Jinsi ya Kutatua Tukio la Mtangazaji wa Kijamii Kabla ya Kupoteza

Tukio la umma linaweza kusanaa haraka, lakini kutibu kila ujumbe kama dharura hutoa utofauti na hifadhi muda. Mchakato wa wazi wa kutatua husaidia timu yako kutambua hatari kweli, kujibu kwa haraka sahihi na kuhifadhi uhusiano na mteja bila kutoa ahadi zisizozezi.

Anza na sera iliyoandikwa

Eleza ni nini swali la kawaida, tukio la huduma, tukio la dharura au hofu ya usalama. Jumuisha mifano ili wafanyakazi tofauti wafute maamuzi sawa. Sera pia inafaa kusema nani anaweza kujibu kwa umma, nani anaweza kuidhinisha rejesta au badilishaji, na wakati mazungumzo lazima yionee kwenye kipindi binafsi.

• 1. Jifunze mambo muhimu kabla ya kujibu. Andika jina la mteja au rejesta ya akaunti, tarehe, ujumbe wa umma, huduma au agizo yanayohusiana, mawasiliano ya awali na chochote ambacho umeahidiwa kufanywa. Usisogeze kwa kumbukumbu au vidokezo binafsi vilivyogawanywa.

• 2. Amsha ujumbe kwa athari na dharura. Swali jeneriki la bidhaa linaweza kusubiri muda wa huduma za kawaida. Migogoro ya bili, mawasiliano yaliyofuta kurudia au ukosaji mkubwa wa huduma una dharura ya haraka. Madai yanayohusiana na usalama, utofautiana, udanganyifu, faraghalia au kitendo cha kisheria yanapaswa kupitishwa mara tu.

• 3. Angalia kama tukio ni kweli na husiano. Tafuta rekodi za miamala yanayolingana na mazungumzo ya awali, lakini epuka kuomba habari binafsi kwa umma. Fanya makini na viungo vya sospeti, jarida la kujionyesha na ujumbe unaoomba data ya siri.

• 4. Amsha mmoja mmiliki. Mmiliki anapaswa kuamua utafiti, kuthibitisha jibu, kufuatilia ratiba na kufunga kesi. Wengine wanaoweza kusaidia, lakini wajibu hauwezi kugawanywa sana hata wale wanaofanya kazi hata wajue nani anapaswa kufanya kwa hatua inayozimu.

• 5. Amsha hofu za umma bila kugusa. Jibu la kwanza la mchango hutambua tukio, kusherehekea kwa hofu kwa hofu kwa hofu kwa hofu na kuelezea kwamba mambo yatachunguzwa. Usisogeze, usitoleze wenzako au ufunge habari za akaunti. Jibu fupi na kimya kwa kawaida ni bora kuliko maelezo ya kupambana.

• 6. Pima mambo ya siri kwenye mazungumzo binafsi. Uliza mteja kutumia njia salama zilizo thabiti badala ya kupiga anwani, mafactra ya malipo, nenosiri au hati za utambulisho. Hifadhi jibu la umma likionekana ili wengine wanaoweza kujua kwamba tukio limekubaliwa.

• 7. Weka wakati wa kuhifadhi kipindi kipya. Ikiwa utafiti utachukua muda mrefu, tu mteja wakati wanaweza kusubiri kipindi kipya badala ya kutoa suluhisho la haraka. Andika kila ahadi na tu mmiliki kabla ya kupoteza ratiba.

• 8. Funga mzunguko kwa umma wakati unaofaa. Thibitisha kwamba jambo limekabiliwa bila kushiriki habari binafsi. Ikiwa jambo haijakamilikawa, sema kwamba bado linachunguzwa na toa hatua inayokuwa inayotarajiwa badala ya kumalizia kwa kumalizia.

Pima mifumo, si tu kasi ya jibu

Chunguza tukio kwa mwezi au mwezi kwa mada, bidhaa, eneo, njia na sababu ya msingi. Tengeneza ujumbe wa kurudia kuhusu tukio moja na tukio la huru. Fuata wakati wa kwanza kwa kuhifadhi, wakati wa kufungua, mawasiliano ya kurudia na asilimia inayohitaji kupitishwa. Vipimo hivi hutoa wapi mchakato una kosa.

Tuma tukio la kurudia kwenye kitendo cha uendeshaji

Ikiwa wateja wanauliza swali hiyu mara kwa mara, boresha maagizo yanayohusiana. Ikiwa usafirishaji, bili au makosa ya bidhaa hutokea mara kwa mara, tuma mifumo kwa meneja mmiliki wenye mifano na athari iliyoamriwa. Tukio la kijamii si tu tatizo la mawasiliano; linaoweza kuwa ushahidi wa tatizo la mchakato.

Hifadhi timu pia

Weka viwimbi kwa ujumbe wa kupoteza na eleza wakati wafanyakazi wanaweza kuacha kushirikiana. Ushambulizi binafsi, dhati na ukaliaji mara kwa mara wanapaswa kudhibitishwa na kupitishwa kwa mchango wa kampuni. Viwimbi thabiti husaidia wajasiri na kuhakikisha maoni halali yasipotezwe.