முதல் ஆர்டரை வைப்பதற்கு முன் புதிய சப்ளையரை எவ்வாறு அங்கீகரிப்பது

புதிய சப்ளையரைத் தேர்ந்தெடுப்பது தயாரிப்பு தரம், பணப்புழக்கம், விநியோக நம்பகத்தன்மை மற்றும் வாடிக்கையாளர் திருப்தியைப் பாதிக்கிறது. ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட அங்கீகார செயல்முறை, சப்ளையர்களை நியாயமாக ஒப்பிடவும், பணம் அல்லது நற்பெயர் ஆபத்தில் சிக்குவதற்கு முன் சிக்கல்களைக் கண்டறியவும் உங்கள் வணிகத்திற்கு உதவுகிறது.

மிகக் குறைந்த மேற்கோள் விலையைக் கொண்ட சப்ளையரைக் கண்டுபிடிப்பது இதன் நோக்கம் அல்ல. உங்கள் தேவைகளை சப்ளையர் தொடர்ந்து பூர்த்தி செய்ய முடியுமா, தெளிவாகத் தொடர்பு கொள்ள முடியுமா, மற்றும் உறவு வளரும்போது வணிகரீதியாகப் பொருத்தமாக இருக்க முடியுமா என்பதை உறுதிப்படுத்துவதே இதன் நோக்கம்.

உங்கள் தேவைகளை வரையறுக்கவும்

சப்ளையர்களைத் தொடர்பு கொள்வதற்கு முன், உங்களுக்குத் தேவையானதை எழுதுங்கள். தயாரிப்பு அல்லது சேவை விவரக்குறிப்புகள், எதிர்பார்க்கப்படும் அளவுகள், தேவையான விநியோக தேதிகள், ஏற்கத்தக்க தர நிலைகள், பேக்கேஜிங் வழிமுறைகள் மற்றும் விநியோகங்களுடன் தேவைப்படும் ஆவணங்களைச் சேர்க்கவும்.

அத்தியாவசியத் தேவைகளை விருப்பங்களிலிருந்து பிரிக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு குறிப்பிட்ட பொருள் அல்லது விநியோக நேரச் சாளரம் அத்தியாவசியமாக இருக்கலாம், அதேசமயம் விருப்பமான கட்டண முறை பேச்சுவார்த்தைக்குட்பட்டதாக இருக்கலாம். இது சப்ளையர் ஒப்பீடுகளை மேலும் புறநிலையாக்குகிறது.

• 1. சப்ளையர் தகவலைச் சேகரித்து சரிபார்க்கவும். சப்ளையரின் சட்டப்பூர்வ வணிகப் பெயர், வணிக முகவரி, தொடர்பு விவரங்கள், உரிமைத் தகவல் மற்றும் இயங்கிய ஆண்டுகளைப் பதிவு செய்யவும். மேற்கோள்கள், கடிதப் பரிமாற்றங்கள் மற்றும் கிடைக்கும் அதிகாரப்பூர்வ வணிகப் பதிவுகள் முழுவதும் தகவல் ஒத்துப்போகிறதா எனச் சரிபார்க்கவும். கொள்முதல் தன்மை அவற்றை அவசியமாக்கும்போது தொடர்புடைய பதிவுகள், சான்றிதழ்கள் அல்லது காப்பீட்டு ஆதாரங்களைக் கேட்கவும்.

• 2. திறன் மற்றும் கொள்ளளவைச் சரிபார்க்கவும். உங்களுக்குத் தேவையான பொருட்களை சப்ளையர் எவ்வாறு உற்பத்தி செய்கிறார், பெறுகிறார் அல்லது வழங்குகிறார் எனக் கேட்கவும். அவர்களின் வழக்கமான முன்னோட்ட நேரம், குறைந்தபட்ச ஆர்டர் அளவுகள், உற்பத்தி கொள்ளளவு மற்றும் அவசர தேவையைக் கையாளும் அணுகுமுறையை உறுதிப்படுத்தவும். மாதிரிகளை வழங்க முடிந்தாலும் உங்கள் எதிர்பார்க்கப்படும் அளவை ஆதரிக்க முடியாத சப்ளையர் நீண்டகால உறவுக்குப் பொருத்தமாக இருக்காது.

• 3. உறுதிப்படுத்துவதற்கு முன் தரத்தைச் சோதிக்கவும். நடைமுறையில் சாத்தியமான இடத்தில் மாதிரி, சோதனை ஆர்டர் அல்லது செயல்விளக்கத்தைக் கோரவும். தோற்றம் அல்லது விற்பனைக் கூற்றுகளை மட்டும் நம்பாமல், எழுதப்பட்ட விவரக்குறிப்புகளுடன் முடிவை ஒப்பிடவும். குறைகள், பற்றாக்குறைகள் மற்றும் தவறான பொருட்கள் எவ்வாறு அடையாளம் காணப்பட்டு தீர்க்கப்படும் என வரையறுக்கவும். முடிவைப் பின்னர் விளக்க முடியும்படி சோதனைப் பதிவுகளை வைத்திருக்கவும்.

• 4. முழுச் செலவை ஒப்பிடவும். மேற்கோள் காட்டப்பட்ட அலகு விலைக்கு அப்பால் பாருங்கள். விநியோகக் கட்டணங்கள், பேக்கேஜிங், குறைந்தபட்ச ஆர்டர் தேவைகள், அமைப்புச் செலவுகள், நாணய அபாயம், எதிர்பார்க்கப்படும் வீண் மற்றும் உறவை நிர்வகிக்கத் தேவையான நிர்வாக முயற்சியைக் கருத்தில் கொள்ளவும். ஒரே அளவுகள், விவரக்குறிப்புகள் மற்றும் விநியோக அனுமானங்களைப் பயன்படுத்தி மேற்கோள்களை ஒப்பிடவும்.

• 5. வணிக விதிமுறைகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும். உரிமை மற்றும் விநியோகப் பொறுப்பு எப்போது மாறுகிறது, விலைப்பட்டியல்கள் எவ்வாறு வழங்கப்படுகின்றன, கட்டணம் எப்போது செலுத்த வேண்டும், விலைகள் எவ்வாறு மாறலாம் மற்றும் இரு தரப்பிலும் யாரேனும் ஆர்டரை ரத்து செய்ய முடியுமா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். முக்கிய ஒப்பந்தங்களை எழுத்துப்பூர்வமாக வைக்கவும். துல்லியமான சொற்கள் சாத்தியமான இடத்தில் “நிலையான தரம்” அல்லது “வழக்கமான விநியோக நேரம்” போன்ற தெளிவற்ற விதிமுறைகளை ஏற்பதைத் தவிர்க்கவும்.

• 6. செயல்பாட்டு மற்றும் நிதி அபாயத்தை மதிப்பிடவும். தாமதமான ஏற்றுமதி, சப்ளையர் மூடல் அல்லது திடீர் பற்றாக்குறையால் உங்கள் வணிகம் தீவிரமாகப் பாதிக்கப்படுமா எனக் கருத்தில் கொள்ளவும். ஒரு இடம், ஒரு நபர் அல்லது ஒரு பொருள் மூலத்தை அதிகமாகச் சார்ந்திருப்பதற்கான அறிகுறிகளைத் தேடவும். முக்கிய சப்ளையர்களுக்கு, கிடைக்கும் நிதித் தகவலை மதிப்பாய்வு செய்து காப்பு மூலம் அல்லது அவசரத் திட்டத்தை உருவாக்கவும்.

• 7. பரிந்துரையாளர்களைக் கவனமாகத் தொடர்பு கொள்ளவும். ஒத்த கொள்முதல் தேவைகளைக் கொண்ட வணிகங்களிடமிருந்து பரிந்துரைகளைக் கேட்கவும். விநியோக செயல்திறன், நிலைத்தன்மை, பதிலளிப்பு, தகராறு கையாளுதல் மற்றும் விலைப்பட்டியல்களின் துல்லியம் பற்றி விவாதிக்கவும். பரிந்துரைகளை உங்கள் சொந்த சரிபார்ப்புகள் மற்றும் சோதனை ஆர்டருக்கு மாற்றாக அல்லாமல், ஆதாரத்தின் ஒரு மூலமாக மட்டுமே கருதவும்.

• 8. தெளிவான நிபந்தனைகளுடன் சப்ளையரை அங்கீகரிக்கவும். சப்ளையரை யார் மதிப்பாய்வு செய்தார்கள், என்ன ஆதாரங்கள் சரிபார்க்கப்பட்டன, என்ன அபாயங்கள் எஞ்சியுள்ளன மற்றும் ஏதேனும் செலவு அல்லது ஆர்டர் வரம்புகள் என்ன என்பதை ஆவணப்படுத்தவும். முதல் சில விநியோகங்களுக்குப் பிறகு செயல்திறனை மதிப்பாய்வு செய்ய ஒரு தேதியை நிர்ணயிக்கவும். ஆதாரம் முழுமையடையாதபோது, முறைசாரா வாக்குறுதியின் அடிப்படையில் அல்லாமல், அங்கீகாரம் நிபந்தனைக்குட்பட்டதாக இருக்க வேண்டும்.

அங்கீகாரத்திற்குப் பிறகு

விநியோகத் துல்லியம், தயாரிப்பு தரம், பதிலளிப்பு நேரங்கள், விலைப்பட்டியல் துல்லியம் மற்றும் சிக்கல் தீர்வு ஆகியவற்றை அளவிடவும். வழக்கமான இடைவெளிகளிலும், விலை, உரிமை, இடம் அல்லது விநியோக ஏற்பாடுகளில் குறிப்பிடத்தக்க மாற்றங்களுக்குப் பிறகும் இந்த அளவீடுகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.

சப்ளையர் அங்கீகார செயல்முறை அபாயத்திற்கு விகிதாசாரமாக இருக்க வேண்டும். வழக்கமான, குறைந்த மதிப்புள்ள கொள்முதல் அடிப்படைச் சரிபார்ப்பை மட்டும் தேவைப்படுத்தலாம், அதேசமயம் முக்கிய சப்ளையருக்கு ஆழமான சரிபார்ப்புகள், எழுத்துப்பூர்வ ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் அவசரத் திட்டமிடல் தேவைப்படுகிறது. தொடர்ச்சியான பதிவுகள் எதிர்கால முடிவுகளை விரைவாக்கி, தவிர்க்கக்கூடிய கொள்முதல் சிக்கல்களைத் தடுக்க உதவுகின்றன.