چگونه یک تطبیق بانکی ماهانه را بدون از دست دادن خطاها تکمیل کنیم

تطبیق بانکی ماهانه، اسناد حسابداری شما را با تراکنش‌های نشان‌داده‌شده توسط بانک مقایسه می‌کند. این کار تأیید می‌کند که موجودی نقدی ثبت‌شده معقول است و به کشف نادیده‌گیری‌ها، ورودی‌های تکراری، تفاوت‌های زمانی، پرداخت‌های غیرمجاز و هزینه‌های بانکی کمک می‌کند. انجام منظم این کار یکی از ساده‌ترین راه‌های بهبود قابلیت اعتماد گزارش‌های مالی است.

یک تاریخ قطعی منظم تنظیم کنید

یک تاریخ یکسان برای هر تطبیق بانکی انتخاب کنید، معمولاً آخرین روز ماه. صورتحساب بانکی کامل آن دوره را به دست آورید، از جمله موجودی پایانی و تمام صفحات تراکنش. فقط به موجودی زنده تکیه نکنید، زیرا واریزی‌ها یا پرداخت‌ها ممکن است هنوز در حال پردازش باشند.

قبل از شروع، اسناد واریز، جزئیات پرداخت، صورتحساب‌های وام، اطلاعات کارت اعتباری و مدارک تراکنش‌های غیرعادی جمع‌آوری کنید. تطبیق بانکی قبلی را در دسترس داشته باشید تا اقلام حل‌نشده به طور تصادفی به عنوان تفاوت‌های جدید در نظر گرفته نشوند.

۱. موجودی پایانی صورتحساب و تاریخ تطبیق بانکی را وارد کنید. موجودی بسته شده بانک را دقیقاً همان‌طور که نشان داده شده است ثبت کنید، از جمله سنت. مطمئن شوید که شماره حساب و دوره صورتحساب صحیح است. استفاده از صورتحساب یا تاریخ اشتباه می‌تواند تمام مقایسه‌های بعدی را گمراه کند.

۲. هر تراکنش بانکی را با اسناد حسابداری مطابقت دهید. واریزی‌ها، پرداخت‌های الکترونیکی، چک‌ها، انتقالات، کارکردها و بهره‌ای که در هر دو مکان ظاهر می‌شوند علامت بزنید. تاریخ، مقدار و توضیح را مقایسه کنید، نه فقط مقدار. دو تراکنش می‌توانند مقدار یکسانی داشته باشند اما فعالیت تجاری متفاوتی را نشان دهند.

۳. لیست تراکنش‌هایی که درونی ثبت شده‌اند اما هنوز توسط بانک نشان داده نشده‌اند. چک‌های معلق، واریزی‌های در حال عبور و پرداخت‌های الکترونیکی برنامه‌ریزی‌شده نمونه‌های رایج هستند. این‌ها تفاوت‌های زمانی هستند، نه لزوماً خطاها. کافی است جزئیات کافی برای شناسایی هر آیتم ثبت کنید و نظارت کنید که آیا در دوره بعدی واضح می‌شود یا نه.

۴. هر تراکنش بانکی غیرمطابق را بررسی کنید. ممکن است هزینه بانکی نیاز به ثبت داشته باشد، دریافت بهره ممکن است از دست رفته باشد، یا تراکنش متعلق به حساب دیگری باشد. مدارک پشتیبان را بررسی کنید و با کارمند مسئول در مورد فعالیت‌های ناشناخته سؤال کنید. هرگز با ارسال یک تنظیم ناشناخته، تطبیق بانکی را مجبور نکنید.

۵. برای ورودی‌های تکراری، معکوس یا تاریخ‌گذاری نادرست بررسی کنید. تاریخچه تراکنش را با تأییدیه‌های پرداخت، فرم‌های واریز و فاکتورها مقایسه کنید. یک پرداخت تکراری می‌تواند هزینه‌ها را بیش از حد برآورد کند، در حالی که یک واریزی از دست رفته می‌تواند نقد و درآمد را کم برآورد کند. جایی که امکان‌پذیر است، ورودی حسابداری اصلی را اصلاح کنید نه اینکه مشکل را در یک تنظیم کلی پنهان کنید.

۶. موجودی تنظیم‌شده را محاسبه کنید. با موجودی بانکی پایانی شروع کنید، واریزی‌های در حال عبور را اضافه کنید، پرداخت‌های معلق را کم کنید و هر تفاوت زمانی معتبر دیگری را در نظر بگیرید. نتیجه باید با موجودی نقدی حسابداری اصلاح‌شده تطبیق داشته باشد. اگر این‌طور نیست، به جای پیشبرد یک تفاوت ناشناخته، ادامه تحقیق کنید.

الگوهای غیرعادی را بررسی کنید

به پرداخت‌هایی نزدیک به حدود تأیید، پرداخت‌های تکراری به یک دریافت‌کننده، هزینه‌های بانکی غیرمنتظره، تنظیمات ریسک‌دار و تراکنش‌های نزدیک به تاریخ قطعی ماه نگاه کنید. این الگوها ممکن است نشانگر ضعف فرآیند یا کلاهبرداری باشند، حتی زمانی که موجودی نهایی تطبیق یافته باشد.

مدرن و تأیید کنید

صورتحساب، شواهد مطابقت، لیست اقلام معلق و توضیح هر اصلاحی ذخیره کنید. شخصی که تطبیق بانکی را تهیه می‌کند باید آن را امضا یا تاریخ‌گذاری کند، و شخصی مستقل باید اصلاحات یا تراکنش‌های غیرعادی را مرور کند. تاریخ پیگیری برای اقلامی که هنوز معلق هستند تنظیم کنید.

از نتایج برای بهبود کنترل‌ها استفاده کنید

اگر یک تفاوت یکسانی مکرراً ظاهر شد، علت آن را پیدا کنید. واریزی‌های تأخیری ممکن است نیاز به برنامه واضح‌تری برای واریزی داشته باشند. هزینه‌های ثبت‌نشده ممکن است نیاز به مرور ماهانه نامه‌های بانکی داشته باشند. چک‌های قدیمی معلق ممکن است نیاز به تأیید با دریافت‌کننده قبل از هر اقدامی داشته باشند.

یک تطبیق بانکی تکمیل‌شده باید موجودی را توضیح دهد، نه فقط اینکه اعداد را هم‌تراز کند. وقتی هر ماه انجام شود و به‌سرعت مرور شود، یک سیستم هشدار زودهنگام برای اشتباهات ثبت، نشت نقدی و شکست‌های کنترلی فراهم می‌کند.