गोदाम के कार्य बिना रोके चक्रीय गणना कैसे करें

चक्रीय गणना एक ऐसी विधि है जिसमें चुने हुए स्टॉक वस्तुओं की नियमित रूप से जाँच की जाती है बजाय इसके कि गोदाम को एक बड़ी वार्षिक गणना के लिए बंद कर दिया जाए। यदि इसे लगातार अपनाया जाए तो यह प्राप्ति में त्रुटियां, पिकिंग त्रुटियां, क्षतिग्रस्त सामान और स्थान संबंधित समस्याओं को ग्राहक आदेशों या वित्तीय अभिलेखों पर होने वाले प्रभाव से पहले पहचानने में मदद करती है।

लक्ष्य सिर्फ अधिक बार गणना करना नहीं है। लक्ष्य यह बनाना है कि एक दोहराये जाने वाली प्रक्रिया बनाई जाए जो यह स्पष्ट करे कि अंतर क्यों होते हैं और यह सुनिश्चित करे कि वही त्रुटियां दोबारा न हों।

किन वस्तुओं का चयन करें

• 1. इन्वेंटरी को मूल्य, बिक्री आयतन, जोखिम या व्यावसायिक महत्व के आधार पर समूहित करें। उच्च मूल्य वाली या तेजी से चलने वाली वस्तुओं को अक्सर ऐसी कम मूल्य वाली वस्तुओं से अधिक बार जाँचे जाने की आवश्यकता होती है जो शुरू नहीं होतीं।

• 2. प्रत्येक समूह के लिए एक गणना आवृत्ति निर्धारित करें। उदाहरण के रूप में, महत्वपूर्ण वस्तुओं को साप्ताहिक रूप से, मध्यम प्राथमिकता वाली वस्तुओं को मासिक रूप से और कम प्राथमिकता वाली वस्तुओं को साल में कई बार जाँचा जा सकता है। वास्तविक त्रुटि दरों की समीक्षा के बाद अनुसूची समायोजित करें।

• 3. उन वस्तुओं को शामिल करें जिनका इतिहास अंतरों, बार-बार क्षति, अस्पष्ट पैकेजिंग या कई स्थानों पर संग्रहण का है, चाहे उनका मौजूदा मूल्य कम ही क्यों न हो।

गणना की तैयारी करें

• 4. गणना शुरू होने से पहले जाँची जाने वाली वस्तुओं और स्थानों की एक सूची तैयार करें। सभी संबंधित संग्रहण क्षेत्र, ओवरफ्लो स्पेस, स्टेजिंग जोन और रिटर्न एरिया शामिल करें ताकि स्टॉक न छूटे।

• 5. गणनाकार से अनुरोध करें कि वह वास्तविक मात्रा को बिना प्रदर्शित मान को दिखाए रिकॉर्ड करें। यह अंधी गणना मौजूदा नंबर की नकल करने के जोखिम को कम करती है बजाय इसके कि सामान की जाँच की जाए।

• 6. गणना के दौरान प्राप्त की जाने, पिक की जाने, हटाई जाने, वापस की जाने या जाँच के लिए अलग किए जाने वाले स्टॉक के साथ निपटने का फैसला करें। चुने गए स्थान के लिए उन गतिविधियों को रोकें या प्रत्येक गति को अलग से रिकॉर्ड करें।

एक समान रूप से गणना करें

• 7. प्रत्येक इकाई को एक परिभाषित नियम के अनुसार गिनें। खुले केस, आंशिक कार्टॉन, बंडल, क्षतिग्रस्त सामान और गुणवत्ता जाँच के लिए इंतजार में सामान के साथ निपटने के बारे में पहले से फैसला करें।

• 8. गणना के हिस्से के रूप में लेबल, वस्तु विवरण और संग्रहण स्थानों की जाँच करें। एक मात्रा सही दिख सकती है जबकि वास्तव में यह एक अलगी वस्तु या स्थान से संबंधित हो।

• 9. महत्वपूर्ण अंतरों या अलग-अलग पहचाने जाने वाली वस्तुओं के लिए दूसरे व्यक्ति से पुनर्गणना करवाएं। स्वतंत्र पुनर्गणना विशेष रूप से उच्च मूल्य वाले सामान और मिश्रित कार्टॉन के लिए उपयोगी है।

अंतरों की जाँच करें

• 10. पहली गणना पूरी होने के बाद ही वास्तविक गणना को अभिलेखित मात्रा से तुलना करें। पुष्टि करें कि हाल ही में प्राप्ति, भेजन, स्थानांतरण और वापसी को सही अवधि में अभिलेखित किया गया है।

• 11. वस्तु की गति इतिहास को ट्रैस करें और निकट स्थानों की जाँच करें। आम कारणों में गलत बिन में स्टॉक रखना, डुप्लिकेट लेबल, अभिलेखित क्षति, गलत इकाई माप और डिस्पैच क्षेत्र में छोड़ा गया सामान शामिल है।

• 12. केवल तब ही मात्रा सुधारें जब कारण दस्तावेज किया गया हो और एक अधिकृत कर्मचारी द्वारा अनुमोदित हो। एक अस्पष्ट समायोजन समस्या को अस्थायी रूप से ठीक कर सकता है बिना प्रक्रिया ठीक किए बिना।

परिणामों का उपयोग करके संचालन में सुधार करें

त्रुटियों को कारण, स्थान, कर्मचारी कार्य और उत्पाद प्रकार के आधार पर समीक्षा करें। यदि त्रुटियां प्राप्ति के आसपास होती हैं तो आपूर्तिकर्ता दस्तावेजों की तुलना वितरित मात्रा से करें। यदि वे पिकिंग के दौरान होती हैं तो समान पैकेजिंग, अस्पष्ट लेबल और जल्दी प्रक्रियाओं की जाँच करें।

गणना की तारीख, वस्तु, स्थान, गिनी गई मात्रा, अभिलेखित मात्रा, अंतर, कारण और सुधारात्मक कार्रवाई के बारे में एक सरल अभिलेख रखें। समय के साथ सटिकता को ट्रैक करें, लेकिन केवल समायोजनों की संख्या से कार्यनिष्पादन का निर्णय न करें। एक भरोसेमंद प्रक्रिया दोहराने वाली त्रुटियों को कम करती है और अनावश्यक पुनर्गणना से बचाती है।

अंत में, जब साक्ष्य बदले तो गणना की अनुसूची संशोधित करें। बार-बार अंतरों वाली वस्तुओं और स्थानों पर ध्यान दिएं, और केवल तब आवृत्ति कम करें जब सटिकता कई गणना चक्रों में स्थिर रहे। यह इन्वेंटरी नियंत्रण और अबाधित गोदाम कार्य के बीच एक व्यावहारिक संतुलन बनाता है।