేటివ్ యాక్సెస్‌కు ఎక్కువగా. ప్రతి మేనేజర్‌కు ప్రతి వ్యక్తి ఇంకా నియమించిన యాక్సెస్ అవసరం ఉందా, ఏవైనా బాధ్యతలు మారాయా అని అడగండి. నిర్ణయాలను రికార్డు చేయండి మరియు స్పష్టమైన వ్యాపార కారణం లేని అనుమతులను అన్వేషించండి.

• 9. అసాధారణ యాక్సెస్ కార్యకలాపం మరియు విఫల సైన్-ఇన్ ప్రయత్నాలను పరీక్షించండి (లభ్యమైతే). పరిమిత సమాచారాన్ని చేరుకోవడానికి বারమ্বর ప్రయత్నాలు, సాధారణ పని గంటల బాహ్యంగా అకస్మాత్ మార్పులు లేదా అజ్ఞాత స్థలాల నుండి కార్యకలాపం శిక్షణ సమస్య లేదా సురక్షత చింతను సూచించవచ్చు.

• 10. పునర్వ్యవస్థీకరణ, కొత్త బాధ్యతలు, అక్విజిషన్లు లేదా అంతర్గత నియంత్రణల మార్పుల తర్వాత యాక్సెస్ ప్లానును అప్‌డేట్ చేయండి. యాక్సెస్‌ను ప్రోసెస్ డిజైన్ భాగంగా పరిగణించండి, ఒక-సారి సెట్‌ప్ పని అని కాదు.

ఉద్యోగులను వారి క్రెడెన్షియల్స్‌ను రక్షించడానికి, అనటెండెడ్ డివైస్లను లాక్ చేయడానికి మరియు సందేహాస్పద దురుపయోగాన్ని త్వరగా రిపోర్టు చేయడానికి శిక్షించండి. మేనేజర్లు యాక్సెస్ অনুమతించడం ఒక బాధ్యత నిర్ణయం, కేవలం అడ్మినిస్ట్రేటివ్ పని కాదు అని అర్థం கொள்ளాలి. చిన్న, డాక్యుమెంట్ చేయబడిన సమీక్ష ప్రక్రియ సాధారణంగా ఎవరూ అనుసరించని సంక్లిష్ట నియమాల కంటే ఉత్తమ రక్షణను అందిస్తుంది.