So legen Sie Meldebestände fest, die Fehlbestände und Überbestände vermeiden

Ein Meldebestand ist der Lagerbestand, bei dem Sie mit der Wiederauffüllung eines Produkts beginnen sollten. Wird er zu niedrig angesetzt, kann dies zu Fehlbeständen, Eilbestellungen und Umsatzverlusten führen. Wird er zu hoch angesetzt, kann dies Liquidität in langsam drehenden Beständen binden und die Lagerkosten erhöhen. Ein aussagekräftiger Meldebestand spiegelt die tatsächliche Nachfrage, die Lieferzeiten der Lieferanten und die Unsicherheit in beiden Größen wider.

Was zuerst zu berechnen ist

Beginnen Sie mit verlässlichen historischen Informationen für jedes Produkt. Prüfen Sie mindestens mehrere Monate an Verkäufen oder Verbräuchen und trennen Sie dabei ungewöhnliche Ereignisse wie einmalige Projekte, Räumungsverkäufe und vorübergehende Lieferengpässe ab. Ist die Nachfrage stark saisonal, vergleichen Sie denselben Zeitraum in früheren Jahren, statt einen einfachen Jahresdurchschnitt zu verwenden.

Berechnen Sie den durchschnittlichen Tagesbedarf, indem Sie die im gewählten Zeitraum verkauften oder verbrauchten Mengeneinheiten durch die Anzahl der Verkaufs- oder Betriebstage teilen. Ermitteln Sie anschließend die Lieferzeit des Lieferanten, gemessen vom Datum der Bestellung bis zur Verfügbarkeit der Ware für Verbrauch oder Verkauf. Nutzen Sie nach Möglichkeit die tatsächliche Lieferhistorie und nicht nur die vom Lieferanten angegebene Schätzung.

Eine grundlegende Formel lautet: Meldebestand entspricht dem durchschnittlichen Tagesbedarf multipliziert mit der durchschnittlichen Lieferzeit plus dem Sicherheitsbestand. Der Sicherheitsbestand ist zusätzlicher Lagerbestand, der vorgehalten wird, um Nachfrage- oder Lieferabweichungen abzufedern. Er sollte auf Risiko basieren und nicht auf einem willkürlichen Prozentsatz.

• 1. Gruppieren Sie Produkte nach ihrer geschäftlichen Bedeutung. Widmen Sie Artikeln besondere Aufmerksamkeit, die die Produktion stoppen, eine verlässliche Nachfrage haben, schwer zu ersetzen sind oder erhebliche Auswirkungen auf Kunden haben. Geringwertige, leicht ersetzbare Produkte können einen einfacheren Ansatz erfordern.

• 2. Messen Sie die Nachfrage im ausgewählten Zeitraum. Entfernen Sie eindeutig anormale Transaktionen, aber entfernen Sie keine gewöhnlichen Spitzen und Tiefs, auf die Ihr Unternehmen vorbereitet sein muss. Halten Sie die verwendeten Annahmen fest, damit eine andere Person die Berechnung nachvollziehen kann.

• 3. Messen Sie die Schwankung der Lieferzeit des Lieferanten. Erfassen Sie die kürzesten, typischen und längsten Lieferzeiten aus aktuellen Bestellungen. Ein Lieferant, der üblicherweise in fünf Tagen liefert, manchmal aber zwölf Tage benötigt, erzeugt ein anderes Wiederauffüllungsrisiko als einer, der konstant in sieben Tagen liefert.

• 4. Legen Sie einen anfänglichen Sicherheitsbestand fest. Berücksichtigen Sie Nachfrageschwankungen, Lieferabweichungen, die Kosten eines Fehlbestands, verfügbare Substitute und die Mindestbestellmenge des Lieferanten. Produkte mit höherem Risiko rechtfertigen in der Regel mehr Absicherung, während vorhersehbare Produkte möglicherweise wenig oder keinen Sicherheitsbestand benötigen.

• 5. Testen Sie den vorgeschlagenen Bestand anhand der jüngsten Historie. Fragen Sie, ob das Unternehmen in den geschäftigsten Perioden früh genug nachbestellt hätte und ob der Bestand in ruhigen Perioden unnötigen Lagerbestand erzeugt hätte. Passen Sie die Berechnung an, wenn das Ergebnis den bekannten Betriebsbedingungen widerspricht.

• 6. Dokumentieren Sie die Entscheidung und überprüfen Sie sie regelmäßig. Berechnen Sie neu nach wesentlichen Preisänderungen, neuen Lieferanten, Produkteinführungen, Änderungen des Verkaufsvolumens oder wiederholten Fehlbeständen. Ein fester Schwellenwert kann mit sich ändernden Geschäftsbedingungen ungenau werden.

Umgang mit Ausnahmen

Verlassen Sie sich bei Produkten mit kurzer Haltbarkeit, Verfallsdaten oder schnell sinkender Nachfrage nicht allein auf Meldebestände. Diese Artikel erfordern zudem Bestellmengen, die dem erwarteten Verbrauch vor dem Verfallsdatum entsprechen. Bei saisonalen Produkten erhöhen Sie die Absicherung vor Beginn der Saison und reduzieren Sie sie, wenn die Nachfrage zurückgeht.

Wenn der Bestand den Meldebestand erreicht, prüfen Sie offene Bestellungen, reservierte Mengen und verfügbaren Bestand, bevor Sie mehr kaufen. Beschädigte, gesperrte oder veraltete Mengeneinheiten sollten nicht als verfügbarer Lagerbestand behandelt werden. Prüfen Sie außerdem, ob ein verwandtes Produkt ohne Auswirkungen auf die Kundenanforderungen als Ersatz dienen kann.

Nützliche Leistungskontrollen

Verfolgen Sie die Häufigkeit von Fehlbeständen, Eilbestellungen, Überbeständen und die Lagerdauer. Wenn Fehlbestände trotz eines hohen Meldebestands weiterhin auftreten, kann das Problem in einer unzuverlässigen Versorgung, ungenauen Zählungen oder nicht erfasster Nachfrage liegen und nicht in unzureichendem Lagerbestand. Wenn der Überbestand wächst, überprüfen Sie Prognoseannahmen, Bestellmengen und Produkte, die sich nicht mehr verkaufen.

Das Ziel ist nicht, den höchstmöglichen Lagerbestand zu halten. Es ist, einen belastbaren Auslöser festzulegen, der Verfügbarkeit, Liquidität und operationelles Risiko ausbalanciert, und ihn anschließend anhand von Nachweisen aus tatsächlicher Nachfrage und Lieferleistung zu verbessern.