Jinsi ya Kuunda Ratiba ya Kufuata Watu Wanaomkaguliwa Ili Kuzuia Mawasiliano Yaliyopotea

Ratiba ya kufuata watu wanaomkaguliwa hubadilisha upendo wakati mpya na mchakato wa mauzo unaowezekana. Bila ratiba hiyo, wahitaji wanaweza kupata ujumbe mbalimbali katika wiki moja na kisha wasikamue kwa mwezi mmoja. Ratiba ya kawaida haipashi mawasiliano ya mara kwa mara. Inahitaji muda wazi, sababu za maana za kufikia na kitendo cha kifuatacho baada ya kila mazungumzo.

Anza kwa ndani ya mtihani

Si kila mtu wanaomkaguliwa anachotafuta mifumo sawa ya kufuata. Mtu anayoomba pendekezo ana hatua ya haraka zaidi ya mtu anayopakia mwongozo au anayauliza swali jumla. Tambua wasimwambie kulingana na hatua yao za mwisho, ujimishaji wa kununua, thamani inayowezekana na muda ambao wanaweza kufikia kufanya uamuzi.

Tumia makundi rahisi kama ya haraka, yenye shauku, inayokua na isiyo na shauku. Makundi hayahitaji wafikiaji wote kufahamu. Epuka kuunda viwango vingi sana kwamba wafanyakazi wanajitathmini kwa njia tofauti kuhusu aina yoyote ya mtihani.

• 1. Tambua muda wa jibu la kwanza.

Kikabidhi jinsi kwa kiasi kila aina ya mtihani inapaswa kupata jibu la kwanza. Ombi wazi wa bei, upo au ushauri mara kwa mara huenda upendele wa haraka zaidi ya uliza jumla. Weka kiwango cha kawaida kinachoweza kufaulu kwa wakati mmoja, ikiwacho wakati la likizo, kukosa wa wafanyakazi na vipindi vikali.

Jibu la kwanza halihitoi kila jibu. Linafaa kuthibitisha kupokea, kujibu swali la moja kwa moja ikiwezekana na kuonyesha hatua ya kifuatacho inayobwa. Ikiwa haja ya utafiti zaidi ni muhimu, zungusha wakati ambapo mtihani atatarajia sasisho.

• 2. Plan Fuata kwa thamani, si kurudia.

Kila fuata kinahitaji lengo. Unapaswa kujibu swali, kushiriki mfano muhimu, kueleza mahitaji, kueleza safu au kuthibitisha kama maslahi yamebadilika. Ujumbe ambao hujua tu hujua hivi ni rahisi kuzigusa kwa sababu haatoa wajibu.

Buni lengo lililowezekana la kila mawasiliano yaliyopangwa. Hii inafanya ratiba kuwa yenye maana na kusaidia wafanyakazi wazima kuendelea mazungumzo bila kutuma taarifa zilizojirudia.

• 3. Chagua mawimbi ya mawasiliano kwa aina ya mtihani.

Kwa mtihani mwenye shauku, plan mawasiliano karibu wakati mtihani anaokagua maslahi. Wakati mtihani haujibu, punguza umbali kati ya ujumbe badala ya kutuma ukumbusho mara kwa mara. Mtihani anayokua anaweza ahitaji maudhui ya kufundishia mara baadaye au swali la wakati badala ya ombi wa mauzo.

Tumia njia nyingi za mawasiliano tu ikiwa inafaa na kinyume. Weka ujumbe kwa usawa kwenye njia zote, na epuka kumuwasiliana mtu mara kwa mara kupitia njia zote zinazopatikana.

• 4. Weka wajibikaji kwa kila kitendo cha kifuatacho.

Fuata ni rahisi kupotea wakati wajibikaji haujafafanuliwa. Baada ya kila mwingiliano, weka ambaye atatunga, kitu atakachofanya na wakati atakayofika. Ikiwa mfanyakazi mwingine anahitaji kutoa taarifa, weka kazi ya ndani hiyo mara moja badala ya kusubiri kwa muda wa tarehe.

Wajibikaji lazima uwe wazi wakati mwasambazaji hajawahi, ana badilisha jukumu au anapandisha fursa. Meneja anapaswa kuweza kutambua matendo yaliyopotea bila kitalii kwenye barua pepe binafsi au kumbukumbu.

• 5. Weka kanuni ya kusimama na kurudisha.

Ratiba inapaswa kuamua wakati kurudia fuata inapofunguka. Kwa mfano, baada ya majaribio zaidi ya mijibu yasiyojibu kwa muda wa kawaida, tuma ujumbe wa kufunga kwa heshima ukilaindisha mlango. Usiweka mtihani kama amepotea kwa njia ya kudumu kwa sababu muda ulikuwa mbaya.

Hamisha wasimwambie wasio na shauku kwa mpango wa mawasiliano wa muda mrefu. Rejesha wakati wowaka kuna sababu muhimu, kama huduma mpya, mahitaji ya msimu au tarehe ambayo ilikuwa vilivyotajwa. Ondoa watu wanaoweka kukata tamaa.

Rekodi ratiba kila wakati

Pima kama majibu yanafika katika muda unaotarajiwa, kama fursa zinavyoendelea na meko fuata inavyopotea. Muulize wafanyakazi ujumbe upitavyo utajibu na upitavyo unavyohisi kuepukika. Rekebisha muda na maudhui kulingana na uchanganuzi huo, bila kuacha mchakato rahisi kupita kiasi kuwa unaofuatwa kila siku.