Jinsi ya Kufanya Hesabu za Mzunguko Bila Kusimamisha Shughuli za Ghala

Hesabu ya mzunguko ni mbinu ya kukagua bidhaa za hesabu zilizochaguliwa mara kwa mara badala ya kufunga ghala kwa hesabu moja kubwa ya mwaka. Ikifanywa kwa uthabiti, husaidia kutambua makosa ya upokeaji, makosa ya uchukuaji, bidhaa zilizoharibika na matatizo ya eneo kabla ya kuathiri maagizo ya wateja au kumbukumbu za fedha.

Lengo siyo tu kuhesabu mara nyingi zaidi. Lengo ni kuunda mchakato unaorudiwa unaoeleza kwa nini tofauti hutokea na kuzuia makosa yale yale kurudi.

Chagua bidhaa za kuhesabu

• 1. Panga hesabu kwa thamani, kiasi cha mauzo, hatari au umuhimu wa biashara. Bidhaa za thamani ya juu au zinazosonga haraka kwa kawaida hustahili ukaguzi wa mara kwa mara zaidi kuliko bidhaa za thamani ya chini ambazo hazisongi mara kwa mara.

• 2. Weka mzunguko wa kuhesabu kwa kila kundi. Kwa mfano, bidhaa muhimu zinaweza kukaguliwa kila wiki, bidhaa za kipaumbele cha kati kila mwezi na bidhaa za kipaumbele cha chini mara kadhaa kwa mwaka. Rekebisha ratiba baada ya kukagua viwango halisi vya makosa.

• 3. Jumuisha bidhaa zenye historia ya tofauti, uharibifu wa mara kwa mara, vifungashio vinavyochanganya au maeneo mengi ya kuhifadhi, hata kama thamani yake ya fedha ni ndogo.

Andaa hesabu

• 4. Tengeneza orodha ya bidhaa na maeneo ya kukaguliwa kabla ya hesabu kuanza. Jumuisha maeneo yote husika ya kuhifadhi, nafasi za ziada, kanda za maandalizi na maeneo ya marejesho ili hisa isikosekane.

• 5. Mwambie mhesabuji aandike kiasi halisi bila kuonyeshwa kiasi kinachotarajiwa kwanza. Hesabu hii ya kipofu hupunguza hatari ya kunakili namba iliyopo badala ya kukagua bidhaa.

• 6. Amua jinsi ya kushughulikia hisa inayopokelewa, inayochukuliwa, inayohamishwa, inayorejeshwa au inayotengwa kwa ukaguzi wakati wa hesabu. Simamisha shughuli hizo kwa eneo lililochaguliwa, au rekodi kila mwendo kando.

Hesabu kwa uthabiti

• 7. Hesabu kila kipimo kulingana na kanuni iliyofafanuliwa. Amua mapema jinsi ya kushughulikia masanduku yaliyofunguliwa, katoni zilizo na sehemu, vifungo, bidhaa zilizoharibika na bidhaa zinazosubiri ukaguzi wa ubora.

• 8. Kagua lebo, maelezo ya bidhaa na maeneo ya kuhifadhi kama sehemu ya hesabu. Kiasi kinaweza kuonekana sahihi huku kwa kweli kikihusiana na bidhaa au eneo tofauti.

• 9. Mwambie mtu wa pili ahesabu upya tofauti kubwa au bidhaa ambazo ni vigumu kutambua. Hesabu upya huru ni muhimu hasa kwa bidhaa za thamani ya juu na katoni zilizochanganywa.

Chunguza tofauti

• 10. Linganisha hesabu halisi na kiasi kilichorekodiwa baada tu ya hesabu ya kwanza kukamilika. Thibitisha kwamba upokeaji wa hivi karibuni, usafirishaji, uhamishaji na marejesho yalirekodiwa katika kipindi sahihi.

• 11. Fuatilia historia ya mwendo wa bidhaa na kagua maeneo ya karibu. Sababu za kawaida ni pamoja na hisa iliyowekwa kwenye chombo kibaya, lebo zilizorudiwa, uharibifu usiorekodiwa, vipimo visivyo sahihi vya kipimo na bidhaa zilizoachwa katika eneo la usafirishaji.

• 12. Rekebisha kiasi baada tu ya sababu kurekodiwa na kuidhinishwa na mfanyakazi aliyeidhinishwa. Marekebisho yasiyoelezwa yanaweza kurekebisha namba kwa muda bila kurekebisha mchakato.

Tumia matokeo kuboresha shughuli

Kagua tofauti kwa sababu, eneo, kazi ya mfanyakazi na aina ya bidhaa. Ikiwa makosa yanajikita katika upokeaji, linganisha nyaraka za msambazaji na kiasi kilichowasilishwa. Ikiwa yanatokea wakati wa uchukuaji, chunguza vifungashio vinavyofanana, lebo zisizo wazi na taratibu za haraka.

Weka kumbukumbu rahisi ya tarehe ya hesabu, bidhaa, eneo, kiasi kilichohesabiwa, kiasi kilichorekodiwa, tofauti, sababu na hatua ya kurekebisha. Fuatilia usahihi kwa muda, lakini usihukumu utendaji kwa idadi ya marekebisho pekee. Mchakato wa kuaminika pia hupunguza makosa yanayorudiwa na kuepuka hesabu upya zisizo za lazima.

Hatimaye, rekebisha ratiba ya kuhesabu wakati ushahidi unabadilika. Ongeza umakini kwa bidhaa au maeneo yenye tofauti zinazorudiwa, na punguza mzunguko tu wakati usahihi unabaki thabiti kwa mizunguko kadhaa ya kuhesabu. Hii huunda uwiano wa kiutendaji kati ya udhibiti wa hesabu na kazi ya ghala isiyokatizwa.