So erstellen Sie einen klaren Bestellprozess, der Fehler und Verzögerungen reduziert

Ein gut definierter Bestell-Workflow hilft Unternehmen, Doppelbestellungen, verpasste Lieferungen und Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden. Durch die Aufteilung des Prozesses in klare Phasen können Teams den Einkauf an den Lagerbedarf und die Lieferantenleistung ausrichten.

Beschaffungsanforderungen ermitteln

1. Ermitteln Sie, welche Artikel oder Dienstleistungen basierend auf Produktionsplänen oder Dienstleistungsverträgen benötigt werden.

2. Prüfen Sie aktuelle Lagerbestände und den bevorstehenden Verbrauch, um die exakt benötigte Menge zu berechnen.

3. Stellen Sie sicher, dass die angeforderte Beschaffung im genehmigten Budget oder der Kostenstellen-Zuordnung liegt.

4. Notieren Sie besondere Bedingungen wie Lieferfenster, Qualitätsstandards oder Compliance-Zertifizierungen.

Diese Phase verhindert Überbestellungen und stellt sicher, dass die Bestellanforderung den tatsächlichen operativen Bedarf widerspiegelt.

Lieferanten auswählen und qualifizieren

5. Prüfen Sie Ihre Lieferantenliste auf jene, die die Artikelspezifikationen und den Lieferzeitplan erfüllen können.

6. Bestätigen Sie, dass jeder Kandidat über aktuelle Zertifizierungen, Versicherungen und eine zufriedenstellende Leistungsverlauf verfügt.

7. Fordern Sie ein formales Angebot an, das Preis, Frachtkosten und alle anwendbaren Steuern oder Abgaben enthält.

8. Vergleichen Sie Angebote mithilfe einer einfachen Bewertungsmatrix, die Preis, Lieferzeit und Zuverlässigkeit gewichtet, bevor Sie den Lieferanten auswählen.

Eine disziplinierte Lieferantenprüfung reduziert das Risiko, minderwertige Waren zu erhalten oder unerwarteten Verzögerungen ausgesetzt zu sein.

Bestellung erstellen und verfolgen

9. Erstellen Sie das Bestelldokument mit der vereinbarten Artikelbeschreibung, Menge, Einzelpreis und Lieferdatum.

10. Fügen Sie die Kontaktdaten des Lieferanten, Ihre interne Referenznummer und alle erforderlichen Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzu.

11. Leiten Sie die Bestellung zur internen Genehmigung gemäß der Genehmigungshierarchie Ihres Unternehmens weiter.

12. Nach Genehmigung senden Sie die Bestellung an den Lieferanten und protokollieren das erwartete Wareneingangsdatum in einem Nachverfolgungsblatt oder Kalender.

Klare Dokumentation und zeitnahe Genehmigungen halten den Beschaffungszyklus in Bewegung und schaffen einen Prüfpfad.

Waren empfangen und Rechnung abgleichen

13. Bei Lieferung prüfen Sie, ob die erhaltenen Artikel in Menge, Beschreibung und Zustand mit der Bestellung übereinstimmen.

14. Dokumentieren Sie Abweichungen wie Fehlmengen oder Schäden und benachrichtigen Sie den Lieferanten umgehend zur Klärung.

15. Gleichen Sie die Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsbericht ab und prüfen Sie, ob Preise und Summen stimmen.

16. Genehmigen Sie die Rechnung zur Zahlung erst, nachdem alle drei Dokumente übereinstimmen, und planen Sie die Zahlung gemäß den vereinbarten Konditionen.

Dieser Drei-Wege-Abgleich schützt vor Überfakturierung und stellt sicher, dass Sie nur für tatsächlich erhaltene Waren bezahlen.

Durch die konsequente Befolgung dieser Schritte können Unternehmen ihre Beschaffungsaktivitäten optimieren, Fehler minimieren und stärkere Lieferantenbeziehungen aufbauen.