Cum să efectuați numărătoarea ciclică fără a opri operațiunile depozitului

Numărătoarea ciclică este o metodă de verificare a anumitor articole din stoc în mod regulat, în loc să închizi depozitul pentru o singură numărătoare anuală de mari dimensiuni. Efectuată în mod constant, aceasta ajută la identificarea erorilor de recepție, a erorilor de preluare, a mărfurilor deteriorate și a problemelor de localizare înainte ca acestea să afecteze comenzile clienților sau înregistrările financiare.

Scopul nu este doar acela de a număra mai des. Scopul este acela de a crea un proces repetabil care explică de ce apar diferențele și previne reapariția aceluiași tip de erori.

Alegeți ce articole să numărați

• 1. Grupați stocul în funcție de valoare, volum de vânzări, risc sau importanță pentru afacere. Articolele de mare valoare sau cele care se mișcă rapid merită, de obicei, verificări mai frecvente decât articolele de valoare redusă care se mișcă rar.

• 2. Stabiliți o frecvență de numărare pentru fiecare grup. De exemplu, articolele critice pot fi verificate săptămânal, articolele cu prioritate medie lunar, iar articolele cu prioritate scăzută de câteva ori pe an. Ajustați programul după ce ați analizat ratele reale ale erorilor.

• 3. Includeți articolele care au un istoric de discrepanțe, deteriorări frecvente, ambalaje confuze sau mai multe locații de depozitare, chiar dacă valoarea lor monetară este redusă.

Pregătiți numărătoarea

• 4. Creați o listă de articole și locații care urmează să fie verificate înainte de începerea numărătoarei. Includeți toate zonele de depozitare relevante, spațiile de depozitare suplimentare, zonele de așteptare și zonele de returnare, astfel încât stocul să nu fie omis.

• 5. Cereți persoanei care numără să înregistreze cantitatea fizică fără a-i arăta mai întâi cantitatea așteptată. Această numărătoare oarbă reduce riscul de a copia un număr existent în loc să verificați mărfurile.

• 6. Decideți cum să gestionați stocul care este recepționat, preluat, mutat, returnat sau pus deoparte pentru inspecție în timpul numărătoarei. Opriți aceste activități pentru locația selectată sau înregistrați fiecare mișcare separat.

Numărați în mod constant

• 7. Numărați fiecare unitate conform unei reguli definite. Decideți dinainte cum să tratați cutiile deschise, cutiile parțiale, pachetele, mărfurile deteriorate și mărfurile așteptând evaluarea calității.

• 8. Verificați etichetele, descrierile articolelor și locațiile de depozitare în timpul numărătoarei. O cantitate poate părea corectă, în timp ce, de fapt, aparține unui articol sau unei locații diferite.

• 9. Cereți unei a doua persoane să recounteze diferențele semnificative sau articolele care sunt dificil de identificat. Recountările independente sunt deosebit de utile pentru mărfurile de mare valoare și pentru cutiile mixte.

Investigați diferențele

• 10. Comparați numărătoarea fizică cu cantitatea înregistrată doar după ce prima numărătoare este finalizată. Confirmați că recepțiile, expedierile, transferurile și returnările recente au fost înregistrate în perioada corectă.

• 11. Urmăriți istoricul mișcărilor articolului și inspectați locațiile învecinate. Cauzele obișnuite includ stocul plasat în binul greșit, etichetele duplicate, deteriorarea neînregistrată, unitățile de măsură incorecte și mărfurile lăsate într-o zonă de expediere.

• 12. Corectați cantitatea doar după ce cauza a fost documentată și aprobată de un angajat autorizat. O ajustare neexplicată poate remedia numărul temporar, fără a remedia procesul.

Utilizați rezultatele pentru a îmbunătăți operațiunile

Analizați discrepanțele după cauză, locație, sarcina angajatului și tipul de produs. Dacă erorile se concentrează în jurul recepției, comparați documentele furnizorului cu cantitățile livrate. Dacă acestea apar în timpul preluării, examinați ambalajele similare, etichetele neclare și procedurile grăbite.

Păstrați un registru simplu al datei numărătoarei, articolului, locației, cantității numărate, cantității înregistrate, diferenței, cauzei și măsurii corective. Urmăriți acuratețea în timp, dar nu judecați performanța doar după numărul de ajustări. Un proces fiabil reduce, de asemenea, erorile repetate și evită recountările inutile.

În cele din urmă, revizuiți programul de numărare atunci când dovezile se schimbă. Acordați mai multă atenție articolelor sau locațiilor cu discrepanțe repetate și reduceți frecvența doar atunci când acuratețea rămâne stabilă pe parcursul mai multor cicluri de numărare. Acest lucru creează un echilibru practic între controlul stocurilor și desfășurarea neîntreruptă a activităților de depozitare.