Wie man einen neuen Lieferanten vor der ersten Bestellung genehmigt

Die Auswahl eines neuen Lieferanten beeinflusst die Produktqualität, den Cashflow, die Lieferzuverlässigkeit und die Kundenzufriedenheit. Ein strukturierter Genehmigungsprozess hilft Ihrem Unternehmen, Lieferanten fair zu vergleichen und Probleme zu erkennen, bevor Geld oder Ruf gefährdet sind.

Das Ziel besteht nicht darin, den Lieferanten mit dem niedrigsten Angebotspreis zu finden. Es geht darum, zu bestätigen, dass der Lieferant Ihre Anforderungen konsequent erfüllen, klar kommunizieren und als die Beziehung fortschreitet kommerziell geeignet bleiben kann.

Definieren Sie Ihre Anforderungen

Bevor Sie Lieferanten kontaktieren, notieren Sie, was Sie benötigen. Fügen Sie Produkt- oder Service-Spezifikationen, erwartete Mengen, erforderliche Liefertermine, akzeptable Qualitätsstandards, Verpackungsanweisungen und alle mit den Lieferungen verbundenen Dokumentationsanforderungen hinzu.

Trennen Sie wesentliche Anforderungen von Präferenzen. Beispielsweise kann ein bestimmtes Material oder ein Lieferzeitraum wesentlich sein, während eine bevorzugte Zahlungsmethode verhandelbar ist. Dies macht den Vergleich von Lieferanten objektiver.

• 1. Sammeln und überprüfen Sie Lieferantendaten. Notieren Sie den gesetzlichen Firmennamen des Lieferanten, die Geschäftsadresse, die Kontaktdaten, die Eigentumsinformationen und die Jahre der Geschäftstätigkeit. Stellen Sie sicher, dass die Informationen in Angeboten, Korrespondenz und offiziellen Geschäftsunterlagen, wo verfügbar, übereinstimmen. Fordern Sie relevante Registrierungen, Zertifizierungen oder Versicherungsnachweise an, wenn die Art des Kaufs dies erforderlich macht.

• 2. Überprüfen Sie die Fähigkeit und Kapazität. Fragen Sie, wie der Lieferant die benötigten Artikel herstellt, beschafft oder liefert. Bestätigen Sie die übliche Lieferzeit, Mindestbestellmengen, Produktionskapazität und den Ansatz zur Bewältigung dringender Nachfrage. Ein Lieferant, der zwar Proben liefern kann, aber Ihr erwartetes Volumen nicht unterstützen kann, ist möglicherweise nicht für eine langfristige Beziehung geeignet.

• 3. Testen Sie die Qualität, bevor Sie sich verpflichten. Fordern Sie bei Bedarf eine Probe, eine Testbestellung oder eine Demonstration an. Vergleichen Sie das Ergebnis mit den schriftlichen Spezifikationen, anstatt sich nur auf das Aussehen oder Verkaufsversprechen zu verlassen. Legen Sie fest, wie Mängel, Fehlmengen und falsche Artikel identifiziert und behoben werden. Bewahren Sie Aufzeichnungen über Tests auf, damit die Entscheidung später erklärt werden kann.

• 4. Vergleichen Sie die Gesamtkosten. Schauen Sie über den angebotenen Stückpreis hinaus. Berücksichtigen Sie Liefergebühren, Verpackung, Mindestbestellanforderungen, Einrichtungskosten, Währungsrisiken, erwarteten Abfall und den administrativen Aufwand, der für die Verwaltung der Beziehung erforderlich ist. Vergleichen Sie Angebote unter Verwendung der gleichen Mengen, Spezifikationen und Lieferannahmen.

• 5. Überprüfen Sie die kommerziellen Bedingungen. Bestätigen Sie, wann Eigentum und Lieferverantwortung übertragen werden, wie Rechnungen ausgestellt werden, wann die Zahlung fällig ist, wie sich die Preise ändern können und ob eine der Parteien eine Bestellung stornieren kann. Legen Sie wichtige Vereinbarungen schriftlich fest. Vermeiden Sie es, vage Begriffe wie „Standardqualität“ oder „übliche Lieferzeit“ zu akzeptieren, wenn eine präzise Formulierung möglich ist.

• 6. Bewerten Sie operative und finanzielle Risiken. Berücksichtigen Sie, ob Ihr Unternehmen ernsthaft von einer verzögerten Lieferung, der Schließung eines Lieferanten oder einem plötzlichen Mangel betroffen wäre. Achten Sie auf Anzeichen einer übermäßigen Abhängigkeit von einem Standort, einer Person oder einer Materialquelle. Für wichtige Lieferanten überprüfen Sie verfügbare Finanzinformationen und erstellen Sie eine Backup-Quelle oder einen Notfallplan.

• 7. Kontaktieren Sie Referenzen sorgfältig. Fordern Sie Referenzen von Unternehmen mit ähnlichen Einkaufsbedürfnissen an. Diskutieren Sie Lieferleistung, Konsistenz, Reaktionsfähigkeit, Streitbeilegung und die Genauigkeit von Rechnungen. Behandeln Sie Referenzen als eine Quelle von Beweisen, nicht als Ersatz für Ihre eigenen Überprüfungen und Testbestellungen.

• 8. Genehmigen Sie den Lieferanten mit klaren Bedingungen. Dokumentieren Sie, wer den Lieferanten überprüft hat, welche Beweise geprüft wurden, welche Risiken verbleiben und alle Ausgaben- oder Bestelllimits. Legen Sie ein Datum fest, um die Leistung nach den ersten Lieferungen zu überprüfen. Die Genehmigung sollte bedingt sein, wenn die Beweise unvollständig sind, anstatt auf einem informellen Versprechen zu basieren.

Nach der Genehmigung

Messen Sie Liefergenauigkeit, Produktqualität, Reaktionszeiten, Rechnungsgenauigkeit und Problemlösung. Überprüfen Sie diese Messgrößen in regelmäßigen Abständen und nach signifikanten Änderungen bei Preis, Eigentum, Standort oder Liefervereinbarungen.

Ein Lieferanten-Genehmigungsprozess sollte proportional zum Risiko sein. Ein Routine-Einkauf mit geringem Wert kann nur eine grundlegende Überprüfung erfordern, während ein kritischer Lieferant tiefere Überprüfungen, schriftliche Vereinbarungen und Notfallplanung erfordert. Konsistente Aufzeichnungen machen zukünftige Entscheidungen schneller und helfen, vermeidbare Einkaufsprobleme zu verhindern.