Hur du bygger ett uppföljningsschema för prospekt som förhindrar missade affärsmöjligheter

Ett uppföljningsschema för prospekt omvandlar intresse till en repeterbar försäljningsprocess. Utan ett sådant kan prospekt få flera meddelanden under en vecka och sedan inte höra något på en månad. Ett praktiskt schema kräver inte ständig kontakt. Det kräver tydliga tidsramar, meningsfulla anledningar att ta kontakt och en definierad nästa åtgärd efter varje samtal.

Börja med prospektets avsikt

Inte varje prospekt förtjänar samma uppföljningsmönster. Någon som begär ett offert har en annan brådska än någon som laddar ner en guide eller ställer en allmän fråga. Klassificera prospekt efter deras senaste handling, köpklarhet, potentiella värde och förväntad beslutsperiod.

Använd enkla kategorier såsom brådskande, aktiv, utvecklande och inaktiv. Kategorierna bör vara lätta för hela teamet att förstå. Undvik att skapa så många nivåer att medarbetare gör olika bedömningar av samma typ av prospekt.

• 1. Definiera den första svarstiden.

Bestäm hur snabbt varje prospektkategori ska få ett första svar. En direkt begäran om pris, tillgänglighet eller en konsultation kräver normalt snabbare uppmärksamhet än en allmän förfrågan. Sätt en realistisk norm som medarbetarna kan uppfylla konsekvent, även under helgdagar, personalfrånvaro och hektiska perioder.

Det första svaret behöver inte innehålla alla svar. Det bör bekräfta mottagandet, besvara den omedelbara frågan om möjligt och föreslå ett tydligt nästa steg. Om mer research behövs, ange när prospektet kan förvänta sig en uppdatering.

• 2. Planera uppföljningar kring värde, inte repetition.

Varje uppföljning bör ha ett syfte. Du kan svara på en fråga, dela ett relevant exempel, klargöra ett krav, förklara ett alternativ eller bekräfta om prioriteringar har förändrats. Meddelanden som bara säger "bara kolla läget" är lätta att ignorera eftersom de inte ger prospektet någon anledning att svara.

Skriv ner det sannolika syftet med varje planerad kontakt. Detta gör schemat mer användbart och hjälper olika medarbetare att fortsätta samtalet utan att skicka duplicerad information.

• 3. Välj en kontaktfrekvens efter prospektkategori.

För ett aktivt prospekt, planera tätare kontakt medan prospektet utvärderar alternativ. När prospektet blir mindre responsivt, öka intervallet mellan meddelanden istället för att skicka frekventa påminnelser. Ett utvecklande prospekt kan behöva sporadiskt utbildningsinnehåll eller en tidskänslig fråga istället för en försäljningsförfrågan.

Använd mer än en kommunikationskanal endast när det är lämpligt och tillåtet. Håll budskapet konsekvent över kanaler och undvik att kontakta någon upprepade gånger via varje tillgänglig metod.

• 4. Tilldela ansvar för varje nästa åtgärd.

En uppföljning missas lätt när ansvaret är oklart. Efter varje interaktion, registrera vem som ska agera, vad de ska göra och när det ska vara klart. Om en annan medarbetare måste tillhandahålla information, tilldela den interna uppgiften omedelbart istället för att vänta på att deadline närmar sig.

Ansvar bör förbli tydligt när en säljare är frånvarande, byter roll eller överför möjligheten. En chef bör kunna identifiera försenade åtgärder utan att förlita sig på personliga inkorgar eller minnet.

• 5. Sätt en stopp- och återvinningsregel.

Ett schema bör definiera när upprepade uppföljningar upphör. Till exempel, efter flera obesvarade försök under en rimlig period, skicka ett artigt avslutningsmeddelande som lämnar dörren öppen. Märk inte prospektet som permanent förlorat bara för att tidpunkten var fel.

Flytta lämpliga inaktiva prospekt till en längre kommunikationsplan. Återbesök dem när det finns en relevant anledning, såsom en ny tjänst, säsongsbehov eller tidigare diskuterad deadline. Ta bort personer som begär att inte bli kontaktade.

Granska schemat regelbundet

Mät om svaren kommer inom förväntad tid, om möjligheter utvecklas och var uppföljningar försenas. Fråga medarbetarna vilka meddelanden som ger användbara svar och vilka som känns onödiga. Justera tidpunkter och innehåll baserat på dessa observationer, samtidigt som processen hålls tillräckligt enkel för att följa varje dag.