പിശകുകളും കാലതാമസങ്ങളും കുറയ്ക്കുന്ന വ്യക്തമായ വാങ്ങൽ ഓർഡർ പ്രക്രിയ എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കാം

നന്നായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട വാങ്ങൽ ഓർഡർ പ്രവാഹം ബിസിനസുകളെ ഇരട്ടി ഓർഡറുകൾ, നഷ്ടപ്പെട്ട ഡെലിവറികൾ, പേയ്‌മെന്റ് തർക്കങ്ങൾ എന്നിവ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. പ്രക്രിയയെ വ്യക്തമായ ഘട്ടങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നതിലൂടെ, ടീമുകൾക്ക് വാങ്ങൽ ഇൻവെന്ററി ആവശ്യകതകളുമായും വിതരണക്കാരുടെ പ്രകടനവുമായും യോജിപ്പിച്ച് നിലനിർത്താൻ കഴിയും.

വാങ്ങൽ ആവശ്യകതകൾ ശേഖരിക്കുക

1. ഉൽപ്പാദന പ്ലാനുകൾ അല്ലെങ്കിൽ സേവന കരാറുകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഏത് ഇനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ ആണ് ആവശ്യമെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുക.

2. ആവശ്യമായ കൃത്യമായ അളവ് കണക്കാക്കാൻ നിലവിലെ സ്റ്റോക്ക് നിലകളും വരാനിരിക്കുന്ന ഉപഭോഗവും പരിശോധിക്കുക.

3. അഭ്യർത്ഥിച്ച വാങ്ങൽ അംഗീകരിച്ച ബജറ്റിലോ ചെലവ് കേന്ദ്ര വിഭജനത്തിലോ ഉൾപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക.

4. ഡെലിവറി സമയപരിധികൾ, ഗുണനിലവാര മാനദണ്ഡങ്ങൾ, അനുസരണ സർട്ടിഫിക്കേഷനുകൾ തുടങ്ങിയ പ്രത്യേക വ്യവസ്ഥകൾ ശ്രദ്ധിക്കുക.

ഈ ഘട്ടം അധിക ഓർഡറിംഗ് തടയുകയും വാങ്ങൽ അഭ്യർത്ഥന യഥാർത്ഥ പ്രവർത്തന ആവശ്യകതകൾ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

വിതരണക്കാരെ തിരഞ്ഞെടുത്ത് യോഗ്യത നിർണ്ണയിക്കുക

5. ഇനം സ്പെസിഫിക്കേഷനുകളും ഡെലിവറി സമയപരിധിയും നിറവേറ്റാൻ കഴിയുന്ന വിതരണക്കാരെ നിങ്ങളുടെ വിതരണക്കാരുടെ പട്ടികയിൽ പരിശോധിക്കുക.

6. ഓരോ സ്ഥാനാർത്ഥിക്കും കാലികമായ സർട്ടിഫിക്കേഷനുകൾ, ഇൻഷുറൻസ്, തൃപ്തികരമായ പ്രകടന ചരിത്രം എന്നിവ ഉണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക.

7. വില, ചരക്കുനീക്ക ചെലവുകൾ, ബാധകമായ നികുതികൾ അല്ലെങ്കിൽ തീരുവകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്ന ഔപചാരിക ക്വോട്ട് അഭ്യർത്ഥിക്കുക.

8. വിതരണക്കാരനെ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിന് മുമ്പ് വില, ലീഡ് ടൈം, വിശ്വാസ്യത എന്നിവ തൂക്കുന്ന ലളിതമായ സ്കോറിംഗ് മാട്രിക്സ് ഉപയോഗിച്ച് ക്വോട്ടുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുക.

അച്ചടക്കമുള്ള വിതരണക്കാരുടെ അവലോകനം മോശം ഗുണനിലവാരമുള്ള ചരക്കുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിന്റെയോ അപ്രതീക്ഷിത കാലതാമസങ്ങൾ നേരിടുന്നതിന്റെയോ അപകടസാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നു.

വാങ്ങൽ ഓർഡർ പുറപ്പെടുവിക്കുകയും ട്രാക്ക് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക

9. സമ്മതിച്ച ഇനം വിവരണം, അളവ്, യൂണിറ്റ് വില, ഡെലിവറി തീയതി എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തി വാങ്ങൽ ഓർഡർ രേഖ സൃഷ്ടിക്കുക.

10. വിതരണക്കാരന്റെ കോൺടാക്റ്റ് വിവരങ്ങൾ, നിങ്ങളുടെ ആന്തരിക റഫറൻസ് നമ്പർ, ആവശ്യമായ നിബന്ധനകളും വ്യവസ്ഥകളും എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തുക.

11. നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ അധികാര ശ്രേണി അനുസരിച്ച് ആന്തരിക അംഗീകാരത്തിനായി വാങ്ങൽ ഓർഡർ അയയ്ക്കുക.

12. അംഗീകരിച്ച ശേഷം, ഓർഡർ വിതരണക്കാരന് അയയ്ക്കുകയും പ്രതീക്ഷിത സ്വീകരണ തീയതി ട്രാക്കിംഗ് ഷീറ്റിലോ കലണ്ടറിലോ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.

വ്യക്തമായ ഡോക്യുമെന്റേഷനും സമയബന്ധിതമായ അംഗീകാരങ്ങളും വാങ്ങൽ ചക്രം മുന്നോട്ട് നീക്കുന്നു, കൂടാതെ ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ നൽകുന്നു.

ചരക്കുകൾ സ്വീകരിക്കുകയും ഇൻവോയ്സ് പൊരുത്തപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക

13. ഡെലിവറി സമയത്ത്, സ്വീകരിച്ച ഇനങ്ങൾ അളവ്, വിവരണം, അവസ്ഥ എന്നിവയിൽ വാങ്ങൽ ഓർഡറുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് പരിശോധിക്കുക.

14. കുറവുകൾ അല്ലെങ്കിൽ കേടുപാടുകൾ പോലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുകയും പരിഹാരത്തിനായി വിതരണക്കാരനെ ഉടൻ അറിയിക്കുകയും ചെയ്യുക.

15. വിലകളും ആകെത്തുകകളും യോജിക്കുന്നുവെന്ന് പരിശോധിച്ച് വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് വാങ്ങൽ ഓർഡറുമായും സ്വീകരണ റിപ്പോർട്ടുമായും പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക.

16. മൂന്ന് രേഖകളും യോജിച്ച ശേഷം മാത്രം ഇൻവോയ്സ് പേയ്‌മെന്റിനായി അംഗീകരിക്കുക, തുടർന്ന് സമ്മതിച്ച നിബന്ധനകൾ അനുസരിച്ച് പേയ്‌മെന്റ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക.

ഈ ത്രികോണ പൊരുത്തം അധിക ബില്ലിംഗിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കുകയും നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ സ്വീകരിച്ചതിന് മാത്രം പണം നൽകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഈ ഘട്ടങ്ങൾ സ്ഥിരമായി പാലിക്കുന്നതിലൂടെ, ബിസിനസുകൾക്ക് അവരുടെ വാങ്ങൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാനും പിശകുകൾ കുറയ്ക്കാനും ശക്തമായ വിതരണക്കാരുമായുള്ള ബന്ധങ്ങൾ കെട്ടിപ്പടുക്കാനും കഴിയും.