Kuinka suorittaa kierteiset laskelmat ilman varaston toiminnan pysäyttämistä

Kierteiset laskelmat ovat menetelmä, jolla tarkistetaan valitut varastonimikkeet säännöllisesti sen sijaan, että suljetaan varasto yhdeksi suureksi vuosittaiseksi laskelmaksi. Kun sitä sovelletaan johdonmukaisesti, se auttaa tunnistamaan vastaanottomiset virheet, valmistusvirheet, vahingoitetut tavarat ja sijaintiongelmia ennen kuin ne vaikuttavat asiakastilauksiin tai talouskirjanpitoon.

Tavoitteena ei ole yksinkertaisesti laskea useammin. Tavoitteena on luoda toistettava prosessi, joka selittää, miksi poikkeamia esiintyy, ja estää samoja virheitä toistumasta.

Valitse tarkistettavat nimikkeet

• 1. Ryhmittele varasto arvon, myyntimäärän, riskin tai liiketoiminnan tärkeyden mukaan. Korkean arvon tai nopeasti liikkuvat nimikkeet ansaitsevat yleensä useammat tarkistukset kuin alhaisen arvon, harvoin liikkuvat nimikkeet.

• 2. Määritä jokaiselle ryhmälle laskelma tahti. Esimerkiksi kriittiset nimikkeet voidaan tarkistaa viikoittain, keskivälissä prioriteetin nimikkeet kuukausittain ja alhaisen prioriteetin nimikkeet useisiin kertoihin vuodessa. Säädä aikataulu tarkistaessasi todellisia virherateja.

• 3. Ota mukaan nimikkeet, joilla on poikkeamien historiaa, usein vahingoittuvat pakkaukset tai monipuoliset säilytyspaikat, vaikka niiden rahoitusarvo olisikin alhainen.

Valmistaudu laskelmaan

• 4. Luo laskelmaa varten tarkistettavien nimike- ja sijaintilista ennen kuin laskelma alkaa. Ota mukaan kaikki oleelliset säilytysalueet, ylikuormitusalueet, valmistelualueet ja paluuvarastot, jotta varasto jää täyteen.

• 5. Kysy laskelijan kirjaamaan fyysisen määrän ilman, että odotettu määrä näytetään ensin. Tämä piilokirjoitus vähentää riskiä, että laskelija kopioi olemassa olevan numeron tarkistamatta tavaraa.

• 6. Päätä, miten käsitellään varastoa, joka vastaanotetaan, valitaan, siirretään, palautetaan tai asetetaan tarkastettavaksi laskelman aikana. Pysäytä nämä toiminnot valitulle sijainnille, tai kirjaa jokainen liike erikseen.

Laske johdonmukaisesti

• 7. Laske joka yksikkö määriteltyjen sääntöjen mukaan. Päätä etukäteen, miten käsitellään avatut kartiot, puutteelliset kartiot, paketit, vahingoitetut tavarat ja laadun tarkastusta odottavat tavarat.

• 8. Tarkista merkinnät, nimikekuvaukset ja säilytyspaikat osana laskelmaa. Määrä voi näyttää oikealta, vaikka se kuuluisi toiseen nimkeeseen tai sijaintiin.

• 9. Kutsu toinen henkilö laskemaan merkittävät erot tai vaikeasti tunnistettavat nimikkeet uudelleen. Itsenäiset uudelleenlaskelmat ovat erityisen hyödyllisiä korkean arvon tavarille ja sekoitetuille paketille.

Tutki poikkeamia

• 10. Vertaa fyysistä laskelmaa kirjattuun määrään vasta ensimmäisen laskelman jälkeen. Varmista, että viimeaikaiset vastaanotot, lähetykset, siirrot ja paluuvarastot on kirjattu oikeaan ajanjakseen.

• 11. Seuraa nimakkeen liikettä ja tarkista läheiset sijainnit. Yleiset syyt ovat varasto väärään paikkaan laittaminen, päällekkäiset merkinnät, kirjaamattomat vahingot, väärät mittayksiköt ja lähetysalueeseen jätytyt tavarat.

• 12. Korjaa määrä vasta, kun syy on dokumentoitu ja hyväksytty valtuutetun työntekijän toimesta. Selittämätön säätö voi korjata numeron tilapäisesti ilman prosessin korjaamista.

Käytä tuloksia parantaaksesi toimintaa

Korvaa poikkeamia syy, sijainti, työntekijän tehtävä ja tuotetyypin mukaan. Jos virheet keskittyvät vastaanottoon, vertaa toimittajan asiakirjoja toimitettuihin määriin. Jos ne esiintyvät valmistuksessa, tarkastele samanlaiset pakkaukset, epäselvät merkinnät ja kiireelliset menettelyt.

Pidä yksinkertainen muistiinpano laskelmapäivästä, nimikkeestä, sijainnista, lasketusta määrästä, kirjatussa määrästä, erosta, syystä ja korjaatoimenpiteestä. Seuraa tarkkuutta ajan myötä, mutta älä tuomitse suorituksia pelkästään korjausten määrällä. Luotettava prosessi myös vähentää toistuvia virheitä ja välttää tarpeettomat uudelleenlaskelmat.

Lopuksi muuta laskelmaa koskeva aikataulu, kun nähtävät todisteet muuttuvat. Lisää huomiota toistuville poikkeamille ja vähennä tahtia vain silloin, kun tarkkuus pysyy vakaana useiden laskelmaikojen aikana. Tämä luo käytännöllisen tasapainon varastonhallinnan ja keskeyttämättömän varaston työn välillä.