Új beszállító jóváhagyása az első rendelés leadása előtt

Egy új beszállító kiválasztása hatással van a termékminőségre, a pénzforgalomra, a szállítási megbízhatóságra és az ügyfél-elégedettségre. A strukturált jóváhagyási folyamat segít vállalkozásának a beszállítók pártatlan összehasonlításában és a problémák feltárásában, mielőtt pénz vagy hírnév kerülne kockázatba.

A cél nem a legalacsonyabb ajánlott árat kínáló beszállító megtalálása. Hanem annak megerősítése, hogy a beszállító következetesen meg tud felelni az Ön követelményeinek, egyértelműen kommunikál, és kereskedelmileg alkalmas marad a kapcsolat fejlődésével.

Határozza meg követelményeit

Mielőtt felvenné a kapcsolatot a beszállítókkal, írja le, mire van szüksége. Adja meg a termék- vagy szolgáltatásspecifikációkat, a várható mennyiségeket, a szükséges szállítási dátumokat, az elfogadható minőségi szinteket, a csomagolási utasításokat és a szállításokhoz szükséges dokumentációkat.

Különítse el az alapvető követelményeket a preferenciáktól. Például egy adott anyag vagy szállítási időablak alapvető lehet, míg egy előnyben részesített fizetési mód tárgyalható. Ez objektívebbé teszi a beszállítók összehasonlítását.

• 1. Gyűjtse össze és ellenőrizze a beszállító adatait. Rögzítse a beszállító hivatalos cégnevét, kereskedelmi címét, elérhetőségeit, tulajdonosi információit és működési éveit. Ellenőrizze, hogy az információk összhangban vannak-e az ajánlatokban, a levelezésben és – ahol elérhető – a hivatalos üzleti nyilvántartásokban. Kérjen releváns nyilvántartásba vételi, tanúsítási vagy biztosítási igazolásokat, amikor a beszerzés jellege ezeket szükségessé teszi.

• 2. Ellenőrizze a képességet és a kapacitást. Kérdezze meg, hogyan állítja elő, szerzi be vagy szállítja a beszállító a szükséges tételeket. Erősítse meg a szokásos átfutási idejüket, a minimális rendelési mennyiségeket, a termelési kapacitást és a sürgős igények kezelésének módját. Egy beszállító, aki tud mintát adni, de nem tudja támogatni az Ön által elvárt mennyiséget, nem feltétlenül alkalmas hosszú távú kapcsolatra.

• 3. Tesztelje a minőséget a elköteleződés előtt. Kérjen mintát, próbarendelést vagy bemutatót, ahol gyakorlati. Hasonlítsa össze az eredményt az írásos specifikációkkal, ahelyett hogy csak a megjelenésre vagy az értékesítési állításokra támaszkodna. Határozza meg, hogyan azonosítják és oldják meg a hibákat, hiányokat és helytelen tételeket. Őrizze meg a tesztelési nyilvántartásokat, hogy a döntés később megmagyarázható legyen.

• 4. Hasonlítsa össze a teljes költséget. Tekintsen túl az ajánlott egységáron. Vegye figyelembe a szállítási díjakat, a csomagolást, a minimális rendelési követelményeket, a beállítási költségeket, az árfolyamkitettséget, a várható hulladékot és a kapcsolat kezeléséhez szükséges adminisztratív ráfordítást. Hasonlítsa össze az ajánlatokat ugyanazon mennyiségek, specifikációk és szállítási feltételezések alapján.

• 5. Vizsgálja felül a kereskedelmi feltételeket. Erősítse meg, mikor száll át a tulajdonjog és a szállítási felelősség, hogyan állítják ki a számlákat, mikor esedékes a fizetés, hogyan változhatnak az árak, és hogy bármelyik fél lemondhat-e egy rendelést. Foglalja írásba a fontos megállapodásokat. Kerülje az olyan homályos feltételek elfogadását, mint a „szokásos minőség” vagy a „szokásos szállítási idő”, amikor pontos megfogalmazás lehetséges.

• 6. Mérje fel a működési és pénzügyi kockázatot. Fontolja meg, hogy vállalkozását súlyosan érintené-e egy késedelmes szállítmány, a beszállító bezárása vagy egy hirtelen hiány. Keressen jeleit az egy helytől, egy személytől vagy egy anyagforrástól való túlzott függőségnek. Fontos beszállítók esetében vizsgálja felül az elérhető pénzügyi információkat, és hozzon létre tartalék forrást vagy vészhelyzeti tervet.

• 7. Óvatosan vegye fel a kapcsolatot a referenciákkal. Kérjen referenciákat hasonló beszerzési igényű vállalkozásoktól. Beszélje meg a szállítási teljesítményt, a következetességet, a reagálókészséget, a viták kezelését és a számlák pontosságát. A referenciákat egyetlen bizonyítékforrásként kezelje, ne a saját ellenőrzései és próbarendelése helyettesítőjeként.

• 8. Hagyja jóvá a beszállítót egyértelmű feltételekkel. Dokumentálja, ki vizsgálta felül a beszállítót, milyen bizonyítékokat ellenőriztek, milyen kockázatok maradnak fenn, és milyen költési vagy rendelési limitek érvényesek. Tűzzön ki dátumot a teljesítmény felülvizsgálatára az első néhány szállítást követően. A jóváhagyásnak feltételesnek kell lennie, ha a bizonyítékok hiányosak, nem pedig informális ígéretre alapozottnak.

A jóváhagyás után

Mérje a szállítási pontosságot, a termékminőséget, a válaszidőket, a számlapontosságot és a problémamegoldást. Rendszeres időközönként és az ár, a tulajdonjog, a helyszín vagy a beszerzési feltételek jelentős változásai után vizsgálja felül ezeket a mérőszámokat.

A beszállító-jóváhagyási folyamatnak arányosnak kell lennie a kockázattal. Egy rutin, alacsony értékű beszerzés csak alapvető ellenőrzést igényelhet, míg egy kritikus beszállító mélyebb ellenőrzéseket, írásos megállapodásokat és vészhelyzeti tervezést igényel. A következetes nyilvántartások gyorsabbá teszik a jövőbeli döntéseket, és segítenek megelőzni az elkerülhető beszerzési problémákat.