Slik setter du bestillingspunkter som forhindrer lagerutgang og overbeholdning

Et bestillingspunkt er lager nivået som indikerer når du bør starte påfylling av et produkt. Å sette det for lavt kan føre til lagerutgang, hastede innkjøp og tapte salg. Å sette det for høyt kan binde kontanter i tregtgående lager og øke lagringskostnader. Et nyttig bestillingspunkt speiler faktisk etterspørsel, leverandørtid og usikkerheten i begge.

Hva du bør beregne først

Start med pålitelig historisk informasjon for hvert produkt. Gjennomgå minst flere måneders salg eller forbruk, samtidig som du skiller unormale hendelser som engangsprosjekter, utsalg og midlertidige leveransebrudd. Hvis etterspørselen er svært sesongavhengig, sammenlign samme periode i tidligere år i stedet for å bruke et enkelt årlig gjennomsnitt.

Beregn gjennomsnittlig daglig etterspørsel ved å dele antall enheter solgt eller brukt i den valgte perioden på antall salgs- eller driftsdager. Identifiser deretter leverandørens leveranstid, målt fra datoen en ordre plasseres til varene er tilgjengelige for bruk eller salg. Bruk faktisk leveransehistorikk der det er mulig, ikke bare leverandørens anslag.

En grunnleggende formel er: bestillingspunkt liker gjennomsnittlig daglig etterspørsel multiplisert med gjennomsnittlig leveranstid, pluss sikkerhetslager. Sikkerhetslager er ekstra lager holdt for å absorbere variasjon i etterspørsel eller leveranse. Det bør baseres på risiko, ikke en tilfeldig prosentandel.

• 1. Grupper produkter etter forretningsmessig betydning. Gi nærmere oppmerksomhet til varer som stopper produksjon, har pålitelig etterspørsel, er vanskelige å erstatte eller gir betydelig kundepåvirkning. Lavverdiprodukter som lett kan erstattes, kan kanskje bruke en enklere tilnærming.

• 2. Mål etterspørsel i den valgte perioden. Fjern tydelig anormale transaksjoner, men fjern ikke vanlige topper og daler som virksomheten må være forberedt på å håndtere. Dokumenter antakelsene som brukes, slik at en annen person kan gjennomgå beregningen.

• 3. Mål leverandørens leveransetidsvariasjon. Registrer korteste, typiske og lengste leveranstider fra nylige ordrer. En leverandør som vanligvis leverer på fem dager, men ibland tar tolv, skaper en annen påfyllingsrisiko enn en som konsekvent leverer på syv.

• 4. Sett et initialt sikkerhetslagernivå. Vurder etterspørselsvariasjon, leveransevariasjon, kostnaden ved lagerutgang, tilgjengelige erstatningsprodukter og leverandørens minste ordremengde. Høyere risikoprodukter rettferdiggjør generelt mer beskyttelse, mens forutsigbare produkter kan trenge lite eller ingen.

• 5. Test det foreslåtte nivået mot nylig historie. Spør om virksomheten ville ha bestilt tidlig nok i de travleste periodene, og om nivået ville ha skapt unødvendig lager i roligere perioder. Juster beregningen når resultatet strider mot kjente driftsforhold.

• 6. Dokumenter beslutningen og gjennomgå den jevnlig. Beregn på nytt etter store prisendringer, nye leverandører, produktlanseringer, endringer i salgsvolum eller gjentatte lagerutganger. En fast terskel kan bli unøyaktig når forretningsforhold endres.

Håndtering av unntak

Ikke stol på bestillingspunkter alene for produkter med kort holdbarhet, utløpsdatoer eller raskt fallende etterspørsel. Disse varene trenger også innkjøpsmengder som matcher forventet forbruk før utløp. For sesongvarer, øk beskyttelsen før sesongen starter og reduser den etterhvert som etterspørselen avtar.

Når lageret når bestillingspunktet, sjekk utstående ordrer, reserverte enheter og brukbart lager før du kjøper mer. Skadede, karantenesatte eller utdaterte enheter bør ikke behandles som tilgjengelig lager. Sjekk også om et relatert produkt kan erstattes uten å påvirke kundekrav.

Nyttige ytelseskontroller

Spor hyppighet av lagerutgang, nødinngkjøp, overbeholdning og lageralder. Hvis lagerutgang fortsetter på tross av høyt bestillingspunkt, kan problemet være upålitelig leveranse, unøyaktige telling eller uregistrert etterspørsel snarere enn utilstrekkelig lager. Hvis overbeholdning vokser, gjennomgå prognoseantakelser, ordremengder og produkter som ikke lenger selges.

Målet er ikke å opprettholde det høyeste mulige lagernivå. Det er å etablere en forsvarlig utløser som balanserer tilgjengelighet, kontantstrøm og operasjonell risiko, og deretter forbedre den ved hjelp av bevis fra faktisk etterspørsel og leveranseytelse.