लीड फॉलो-अप शेड्यूल कैसे बनाएं जो छूटे हुए अवसरों को रोकता है

एक लीड फॉलो-अप शेड्यूल रुचि को एक दोहराने योग्य बिक्री प्रक्रिया में बदल देता है। इसके बिना, संभावित ग्राहकों को एक सप्ताह में कई संदेश प्राप्त हो सकते हैं और फिर एक महीने तक कुछ भी नहीं सुनने को मिलता है। एक व्यावहारिक शेड्यूल के लिए लगातार संपर्क की आवश्यकता नहीं होती। इसके लिए स्पष्ट समय, संपर्क करने के उपयोगी कारण और हर बातचीत के बाद एक परिभाषित अगली कार्रवाई की आवश्यकता होती है।

लीड इरादे से शुरू करें

हर लीड एक ही फॉलो-अप पैटर्न का हकदार नहीं होता। कोई व्यक्ति जो प्रस्ताव का अनुरोध करता है, उसकी तात्कालिकता का स्तर उस व्यक्ति से अलग होता है जो गाइड डाउनलोड करता है या सामान्य प्रश्न पूछता है। लीड को उनकी हाल की कार्रवाई, खरीद की तत्परता, संभावित मूल्य और अपेक्षित निर्णय समयसीमा के अनुसार वर्गीकृत करें।

सरल श्रेणियों का उपयोग करें जैसे तत्काल, सक्रिय, विकासशील और निष्क्रिय। श्रेणियाँ पूरी टीम के लिए समझने में आसान होनी चाहिए। इतने सारे स्तर बनाने से बचें कि कर्मचारी एक ही प्रकार के संभावित ग्राहक के बारे में अलग-अलग निर्णय लें।

• 1. पहली प्रतिक्रिया समय को परिभाषित करें।

तय करें कि प्रत्येक लीड श्रेणी को प्रारंभिक प्रतिक्रिया कितनी जल्दी मिलनी चाहिए। मूल्य निर्धारण, उपलब्धता या परामर्श के लिए सीधा अनुरोध आमतौर पर सामान्य पूछताछ की तुलना में तेज़ ध्यान देने की मांग करता है। एक यथार्थवादी मानक निर्धारित करें जिसे कर्मचारी लगातार पूरा कर सकें, जिसमें छुट्टियों, कर्मचारियों की अनुपस्थिति और व्यस्त अवधि शामिल हैं।

पहली प्रतिक्रिया में हर उत्तर होना आवश्यक नहीं है। इसे प्राप्ति की पुष्टि करनी चाहिए, यदि संभव हो तो तत्काल प्रश्न का समाधान करना चाहिए और एक स्पष्ट अगला कदम प्रस्तावित करना चाहिए। यदि अधिक शोध की आवश्यकता है, तो बताएं कि संभावित ग्राहक को अपडेट कब मिलने की उम्मीद करनी चाहिए।

• 2. फॉलो-अप को दोहराव के बजाय मूल्य के आसपास योजना बनाएं।

हर फॉलो-अप का एक उद्देश्य होना चाहिए। आप कोई प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं, एक प्रासंगिक उदाहरण साझा कर सकते हैं, एक आवश्यकता स्पष्ट कर सकते हैं, एक विकल्प समझा सकते हैं या पुष्टि कर सकते हैं कि प्राथमिकताएं बदली हैं या नहीं। केवल "सिर्फ जांच कर रहा हूँ" कहने वाले संदेशों को नज़रअंदाज करना आसान होता है क्योंकि वे संभावित ग्राहक को जवाब देने का कोई कारण नहीं देते।

प्रत्योजित संपर्क के संभावित उद्देश्य को लिखें। यह शेड्यूल को अधिक उपयोगी बनाता है और विभिन्न कर्मचारियों को डुप्लिकेट जानकारी भेजे बिना बातचीत जारी रखने में मदद करता है।

• 3. लीड श्रेणी के अनुसार संपर्क लय चुनें।

एक सक्रिय लीड के लिए, संभावित ग्राहक द्वारा विकल्पों का मूल्यांकन करते समय निकट संपर्क की योजना बनाएं। जैसे-जैसे लीड कम प्रतिक्रियाशील होता है, बार-बार रिमाइंडर भेजने के बजाय संदेशों के बीच का अंतर बढ़ाएं। एक विकासशील लीड को बिक्री अनुरोध के बजाय कभी-कभी शैक्षिक सामग्री या समय पर प्रश्न की आवश्यकता हो सकती है।

एक से अधिक संचार चैनल का उपयोग केवल तभी करें जब यह उचित और अनुमत हो। चैनलों में संदेश को सुसंगत रखें, और हर उपलब्ध विधि के माध्यम से किसी से बार-बार संपर्क करने से बचें।

• 4. हर अगली कार्रवाई के लिए स्वामित्व निर्दिष्ट करें।

जब जिम्मेदारी अस्पष्ट होती है तो फॉलो-अप आसानी से छूट जाता है। प्रत्येक इंटरैक्शन के बाद, रिकॉर्ड करें कि कौन कार्य करेगा, वे क्या करेंगे और यह कब देय है। यदि किसी अन्य कर्मचारी को जानकारी प्रदान करनी है, तो उस आंतरिक कार्य को तुरंत असाइन करें बजाय इसके कि समय सीमा नजदीक आने का इंतजार किया जाए।

जब कोई विक्रेता अनुपस्थित होता है, भूमिका बदलता है या अवसर स्थानांतरित करता है तो स्वामित्व स्पष्ट रहना चाहिए। एक प्रबंधक व्यक्तिगत इनबॉक्स या स्मृति पर भरोसा किए बिना विलंबित कार्यों की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए।

• 5. रोक और पुनर्चक्रण नियम निर्धारित करें।

एक शेड्यूल को परिभाषित करना चाहिए कि बार-बार फॉलो-अप कब रुकता है। उदाहरण के लिए, उचित अवधि में कई अनुत्तरित प्रयासों के बाद, एक विनम्र समापन संदेश भेजें जो दरवाजा खुला छोड़ दे। केवल इसलिए लीड को स्थायी रूप से खोया हुआ लेबल न करें क्योंकि समय गलत है।

उपयुक्त निष्क्रिय लीड को दीर्घकालिक संचार योजना में ले जाएं। जब कोई प्रासंगिक कारण हो, जैसे नई सेवा, मौसमी आवश्यकता या पहले चर्चा की गई समय सीमा, तो उन पर फिर से विचार करें। उन लोगों को हटा दें जो संपर्क न करने के लिए कहते हैं।

नियमित रूप से शेड्यूल की समीक्षा करें

मापें कि क्या प्रतिक्रियाएं अपेक्षित समय के भीतर आ रही हैं, क्या अवसर प्रगति कर रहे हैं और कहां फॉलो-अप में देरी हो रही है। कर्मचारियों से पूछें कि कौन से संदेश उपयोगी उत्तर देते हैं और कौन से अनावश्यक लगते हैं। इन अवलोकनों के आधार पर समय और सामग्री को समायोजित करें, जबकि प्रक्रिया को इतना सरल रखें कि इसका पालन हर दिन किया जा सके।