Πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης προοπτικών που αποτρέπει τις χαμένες ευκαιρίες

Ένα πρόγραμμα παρακολούθησης προοπτικών μετατρέπει το ενδιαφέρον σε επαναλήψιμη διαδικασία πωλήσεων. Χωρίς αυτό, οι ενδιαφερόμενοι μπορεί να λάβουν πολλά μηνύματα μέσα σε μία εβδομάδα και στη συνέχεια να μην ακούσουν τίποτα για έναν μήνα. Ένα πρακτικό πρόγραμμα δεν απαιτεί συνεχής επαφή. Απαιτεί σαφή χρονοδιάγραμμα, χρήσιμους λόγους για επικοινωνία και καθορισμένη επόμενη ενέργεια μετά από κάθε συζήτηση.

Ξεκινήστε με την πρόθεση της προοπτικής

Δεν κάθε προοπτική αξίζει το ίδιο μοτίβο παρακολούθησης. Κάποιος που ζητά προσφορά έχει διαφορετικό επίπεδο επείγοντος από κάποιον που κατεβάζει έναν οδηγό ή θέτει μια γενική ερώτηση. Κατατάξτε τις προοπτικές σύμφωνα με τη πρόσφατη ενέργειά τους, την ετοιμότητα αγοράς, την ενδεχόμενη αξία και το αναμενόμενο χρονικό πλαίσιο απόφασης.

Χρησιμοποιήστε απλές κατηγορίες όπως επείγον, ενεργό, σε ανάπτυξη και ανενεργό. Οι κατηγορίες πρέπει να είναι εύκολες στην κατανόηση για ολόκληρη την ομάδα. Αποφύγετε τη δημιουργία πολλών επιπέδων ώστε οι εργαζόμενοι να μην κάνουν διαφορετικές εκτιμήσεις για τον ίδιο τύπο προοπτικής.

• 1. Ορίστε τον χρόνο πρώτης ανταπόκρισης.

Καθορίστε πόσο γρήγορα πρέπει κάθε κατηγορία προοπτικής να λάβει αρχική ανταπόκριση. Ένα άμεσο αίτημα για τιμή, διαθεσιμότητα ή συμβουλή συνήθως απαιτεί ταχύτερη προσοχή από ένα γενικό ερώτημα. Θέστε ένα ρεαλιστικό πρότυπο που οι εργαζόμενοι να μπορούν να τηρούν σταθερά, ακόμη και κατά τις διακοπές, τις απουσίες προσωπικού και τις περιόδους υψηλής δραστηριότητας.

Η πρώτη ανταπόκριση δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει όλες τις απαντήσεις. Πρέπει να επιβεβαιώνει τη λήψη, να αντιμετωπίζει το άμεσο ερώτημα εφόσον είναι δυνατόν και να προτείνει ένα σαφές επόμενο βήμα. Εάν απαιτείται περαιτέρω έρευνα, δηλώστε πότε η προοπτική μπορεί να αναμένει ενημέρωση.

• 2. Σχεδιάστε τις παρακολουθήσεις γύρω από την αξία, όχι την επανάληψη.

Κάθε παρακολούθηση πρέπει να έχει σκοπό. Μπορείτε να απαντήσετε σε μια ερώτηση, να μοιραστείτε ένα σχετικό παράδειγμα, να διευκρινίσετε μια απαίτηση, να εξηγήσετε μια επιλογή ή να επιβεβαιώσετε αν οι προτεραιότητες έχουν αλλάξει. Τα μηνύματα που λένε μόνο «ελέγχω την κατάσταση» είναι εύκολο να αγνοηθούν, επειδή δεν δίνουν στην προοπτική λόγο να απαντήσει.

Καταγράψτε τον πιθανό σκοπό κάθε προγραμματισμένης επαφής. Αυτό κάνει το πρόγραμμα πιο χρήσιμο και βοηθά διαφορετικούς εργαζόμενους να συνεχίσουν τη συζήτηση χωρίς να στέλνουν διπλότυπες πληροφορίες.

• 3. Επιλέξτε ρυθμό επαφής ανά κατηγορία προοπτικής.

Για μια ενεργή προοπτική, προγραμματίστε πιο στενή επαφή ενώ η προοπτική αξιολογεί τις επιλογές. Καθώς η προοπτική γίνεται λιγότερο ανταποκρινόμενη, αυξήστε το διάστημα μεταξύ των μηνυμάτων αντί να στέλνετε συχνές υπενθυμίσεις. Μια προοπτική σε ανάπτυξη μπορεί να χρειάζεται περιστασιακό εκπαιδευτικό περιεχόμενο ή μια έγκαιρη ερώτηση αντί για αίτημα πώλησης.

Χρησιμοποιήστε περισσότερα από ένα κανάλια επικοινωνίας μόνο όταν είναι κατάλληλο και επιτρέπεται. Διατηρήστε το μήνυμα συνεπές σε όλα τα κανάλια και αποφύγετε την επαναλαμβανόμενη επαφή με κάθε διαθέσιμη μέθοδο.

• 4. Αναθέστε ιδιοκτησία για κάθε επόμενη ενέργεια.

Μια παρακολούθηση μπορεί εύκολα να παραλειφθεί όταν η ευθύνη δεν είναι σαφής. Μετά από κάθε αλληλεπίδραση, καταγράψτε ποιος θα ενεργήσει, τι θα κάνει και πότε είναι προθεσμία. Εάν άλλος εργαζόμενος πρέπει να παρέχει πληροφορίες, αναθέστε το εσωτερικό έργο άμεσα αντί να περιμένετε να πλησιάσει η προθεσμία.

Η ιδιοκτησία πρέπει να παραμένει σαφής όταν ένας πωλητής απουσιάζει, αλλάζει ρόλο ή μεταβιβάζει την ευκαιρία. Ένας διευθυντής πρέπει να μπορεί να εντοπίζει καθυστερημένες ενέργειες χωρίς να βασίζεται σε προσωπικά εισερχόμενα ή στη μνήμη.

• 5. Ορίστε κανόνα διακοπής και επαναχρησιμοποίησης.

Το πρόγραμμα πρέπει να ορίζει πότε σταματά η επαναλαμβανόμενη παρακολούθηση. Για παράδειγμα, μετά από αρκετές αδιάφορες προσπάθειες σε λογικό χρονικό διάστημα, στείλτε ένα ευγενικό κλείσιμο που αφήνει την πόρτα ανοιχτή. Μην χαρακτηρίζετε τη προοπτική ως μόνιμα χαμένη μόνο επειδή η χρονική στιγμή ήταν λανθασμένη.

Μεταφέρετε τις κατάλληλες ανενεργές προοπτικές σε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο επικοινωνίας. Επανεξετάστε τις όταν υπάρχει σχετικός λόγος, όπως μια νέα υπηρεσία, εποχική ανάγκη ή προγενέστερη προθεσμία. Αφαιρέστε τα άτομα που ζητούν να μην επικοινωνηθεί μαζί τους.

Ανασκόπηση του προγράμματος τακτικά

Μετρήστε αν οι απαντήσεις φτάνουν εντός του αναμενόμενου χρόνου, αν οι ευκαιρίες προοδεύουν και πού καθυστερούν οι παρακολουθήσεις. Ρωτήστε τους εργαζόμενους ποια μηνύματα παράγουν χρήσιμες απαντήσεις και ποια φαίνονται περιττά. Προσαρμόστε το χρονοδιάγραμμα και το περιεχόμενο βάσει αυτών των παρατηρήσεων, διατηρώντας τη διαδικασία αρκετά απλή ώστε να ακολουθείται καθημερινά.