मासिक बैंक समावेशी प्रणाली को बिना गलती छोड़े पूरा करने का तरीका

मासिक बैंक समावेशी प्रणाली आपके लेखांकण रिकॉर्ड की तुलना बैंक द्वारा दिखाए गए लेन-देन से करती है। यह पुष्टि करता है कि दर्ज किया गया नकदी शेष उचित है और अनदेखे हुए लेन-देन, दोहराए गए प्रवेश, समय अंतर, अनधिकृत भुगतान और बैंक शुल्क की खोज में मदद करता है। इसे निरंतर पूरा करना वित्तीय विवरणों की विश्वसनीयता सुधारने के सबसे आसान तरीकों में से एक है।

नियमित समाप्ति बिंदु निर्धारित करें

प्रत्येक समावेशी प्रणाली के लिए एक सुसंगत तारीख चुनें, आम तौर पर महीने के अंतिम दिन। उस अवधि के पूरा बैंक विबरण प्राप्त करें, जिसमें अंतिम शेष और सभी लेन-देन के पृष्ठ शामिल हों। जिस तरह से जीवित शेष पर निर्भर न करें, क्योंकि जमा या भुगतान अभी भी लंबित हो सकते हैं।

शुरू करने से पहले, जमा रिकॉर्ड, भुगतान विवरण, ऋण दिवाना, क्रेडिट कार्ड की जानकारी और असामान्य लेन-देन के दस्तावेज संकलन करें। पिछली समावेशी प्रणाली उपलब्ध रखें ताकि असमाधानीय लेन-देन गलती से गुजर जाएं।

• 1. विबरण अंतिम शेष और समावेशी प्रणाली की तारीख दर्ज करें। बैंक के अंतिम शेष को ठीक उसी तरह दर्ज करें जैसा दिखाया गया है, सहित सेंट। सुनिश्चित करें कि खाता संख्या और विबरण अवधि सही है। गलत विबरण या तारीख का उपयोग करना हर बाद की तुलना भ्रमित कर सकता है।

• 2. प्रत्येक बैंक लेन-देन को लेखांकण रिकॉर्ड से मिलाएं। जमा, इलेक्ट्रॉनिक भुगतान, चेक, स्थानांतरण, शुल्क और ब्याज को चिह्नित करें जो दोनों जगहों पर दिखाई देता है। तारीख, राशि और विवरण की तुलना करें, केवल राशि नहीं। दो लेन-देन समान मूल्य हो सकते हैं लेकिन अलग-अलग व्यवसाय गतिविधि का प्रतिनिधित्व कर सकते हैं।

• 3. उन लेन-देन की सूची बनाएं जो आंतरिक रूप से दर्ज किए गए हैं लेकिन अभी तक बैंक द्वारा दिखाए नहीं गए हैं। बकाया चेक, प्रसंस्करण में जमा और निर्धारित इलेक्ट्रॉनिक भुगतान सामान्य उदाहरण हैं। ये समय अंतर हैं, आवश्यक नहीं कि त्रुटि हों। पर्याप्त विवरण दर्ज करें ताकि प्रत्येक आइटम की पहचान की जा सके और यह निगरानी की जा सके कि क्या यह अगली अवधि में साफ हो जाता है।

• 4. प्रत्येक असमाप्त बैंक लेन-देन की जांच करें। एक बैंक शुल्क को दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है, एक ब्याज प्राप्ति की खोज में मदद कर सकता है, या एक लेन-देन किसी अन्य खाते से संबंधित हो सकता है। समर्थन दस्तावेजों की जाँच करें और अनजान गतिविधि के बारे में जिम्मेदार कर्मचारी से पूछें। किसी असमझा गए समावेशी प्रणाली को जमा करके बाध्य न करें।

• 5. दोहराए गए, उल्टे या गलत तारीख वाले प्रवेश की जाँच करें। लेन-देन इतिहास की तुलना भुगतान पुष्टि, जमा स्लिप और इनवॉइस के साथ करें। एक दोहराया गया भुगतान खर्च को अधिक दर्शा सकता है, जबकि एक अनदेखा जमा दोनों नकदी और राजस्व को कम कर सकता है। मूल लेखांकण प्रवेश को ठीक करें जहाँ तक संभव हो, बिना समस्या को सामान्य समावेशी प्रणाली में छिपाए।

• 6. समायोजित शेष की गणना करें। बैंक अंतिम शेष से शुरू करें, प्रसंस्करण में जमा जोड़ें, बकाया भुगतान घटाएं और कोई अन्य वैध समय अंतर शामिल करें। परिणाम समायोजित लेखांकण नकदी शेष के साथ सहमत होना चाहिए। अगर नहीं है, तो असमझा गया अंतर को आगे न बढ़ाएं।

असामान्य पैटर्न की समीक्षा करें

ऐसे भुगतान की खोज करें जो अनुमोदन सीमा से कम हों, एक ही प्राप्तकर्ता को दोहराए गए भुगतान, अप्रत्याशित बैंक शुल्क, राउंड-डॉलर समावेशी प्रणाली और महीने के अंत समाप्ति बिंदु के पास जमा लेन-देन। ये पैटर्न प्रक्रिया की कमजोरी या धोखाधड़ी का संकेत दे सकते हैं, चाहे अंतिम शेष समावेशी प्रणाली में हो।

दस्तावेज और अनुमोदित करें

विबरण, मिलान प्रमाण, बकाया आइटम की सूची और किसी भी सुधार की व्याख्या सहेजें। समावेशी प्रणाली तैयार करने वाला व्यक्ति इसे हस्ताक्षर या तारीख देना चाहिए, और स्वतंत्र व्यक्ति को महत्वपूर्ण समावेशी प्रणाली या असामान्य लेन-देन की समीक्षा करनी चाहिए। असमाप्त आइटम के लिए फॉलो-अप तारीख निर्धारित करें।

उपयोग करें सुधार के लिए नियंत्रण

अगर वही अंतर दोहराता है, तो उसका कारण ढूंढें। देर से जमा होने वाले जमा के लिए स्पष्ट जमा समय सारणी की आवश्यकता हो सकती है। अदर्जित शुल्क के लिए मासिक बैंक अनुवादन की समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है। पुराने बकाया चेक के लिए किसी भी कार्रवाई के पहले भुगतान किए गए व्यक्ति के साथ पुष्टि करनी चाहिए।

एक पूरा समावेशी प्रणाली शेष की व्याख्या करना चाहिए, केवल नंबरों को सहमत करना नहीं चाहिए। जब हर महीने पूरा किया जाता है और तुरंत समीक्षा की जाती है, तो यह दर्ज करने की गलतियों, नकदी रिसावट और नियंत्रण कार्यों के लिए एक शीघ्र चेतावनी प्रणाली प्रदान करता है।