त्रुटि र ढिलाइ कम गर्ने स्पष्ट खरिद आदेश प्रक्रिया कसरी सिर्जना गर्ने

राम्ररी परिभाषित खरिद आदेश कार्यप्रवाहले व्यवसायहरूलाई दोहोरो आदेश, छुटेका डेलिभरी, र भुक्तानी विवादबाट बच्न मद्दत गर्दछ। प्रक्रियालाई स्पष्ट चरणहरूमा विभाजन गरेर, टोलीहरूले खरिदलाई मौज्दात आवश्यकता र आपूर्तिकर्ता प्रदर्शनसँग मिलाएर राख्न सक्छन्।

खरिद आवश्यकताहरू संकलन गर्नुहोस्

1. उत्पादन योजना वा सेवा सम्झौताका आधारमा कुन वस्तु वा सेवाहरू आवश्यक छन् निर्धारण गर्नुहोस्।

2. आवश्यक सही मात्रा गणना गर्न वर्तमान मौज्दात स्तर र आगामी उपभोग जाँच गर्नुहोस्।

3. अनुरोध गरिएको खरिद स्वीकृत बजेट वा लागत केन्द्र विनियोजनभित्र पर्छ भनी प्रमाणित गर्नुहोस्।

4. डेलिभरी समयावधि, गुणस्तर मापदण्ड, वा अनुपालन प्रमाणपत्रजस्ता कुनै विशेष सर्तहरू टिप्पणी गर्नुहोस्।

यो चरणले अत्यधिक आदेश रोक्छ र खरिद अनुरोधले वास्तविक परिचालन आवश्यकता प्रतिबिम्बित गर्छ भनी सुनिश्चित गर्दछ।

आपूर्तिकर्ताहरू छनोट र योग्यता निर्धारण गर्नुहोस्

5. वस्तु विशिष्टता र डेलिभरी समयरेखा पूरा गर्न सक्नेहरूका लागि आफ्नो आपूर्तिकर्ता सूची समीक्षा गर्नुहोस्।

6. प्रत्येक उम्मेदवारसँग अद्यावधिक प्रमाणपत्र, बीमा, र सन्तोषजनक प्रदर्शन इतिहास छ भनी पुष्टि गर्नुहोस्।

7. मूल्य, ढुवानी लागत, र लागू हुने कर वा शुल्क समावेश गरिएको औपचारिक कोटेशन अनुरोध गर्नुहोस्।

8. आपूर्तिकर्ता छनोट गर्नुअघि मूल्य, लिड टाइम, र विश्वसनीयतालाई तौल गर्ने सरल स्कोरिङ म्याट्रिक्स प्रयोग गरेर कोटेशनहरू तुलना गर्नुहोस्।

अनुशासित आपूर्तिकर्ता समीक्षाले घटिया वस्तु प्राप्त गर्ने वा अप्रत्याशित ढिलाइ सामना गर्ने जोखिम कम गर्दछ।

खरिद आदेश जारी र ट्र्याक गर्नुहोस्

9. सहमत वस्तु विवरण, मात्रा, एकाइ मूल्य, र डेलिभरी मिति सहित खरिद आदेश कागजात सिर्जना गर्नुहोस्।

10. आपूर्तिकर्ताको सम्पर्क जानकारी, तपाईंको आन्तरिक सन्दर्भ नम्बर, र कुनै आवश्यक नियम र सर्तहरू समावेश गर्नुहोस्।

11. तपाईंको कम्पनीको अधिकार पदानुक्रम अनुसार आन्तरिक स्वीकृतिका लागि खरिद आदेश पठाउनुहोस्।

12. स्वीकृत भएपछि, आदेश आपूर्तिकर्तालाई पठाउनुहोस् र ट्र्याकिङ पाना वा क्यालेन्डरमा अपेक्षित प्राप्ति मिति लग गर्नुहोस्।

स्पष्ट कागजात र समयमै स्वीकृतिले खरिद चक्र चलिरहन्छ र लेखापरीक्षण ट्रेल प्रदान गर्दछ।

वस्तु प्राप्ति र इनभ्वाइस मिलान गर्नुहोस्

13. डेलिभरीमा, प्राप्त वस्तुहरू मात्रा, विवरण, र अवस्थामा खरिद आदेशसँग मिल्छन् भनी प्रमाणित गर्नुहोस्।

14. कमी वा क्षतिजस्ता कुनै भिन्नताहरू रेकर्ड गर्नुहोस्, र समाधानका लागि आपूर्तिकर्तालाई तुरुन्त सूचित गर्नुहोस्।

15. मूल्य र जम्मा मिल्छन् भनी जाँच गर्दै आपूर्तिकर्ताको इनभ्वाइसलाई खरिद आदेश र प्राप्ति प्रतिवेदनसँग मिलान गर्नुहोस्।

16. तीनै कागजातहरू सहमत भएपछि मात्र भुक्तानीका लागि इनभ्वाइस स्वीकृत गर्नुहोस्, त्यसपछि सहमत सर्तहरू अनुसार भुक्तानी तालिका बनाउनुहोस्।

यो तीन-तर्फी मिलानले अत्यधिक बिलिङबाट जोगाउँछ र तपाईंले वास्तवमा प्राप्त गरेको कुराको मात्र भुक्तानी गर्नुहुन्छ भनी सुनिश्चित गर्दछ।

यी चरणहरू निरन्तर पालना गरेर, व्यवसायहरूले आफ्ना खरिद गतिविधिहरू सुव्यवस्थित गर्न, त्रुटिहरू न्यूनीकरण गर्न, र बलियो आपूर्तिकर्ता सम्बन्ध निर्माण गर्न सक्छन्।