பிழைகள் மற்றும் தாமதங்களை குறைக்கும் தெளிவான கொள்முதல் ஆர்டர் செயல்முறையை எவ்வாறு உருவாக்குவது

தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட கொள்முதல் ஆர்டர் பணிப்பாய்வு, வணிகங்கள் நகல் ஆர்டர்கள், தவறவிட்ட விநியோகங்கள் மற்றும் கட்டண மோதல்களைத் தவிர்க்க உதவுகிறது. செயல்முறையை தெளிவான கட்டங்களாகப் பிரிப்பதன் மூலம், குழுக்கள் கொள்முதலை சரக்கு தேவைகள் மற்றும் சப்ளையர் செயல்திறனுடன் சீரமைக்க முடியும்.

கொள்முதல் தேவைகளை சேகரிக்கவும்

1. உற்பத்தித் திட்டங்கள் அல்லது சேவை ஒப்பந்தங்களின் அடிப்படையில் தேவையான பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை தீர்மானிக்கவும்.

2. தற்போதைய இருப்பு நிலைகள் மற்றும் வரவிருக்கும் நுகர்வு ஆகியவற்றை சரிபார்த்து தேவையான சரியான அளவைக் கணக்கிடவும்.

3. கோரப்பட்ட கொள்முதல் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பட்ஜெட் அல்லது செலவு மைய ஒதுக்கீட்டிற்குள் பொருந்துகிறதா என்பதை சரிபார்க்கவும்.

4. விநியோக சாளரங்கள், தரநிலைகள் அல்லது இணக்க சான்றிதழ்கள் போன்ற சிறப்பு நிபந்தனைகளை குறிப்பிடவும்.

இந்த கட்டம் அதிகப்படியான ஆர்டரைத் தடுக்கிறது மற்றும் கொள்முதல் கோரிக்கை உண்மையான செயல்பாட்டுத் தேவைகளை பிரதிபலிக்கிறது என்பதை உறுதி செய்கிறது.

சப்ளையர்களை தேர்ந்தெடுத்து தகுதி பெறவும்

5. பொருள் விவரக்குறிப்புகள் மற்றும் விநியோக காலக்கெடுவை பூர்த்தி செய்யக்கூடிய சப்ளையர்களின் பட்டியலை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.

6. ஒவ்வொரு வேட்பாளருக்கும் புதுப்பித்த சான்றிதழ்கள், காப்பீடு மற்றும் திருப்திகரமான செயல்திறன் வரலாறு உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.

7. விலை, சரக்கு செலவுகள் மற்றும் பொருந்தக்கூடிய வரி அல்லது duties ஆகியவற்றை உள்ளடக்கிய முறையான மேற்கோளைக் கோரவும்.

8. விற்பனையாளரைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கு முன் விலை, முன்னணி நேரம் மற்றும் நம்பகத்தன்மையை எடைபோடும் எளிய மதிப்பெண் அட்டவணையைப் பயன்படுத்தி மேற்கோள்களை ஒப்பிடவும்.

ஒரு ஒழுக்கமான சப்ளையர் மதிப்பாய்வு தரமற்ற பொருட்களைப் பெறுவதற்கான அபாயத்தைக் குறைக்கிறது அல்லது எதிர்பாராத தாமதங்களை எதிர்கொள்கிறது.

கொள்முதல் ஆர்டரை வெளியிடவும் மற்றும் கண்காணிக்கவும்

9. ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட பொருள் விவரம், அளவு, யூனிட் விலை மற்றும் விநியோக தேதி ஆகியவற்றைக் கொண்ட கொள்முதல் ஆர்டர் ஆவணத்தை உருவாக்கவும்.

10. சப்ளையரின் தொடர்புத் தகவல், உங்கள் உள் குறிப்பு எண் மற்றும் தேவையான விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகளை உள்ளடக்கவும்.

11. உங்கள் நிறுவனத்தின் அங்கீகார வரிசைமுறையின்படி கொள்முதல் ஆர்டரை உள் ஒப்புதலுக்காக அனுப்பவும்.

12. ஒப்புதல் பெற்றவுடன், ஆர்டரை சப்ளையருக்கு அனுப்பவும் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் ரசீது தேதியை கண்காணிப்பு தாள் அல்லது காலெண்டரில் பதிவு செய்யவும்.

தெளிவான ஆவணப்படுத்தல் மற்றும் சரியான நேரத்தில் ஒப்புதல்கள் கொள்முதல் சுழற்சியை தொடர்ந்து இயக்குகின்றன மற்றும் தணிக்கை பாதையை வழங்குகின்றன.

பொருட்களைப் பெறவும் மற்றும் விலைப்பட்டியலை பொருத்தவும்

13. விநியோகத்தின் போது, பெறப்பட்ட பொருட்கள் அளவு, விவரம் மற்றும் நிலையில் கொள்முதல் ஆர்டருடன் பொருந்துகிறதா என்பதை சரிபார்க்கவும்.

14. குறைவு அல்லது சேதம் போன்ற வேறுபாடுகளை பதிவு செய்து, தீர்வுக்காக சப்ளையருக்கு உடனடியாக தெரிவிக்கவும்.

15. சப்ளையரின் விலைப்பட்டியலை கொள்முதல் ஆர்டர் மற்றும் ரசீது அறிக்கையுடன் பொருத்தவும், விலைகள் மற்றும் மொத்தங்கள் சீரமைக்கப்படுகின்றனவா என்பதை சரிபார்க்கவும்.

16. மூன்று ஆவணங்களும் ஒப்புக்கொண்ட பிறகு மட்டுமே கட்டணத்திற்கான விலைப்பட்டியலை அங்கீகரிக்கவும், பின்னர் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விதிமுறைகளின்படி கட்டணத்தை திட்டமிடவும்.

இந்த மூன்று-வழி பொருத்தம் அதிக கட்டணம் வசூலிப்பதைத் தடுக்கிறது மற்றும் நீங்கள் உண்மையில் பெற்றவற்றுக்கு மட்டுமே பணம் செலுத்துவதை உறுதி செய்கிறது.

இந்த படிகளை தொடர்ந்து பின்பற்றுவதன் மூலம், வணிகங்கள் தங்கள் கொள்முதல் செயல்பாடுகளை சீராக்கலாம், பிழைகளை குறைக்கலாம் மற்றும் வலுவான சப்ளையர் உறவுகளை உருவாக்கலாம்.