Jak vytvořit harmonogram následného kontaktu u potenciálních zákazníků, který zabraňuje zmeškání příležitostí

Harmonogram následného kontaktu u potenciálních zákazníků přeměňuje zájem v opakovatelný prodejní proces. Bez něj mohou potenciální zákazníci během jednoho týdne obdržet několik zpráv a poté na měsíc nic slyšet. Praktický harmonogram nepožaduje neustálý kontakt. Vyžaduje jasné časování, užitečné důvody, proč kontaktovat, a jasný další krok po každé konverzaci.

Začněte s ohledem na zájem potenciálního zákazníka

Ne každý potenciální zákazník si zaslouží stejný vzorec následného kontaktu. Někdo žádá o návrh má jiný stupeň naléhavosti než někdo, kdo si stáhne průvodce nebo položí obecnou otázku. Klasifikujte potenciální zákazníky podle jejich nedávní aktivity, připravenosti k nákupu, potenciální hodnoty a očekávaného časového rámce rozhodnutí.

Použijte jednoduché kategorie, jako jsou naléhaví, aktivní, rozvíjející se a neaktivní. Kategorie by měly být srozumitelné celému týmu. Vyhněte se vytváření příliš mnoha úrovní, aby zaměstnanci dělali odlišné úsudkové závěry o stejném typu potenciálního zákazníka.

• 1. Definujte čas první odpovědi.

Rozhodněte, jak rychu každou kategorii potenciálních zákazníků má obdržet první odpověď. Přímý požadavek na cenovou nabídku, dostupnost nebo konzultaci obvykle vyžaduje rychlejší reakci než obecná dotazka. Stanovte si realistický standard, který mohou zaměstnanci pravidelně splňovat, včetně dovolených, nepřítomnosti a rušných období.

První odpověď nemusí obsahovat všechny odpovědi. Měla by potvrzovat přijmutí zprávy, odpovídat na okamžitou otázku, pokud je to možné, a navrhovat jasný další krok. Pokud je potřeba dalšího výzkumu, uveďte, kdy by měl potenciální zákazník očekávat aktualizaci.

• 2. Plánujte následné kontakty podle hodnoty, ne opakování.

Každý následný kontakt by měl mít účel. Můžete odpovědět na otázku, sdílet příslušný příklad, upřesnit požadavek, vysvětlit možnost nebo potvrdit, zda se priority nezměnily. Zprávy, které jen říkají „jen kontroluji“, jsou snadno ignorovány, protože nepotenciálnímu zákazníkovi dávají žádný důvod k odpovědi.

Zapište pravděpodobný účel každého plánovaného kontaktu. To dělá harmonogram užitečnějším a pomáhá různým zaměstnancům pokračovat v konverzaci bez odesílání duplicitních informací.

• 3. Zvolte kontaktní rytmus podle kategorie potenciálních zákazníků.

Pro aktivního potenciálního zákazníka plánujte bližší kontakt během hodnocení možností. Jakmile se potenciální zákazník stává méně reaktivním, zvyšujte mezery mezi zprávami místo častých připomenutí. Rozvíjející se potenciální zákazník může potřebovat občasné vzdělávací materiály nebo vhodnou otázku místo prodejní žádosti.

Používejte více než jeden komunikační kanál jen tehdy, když je to vhodné a povoleno. Udržujte zprávu konzistentní napříč kanály a vyhněte se opakovanému kontaktování stejné osoby přes všechny dostupné způsoby.

• 4. Přiraďte zodpovědnost za každý další krok.

Následný kontakt se snadno zmešká, když odpovědnost není jasná. Po každé interakci zapište, kdo bude jednat, co udělá a kdy je to dlužné. Pokud musí poskytnout informace jiný zaměstnanec, přiřaďte tento interní úkol okamžitě místo čekání, až se přiblíží lhůta.

Zodpovědnost by měla zůstávat jasná, když prodejce odejde, změní roli nebo převede příležitost. Měli by moci manažeři identifikovat zpožděné akce bez spoléhání na osobní schránky nebo paměť.

• 5. Stanovte pravidlo zastavení a recyklace.

Harmonogram by měl definovat, kdy se opakovaný následný kontakt zastaví. Například po několika nezodpovězených pokusech během rozumného období odešlete laskavé uzavírací zprávy, které nechávají otevřenou dveře. Nepovažujte potenciálního zákazníka za trvale ztraceného jen proto, že časování není správné.

Přesuňte vhodné neaktivní potenciální zákazníky do dlouhodobého komunikačního plánu. Navštěvujte je, když existuje vhodný důvod, jako je nová služba, sezónní potřeba nebo dříve projednaný termín. Odstraňte lidi, kteří požadovali, aby nebyli kontaktováni.

Recenze harmonogramu pravidelně

Změřte, zda odpovědi přicházejí v očekávaném čase, zda se příležitosti rozvíjejí a kde jsou následné kontakty zpožděny. Zeptejte se zaměstnanců, které zprávy produkují užitečné odpovědi a které se zdají zbytečné. Upravte časování a obsah na základě těchto pozorování, přičemž proces zachováte dostatečně jednoduchý, aby byl každý den proveditelný.