Paano Magsagawa ng Cycle Counts Nang Hindi Itinitigil ang Operasyon ng Bodega

Ang cycle counting ay isang paraan ng regular na pagsuri sa mga piling item ng imbentaryo sa halip na isara ang bodega para sa isang malaking taunang pagbilang. Kapag ginawa nang tuloy-tuloy, nakakatulong itong matukoy ang mga pagkakamali sa pagtanggap, mga error sa pagpili, mga nasirang kalakal at mga problema sa lokasyon bago pa ito makaapekto sa mga order ng customer o mga talaan ng pananalapi.

Ang layunin ay hindi lamang ang mas madalas na pagbilang. Ang layunin ay lumikha ng isang prosesong maaaring ulitin na nagpapaliwanag kung bakit nangyayari ang mga pagkakaiba at pumipigil sa mga parehong error na bumalik.

Pumili kung aling mga item ang bibilangin

• 1. Ipangkat ang imbentaryo ayon sa halaga, dami ng benta, panganib o kahalagahan sa negosyo. Ang mga item na may mataas na halaga o mabilis gumalaw ay karaniwang nangangailangan ng mas madalas na pagsuri kaysa sa mga item na mababa ang halaga na bihirang gumalaw.

• 2. Magtakda ng dalas ng pagbilang para sa bawat pangkat. Halimbawa, ang mga kritikal na item ay maaaring suriin linggu-linggo, ang mga medium-priority na item ay buwan-buwan at ang mga low-priority na item ay ilang beses sa isang taon. Iwasto ang iskedyul pagkatapos suriin ang aktwal na mga rate ng error.

• 3. Isama ang mga item na may kasaysayan ng mga pagkakaiba, madalas na pinsala, nakakalitong packaging o maraming lokasyon ng imbakan, kahit na mababa ang halaga ng pera nito.

Ihanda ang pagbilang

• 4. Gumawa ng listahan ng mga item at lokasyon na susuriin bago magsimula ang pagbilang. Isama ang lahat ng kaugnay na lugar ng imbakan, mga espasyong pang-overflow, mga staging zone at mga lugar ng returns upang hindi makaligtaan ang stock.

• 5. Hilingin sa nagbibilang na itala ang pisikal na dami nang hindi muna ipinapakita ang inaasahang dami. Ang blind count na ito ay nagpapababa ng panganib na kopyahin ang umiiral na numero sa halip na suriin ang mga kalakal.

• 6. Magpasya kung paano haharapin ang stock na tinatanggap, pinipili, inililipat, ibinabalik o inilalaan para sa inspeksyon sa panahon ng pagbilang. I-pause ang mga aktibidad na iyon para sa napiling lokasyon, o itala ang bawat paggalaw nang hiwalay.

Magbilang nang tuloy-tuloy

• 7. Bilangin ang bawat yunit ayon sa tinukoy na patakaran. Magpasya nang maaga kung paano haharapin ang mga bukas na kahon, bahagyang karton, bundle, nasirang kalakal at mga kalakal na naghihintay ng pagsusuri ng kalidad.

• 8. Suriin ang mga label, paglalarawan ng item at lokasyon ng imbakan bilang bahagi ng pagbilang. Ang isang dami ay maaaring magmukhang tama habang aktwal na kabilang sa ibang item o lokasyon.

• 9. Magkaroon ng pangalawang tao na muling magbilang ng mga makabuluhang pagkakaiba o mga item na mahirap tukuyin. Ang mga independiyenteng muling pagbilang ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga kalakal na may mataas na halaga at magkakahalong karton.

Imbestigahan ang mga pagkakaiba

• 10. Ihambing ang pisikal na bilang sa naitalang dami pagkatapos lamang makumpleto ang unang pagbilang. Kumpirmahin na ang mga kamakailang resibo, pagpapadala, paglilipat at pagbabalik ay naitala sa tamang panahon.

• 11. Subaybayan ang kasaysayan ng paggalaw ng item at siyasatin ang mga kalapit na lokasyon. Kabilang sa mga karaniwang dahilan ang stock na nailagay sa maling bin, doble ang label, hindi naitalang pinsala, maling yunit ng sukat at mga kalakal na naiwan sa lugar ng dispatch.

• 12. Iwasto ang dami lamang pagkatapos maidokumento at maaprubahan ng awtorisadong empleyado ang dahilan. Ang isang adjustment na hindi maipaliwanag ay maaaring pansamantalang ayusin ang numero nang hindi inaayos ang proseso.

Gamitin ang mga resulta upang mapabuti ang operasyon

Suriin ang mga pagkakaiba ayon sa dahilan, lokasyon, gawain ng empleyado at uri ng produkto. Kung nagkukumpol ang mga error sa pagtanggap, ihambing ang mga dokumento ng supplier sa mga naideliver na dami. Kung nangyayari ang mga ito sa panahon ng pagpili, suriin ang magkatulad na packaging, hindi malinaw na mga label at nagmamadaling pamamaraan.

Panatilihin ang isang simpleng talaan ng petsa ng pagbilang, item, lokasyon, binilang na dami, naitalang dami, pagkakaiba, dahilan at corrective action. Subaybayan ang katumpakan sa paglipas ng panahon, ngunit huwag hatulan ang pagganap sa bilang lamang ng mga adjustment. Ang isang maaasahang proseso ay nagpapababa rin ng mga paulit-ulit na error at umiiwas sa mga hindi kinakailangang muling pagbilang.

Sa huli, baguhin ang iskedyul ng pagbilang kapag nagbago ang ebidensya. Dagdagan ang pansin sa mga item o lokasyon na may paulit-ulit na pagkakaiba, at bawasan ang dalas lamang kapag nananatiling matatag ang katumpakan sa ilang mga cycle ng pagbilang. Lumilikha ito ng praktikal na balanse sa pagitan ng kontrol ng imbentaryo at walang patid na trabaho sa bodega.