Kuinka hyväksyä uusi toimittaja ennen kuin teet ensimmäisen tilauksesi

Uuden toimittajan valitseminen vaikuttaa tuotteen laatuun, käteisvetoamaan, toimitusluotettavuuteen ja asiakkatyytyväisyyteen. Rakennettu hyväksymisprosessi auttaa yritystäsi vertailemaan toimittajia oikeudenmukaisesti ja havaitsemaan ongelmat ennen kuin rahaa tai mainetta on riskillä.

Tavoitteena ei ole löytää toimittaja, jolla on alin tarjottu hinta. Tavoitteena on vahvistaa, että toimittaja pystyy täyttämään vaatimuksenne johdonmukaisesti, viestii selkeästi ja pysyy kaupallisesti sopivana suhteen kehittymisen myötä.

Määritä vaatimuksesi

Ennen kuin otat yhteyttä toimittajiin, kirjaa ylös, mitä tarvitset. Sisällä tuotteen tai palvelun tekniset tiedot, odotetut määrät, vaadittavat toimituspäivämäärät, hyväksyttävät laadun tasot, pakkausohjeet ja kaikki toimituksiin liittyvät asiakirjat.

Erota olennainen vaatimus mieluitaisuudesta. Esimerkiksi tietty materiaali tai toimitusikkuna voi olla olennainen, kun taas mieluitteinen maksutapa voi olla neuvoteltavissa. Tämä tekee toimittajavertailuista objektiivisemman.

• 1. Kerää ja vahvista toimittajan tiedot. Kirjaa toimittajan laillinen liiketonimi, liiketoimintaosoite, yhteystiedot, omistus tiedot ja toimintavuodet. Varmista, että tiedot ovat johdonmukaiset tarjouksissa, korrespondenssissa ja virallisissa liiketoimintatiedoissa, kun ne ovat saatavilla. Pyydä oleelliset rekisteröitymät, sertifikaatit tai vakuutusbeweiset, kun ostosten luonne sitä vaatii.

• 2. Tarkista kyvykkyys ja kapasiteetti. Kysy, miten toimittaja tuottaa, hankitsee tai toimittaa tarvitsemasi tuotteet. Vahvista heidän normaali toimitus aika, minimi tilausmäärät, tuotantokapasiteetti ja lähestymistapa kiireellisen tarpeen käsittelyyn. Toimittaja, joka voi toimittaa näytteitä mutta ei pysty tukeen odotettavaan määrään, ei välttämättä ole sopiva pitkälle suhteelle.

• 3. Testaa laatu ennen sitä kuin sitoutut. Vaadi näyte, kokeellinen tilaus tai esitys, kun se on käytännössä mahdollista. Vertaa tulosta kirjoitettuihin teknisuhtoihin eikä luota pelkästään ulkonäköön tai myyntiin perustuviin väitteisiin. Määritä, miten viat, puutteet ja väärät tuotteet tunnistetaan ja ratketaan. Säilyi testaussekit, jotta päätös voidaan myöhemmin selittää.

• 4. Vertaile kokonais kustannuksia. Katso pidemmälle kuin tarjottu yksikköhinta. Ota huomioon toimitusmaksu, pakkaus, minimi tilausvaatimukset, asennus kustannukset, valuuttatieto, odotettu jätetyt ja hallinnollinen työ, joka tarvitaan suhteen hallitsemiseen. Vertaile tarjouksia samojen määröjen, teknisuhteiden ja toimitus oletusten avulla.

• 5. Arvioi kaupalliset ehdot. Vahvista, milloin omistus ja toimitus vastuu siirtyvät, miten laskut annetaan, milloin maksut ovat erässä, miten hinnat voivat muuttua ja voiko jokin osapuoli peruuttaa tilauksen. Aseta tärkeät sopimukset kirjalleen. Vältä epäselvien ehtojen hyväksymistä kuten ”standardi laatu” tai ”tavallinen toimitus aika”, kun tarkka käännös on mahdollista.

• 6. Arvioi operatiivinen ja taloudellinen riski. Pohti, vaikuttaisiko yrityksesi vakavasti viivästyneellä lähetyksellä, toimittajan sulkemisella tai yllättävällä puutteella. Etsi merkkejä ylikorkeasta riippuvuudesta yhdestä paikasta, yhdestä henkilöstä tai yhdestä materiaalin lähteestä. Tärkeille toimittajille tarkastele saatavilla olevaa taloudellista tietoa ja luo varmuuskopio lähde tai kiireiden suunnitelma.

• 7. Ota yhteyttä referoittseihin huolellisesti. Kysy referoittseja yrityksiltä, joilla on samanlaiset ostontarpeet. Keskustele toimitus suorituista, johdonmukaisuudesta, reagoinnista, kiistojen käsittelystä ja laskujen tarkkuudesta. Käytä referoittseita yhtenä näytteenä, ei oman tarkastusten ja kokeellisen tilauksen korvikkeena.

• 8. Hyväksy toimittaja selkeillä ehdilla. Dokumentoi, kuka tarkasteli toimittajan, mitkä näytteet tarkistettiin, mitkä riskit ovat jäljellä ja mitkä menot tai tilaus rajat ovat. Aseta päivämäärä suorituksen tarkistukseen ensimmäisten muutamien toimitusten jälkeen. Hyväksyntä tulisi tehdä ehdollisesti, kun näytteet ovat puutteelliset, eikä perustua epämuodolliseen lupaan.

Hyväksynnän jälkeen

Mittaa toimitus tarkkuutta, tuotteen laatua, vastaus aikoja, laskujen tarkkuutta ja ongelmien ratkaisua. Tarkastele näitä mittareita säännöllisissä väleissä ja merkittäisten muutosten jälkeen, kuten hinnan, omistuksen, sijainnin tai toimitusasetusten osalta.

Toimittajan hyväksymisprosessin tulisi olla suhteessa riskin mukaan. Tavallinen, alhaisen arvon ostos voi vaatia vain perus tarkistuksen, kun taas kriittinen toimittaja vaatii syvempää tarkistusta, kirjoitettuja sopimuksia ja kiireiden suunnittelua. Johdonmukaiset sekit tekevät tulevista päätöksistä nopeammat ja auttavat välttämään välttämättömät ostongut.