Kuinka rakentaa liidien seurantaaikataulu, joka estää menetetyt mahdollisuudet

Liidien seurantaaikataulu muuntaa kiinnostuksen toistettavaksi myyntiprosessiksi. Ilman sitä potentiaaliset asiakkaat voivat saada useita viestejä yhden viikon aikana ja sitten olla kuulematta mitään kuukauden ajan. Käytännöllinen aikataulu ei edellytä jatkuvaa yhteydenpitoa. Se vaatii selkeän ajoituksen, hyödylliset syyt yhteydenottoon ja määritellyn seuraavan toimenpiteen jokaisen keskustelun jälkeen.

Aloita liidin tarkoituksesta

Kaikki liidit eivät ansaitse samaa seurantamallia. Tarjousta pyytävä henkilö on eri kiireellisyyden tasolla kuin opasta lataava tai yleiskysymyksen esittävä. Luokittele liidit niiden viimeisimmän toiminnan, ostovalmiuden, potentiaalisen arvon ja odotetun päätösaikataulun perusteella.

Käytä yksinkertaisia luokkia, kuten kiireellinen, aktiivinen, kehittyvä ja passiivinen. Luokkien tulee olla helposti koko tiimin ymmärrettävinä. Vältä luomasta niin monta tasoa, että työntekijät tekevät erilaisia arvioita samanlaisesta potentiaalisesta asiakkaasta.

• 1. Määritä ensimmäisen vastauksen aikaraja.

Päätä, kuinka nopeasti kunkin liidiluokan tulisi saada alkupäiväys. Hinta-, saatavuus- tai konsultointipyyntö vaatii yleensä nopeampaa huomiota kuin yleinen tiedustelu. Aseta realistinen standardi, jonka työntekijät voivat täyttää johdonmukaisesti, myös lomien, henkilöstön poissaolojen ja kiireisten jaksojen aikana.

Ensimmäinen vastaus ei tarvitse sisältää kaikkia vastauksia. Sen tulee vahvistaa vastaanotto, käsitellä välitön kysymys mahdollisuuksien mukaan ja ehdottaa selkeän seuraavan askeleen. Jos lisätutkimusta tarvitaan, ilmoita, milloin potentiaalinen asiakas voi odottaa päivitystä.

• 2. Suunnittele seurannat arvon ympärille, ei toiston perusteella.

Jokaisella seurannalla tulee olla tarkoitus. Voit vastata kysymykseen, jakaa relevantin esimerkin, selventää vaatimusta, selittää vaihtoehdon tai vahvistaa, ovatko prioriteetit muuttuneet. Viestit, jotka sanovat vain “tarkistetaan tilannetta”, on helppo sivuuttaa, koska ne eivät anna potentiaaliselle asiakkaalle syytä vastata.

Kirjaa ylös kunkin suunnitellun yhteydenoton todennäköinen tarkoitus. Tämä tekee aikataulusta hyödyllisemmän ja auttaa eri työntekijöitä jatkamaan keskustelua ilman päällekkäistä tiedon lähettämistä.

• 3. Valitse yhteydenottotahti liidiluokan mukaan.

Aktiiviselle liidille suunnittele tiheämpi yhteydenotto, kun potentiaalinen asiakas arvioi vaihtoehtoja. Kun liidi reagoi vähemmän, pidennä viestien välistystä sen sijaan, että lähetettäisiin usein muistutuksia. Kehittyvä liidi saattaa tarvita satunnaista koulutussisältöä tai ajankohtaista kysymystä myyntipyyntöön sijaan.

Käytä useampaa kuin yhtä viestintäkanavaa vain, kun se on asianmukaista ja sallittua. Pidä viesti yhdenmukaisena eri kanavissa, ja vältä toistuvaa yhteydenottoa kaikilla mahdollisilla tavoilla.

• 4. Määritä omistajuus jokaiselle seuraavalle toimenpiteelle.

Seuranta jää helposti huomiotta, jos vastuu on epäselvä. Jokaisen vuorovaikutuksen jälkeen kirjaa, kuka toimii, mitä hän tekee ja milloin se on määräaikaan mennessä. Jos toinen työntekijä tarvitsee toimittaa tietoa, määritä sisäinen tehtävä välittömästi sen sijaan, että odotettaisiin määräajan lähestymistä.

Omistajuuden tulee pysyä selkeänä, kun myyjä on poissa, vaihtaa roolia tai siirtää mahdollisuuden. Johtajan tulee pystyä tunnistamaan viivästyneet toimenpiteet ilman henkilökohtaisten postilaatikoiden tai muistin varaan turvaamista.

• 5. Aseta lopetus- ja kierrätyssääntö.

Aikataulun tulee määritellä, milloin toistuva seuranta lopetetaan. Esimerkiksi useiden vastaamattomien yritysten jälkeen kohtuullisella aikavälillä lähetä kohtelias päätösviesti, joka pitää oven auki. Älä merkitse liidiä pysyvästi kadonneeksi pelkästään siksi, että ajoitus on ollut väärä.

Siirrä sopivat passiiviset liidit pitkäaikaisempaan viestintäsuunnitelmaan. Palaa niihin, kun on relevantti syy, kuten uusi palvelu, kausitarve tai aiemmin sovittu määräaika. Poista ne, jotka pyytävät, ettei heihin oteta yhteyttä.

Tarkastele aikataulua säännöllisesti

Mittaa, saapuvatko vastaukset odotetussa ajassa, edistyvätkö mahdollisuudet ja missä seurannat viivästyvät. Kysy työntekijöiltä, mitkä viestit tuottavat hyödyllisiä vastauksia ja mitkä tuntuvat tarpeettomilta. Säädä ajoitusta ja sisältöä näiden havaintojen perusteella, pitäen prosessin riittävän yksinkertaisena päivittäiseen käyttöön.