Cum să efectuați o reconciliere bancară lunară fără a omite erorile

O reconciliere bancară lunară compară înregistrările contabile cu tranzacțiile afișate de banca. Confirmă că soldul de numerar înregistrat este rezonabil și ajută la descoperirea omisiunilor, intrărilor duplicate, diferențele de timp, plățile neautorizate și taxele bancare. Finalizarea constantă a acesteia este una dintre cele mai simple modalități de a crește fiabilitatea rapoartelor financiare.

Stabiliți o dată de tăiere regulată

Alegeți o dată consistentă pentru fiecare reconciliere, de obicei ultima zi a lunii. Obțineți extrasul bancar complet pentru acea perioadă, inclusiv soldul final și toate paginile cu tranzacții. Nu vă bazați numai pe soldul în timp real, deoarece depozitele sau plățile pot fi încă în așteptare.

Înainte de începere, adunați înregistrările de depozite, detaliile plăților, extratele de împrumut, informațiile despre cardurile de credit și documentația pentru tranzacțiile neobisnuite. Păstrați reconcilierea anterioară disponibilă astfel încât elementele nerezolvate să nu fie tratate accidental ca diferențe noi.

• 1. Introduceți soldul final al extrasului și data reconciliării. Înregistrați soldul de închidere al băncii exact așa cum este afișat, inclusiv bani. Confirmați că numărul de cont și perioada extrasului sunt corecte. Utilizarea extrasului sau datei greșite poate face ca orice comparație ulterioară să fie înșcătoare.

• 2. Potriviți fiecare tranzacție bancară cu înregistrările contabile. Marcați depozitele, plățile electronice, cecurile, transferurile, taxele și dobânzile care apar în ambele locuri. Comparați data, suma și descrierea, nu numai suma. Două tranzacții pot avea aceeași valoare dar pot reprezenta activități de afaceri diferite.

• 3. Listați tranzacțiile înregistrate intern dar încă nu afișate de banca. Cecurile neîncasate, depozitele în tranzit și plățile electronice programate sunt exemple comune. Acestea sunt diferențe de timp, nu neapărat erori. Înregistrați suficiente detalii pentru a identifica fiecare element și monitorizați dacă este compențat în perioada următoare.

• 4. Investigați orice tranzacție bancară nepotrivită. O taxă bancară poate necesita înregistrare, o primire de dobândă poate lipsi, sau o tranzacție poate aparține unui alt cont. Verificați documentele de susținere și întrageți angajatul responsabil despre activități neobisnuite. Nu forțați o reconciliere prin contabilizarea unui ajustament neexplicat.

• 5. Verificați intrările duplicate, inversate sau greșit datate. Comparați istoricul tranzacțiilor cu confirmările de plată, biletele de depozit și facturile. O plată duplicată poate supraîstima cheltuielile, în timp ce un depozit lipsă poate subestima atât numerarul, cât și veniturile. Corectați înregistrarea contabilă originală, unde este posibil, în loc de a ascunde problema într-un ajustament general.

• 6. Calculați soldul ajustat. Pornind de la soldul final al băncii, adăugați depozitele în tranzit, scădați plățile în așteptare și includeți orice alte diferențe de timp valabile. Rezultatul ar trebui să corespundă cu soldul de numerar contabil corectat. Dacă nu este cazul, continuați investigația în loc de a transporta o diferență neexplicată înainte.

Revizuiți modelele neobisnuite

Căutați plăți sub limitele de aprobare, plăți repetate către același destinatar, taxele bancare neașteptate, ajustările cu sume rotunde și tranzacțiile înregistrate lângă termenul de tăiere de sfârșit de lună. Aceste modele pot indica slăbiciuni de proces sau frauda, chiar și atunci când soldul final se reconciliează.

Documentați și aprobați

Salvați extrasul, dovezile de potrivire, lista elementelor în așteptare și explicația oricăror corectări. Persoana care pregătește reconcilierea ar trebui să semneze sau să dea data, iar o persoană independentă ar trebui să revizuiască ajustările semnificative sau tranzacțiile neobisnuite. Stabiliți o dată de urmărire pentru elementele care rămân în așteptare.

Folosiți rezultatele pentru a îmbunătăți controlurile

Dacă aceeași diferență apare repedit, identificați cauza. Depozitele întârziate pot necesita un program de depozitare mai clar. Taxele neînregistrate pot necesita o revizuire lunară a corespondenței bancare. Cecurile vechi în așteptare pot necesita confirmarea cu beneficiarul înainte de orice acțiune.

O reconciliere finalizată ar trebui să explice soldul, nu numai să facă numerele să se potrivească. Când este efectuată lunar și revizuită în timp util, oferă un sistem de avertizare precoce pentru erorile de înregistrare, scurgerile de numerar și eșecurile de control.