कैसे रीऑर्डर पॉइंट्स को सेट करें जो स्टॉकआउट और अत्यधिक इन्वेंट्री को रोकते हैं

रीऑर्डर पॉइंट वह स्टॉक स्तर है जिस पर आपको उत्पाद की पुनःपूर्ति शुरू करनी चाहिए। इसे बहुत कम सेट करने से स्टॉकआउट, जल्दबाजी में खरीदारी और बिक्री का नुकसान हो सकता है। इसे बहुत अधिक सेट करने से नकदी धीमी गति से चलने वाली इन्वेंट्री में फंस सकती है और भंडारण लागत बढ़ सकती है। एक उपयोगी रीऑर्डर पॉइंट वास्तविक मांग, आपूर्तिकर्ता समय और दोनों में अनिश्चितता को दर्शाता है।

सबसे पहले क्या गणना करें

प्रत्येक उत्पाद के लिए विश्वसनीय ऐतिहासिक जानकारी से शुरुआत करें। कम से कम कई महीनों की बिक्री या उपयोग की समीक्षा करें, जबकि एक-बार की परियोजनाओं, क्लीयरेंस बिक्री और अस्थायी आपूर्ति की कमी जैसी असामान्य घटनाओं को अलग करें। यदि मांग अत्यधिक मौसमी है, तो सरल वार्षिक औसत का उपयोग करने के बजाय पिछले वर्षों की समान अवधि की तुलना करें।

चुनी गई अवधि के दौरान बेची गई या उपयोग की गई इकाइयों को विभाजित करके औसत दैनिक मांग की गणना करें, जिसे बिक्री या संचालन के दिनों की संख्या से विभाजित किया जाए। फिर आपूर्तिकर्ता लीड समय की पहचान करें, जिसे ऑर्डर दिए जाने की तिथि से लेकर माल के उपयोग या बिक्री के लिए उपलब्ध होने तक मापा जाता है। जहां संभव हो वास्तविक वितरण इतिहास का उपयोग करें, न कि केवल आपूर्तिकर्ता के उद्धृत अनुमान का।

एक मूल सूत्र है: रीऑर्डर पॉइंट औसत दैनिक मांग को औसत लीड समय से गुणा करने के बराबर होता है, साथ ही सुरक्षा स्टॉक भी जोड़ा जाता है। सुरक्षा स्टॉक अतिरिक्त इन्वेंट्री है जो मांग या वितरण भिन्नता को अवशोषित करने के लिए रखी जाती है। इसे जोखिम के आधार पर होना चाहिए, न कि यादृच्छिक प्रतिशत के आधार पर।

• 1. उत्पादों को व्यापारिक महत्व के आधार पर समूहित करें। उन वस्तुओं पर अधिक ध्यान दें जो उत्पादन को रोकती हैं, जिनकी मांग विश्वसनीय है, जिन्हें बदलना मुश्किल है या जो ग्राहकों पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालती हैं। कम मूल्य वाले, आसानी से बदले जाने वाले उत्पादों के लिए एक सरल दृष्टिकोण की आवश्यकता हो सकती है।

• 2. चयनित अवधि के दौरान मांग को मापें। स्पष्ट रूप से असामान्य लेनदेन को हटा दें, लेकिन उन सामान्य उतार-चढ़ाव को न हटाएं जिन्हें आपका व्यवसाय संभालने के लिए तैयार होना चाहिए। गणना की समीक्षा करने के लिए किसी अन्य व्यक्ति को सक्षम बनाने के लिए उपयोग किए गए मानों को रिकॉर्ड करें।

• 3. आपूर्तिकर्ता लीड समय भिन्नता को मापें। हाल के ऑर्डर से सबसे छोटी, सामान्य और सबसे लंबी वितरण समय को रिकॉर्ड करें। एक आपूर्तिकर्ता जो आमतौर पर पाँच दिनों में वितरित करता है लेकिन कभी-कभी बारह दिनों में लेता है, वह एक ऐसे आपूर्तिकर्ता से भिन्न पुनःपूर्ति जोखिम पैदा करता है जो लगातार सात दिनों में वितरित करता है।

• 4. प्रारंभिक सुरक्षा स्टॉक स्तर को सेट करें। मांग भिन्नता, वितरण भिन्नता, स्टॉकआउट की लागत, उपलब्ध विकल्पों और आपूर्तिकर्ता के न्यूनतम ऑर्डर मात्रा को ध्यान में रखें। उच्च जोखिम वाले उत्पाद आमतौर पर अधिक सुरक्षा को सही ठहराते हैं, जबकि पूर्वानुमानित उत्पादों को कम या कोई सुरक्षा की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

• 5. प्रस्तावित स्तर का हाल के इतिहास के साथ परीक्षण करें। पूछें कि क्या व्यवसाय सबसे व्यस्त अवधियों के दौरान पर्याप्त रूप से जल्दी पुनःऑर्डर करता, और क्या स्तर शांत अवधियों के दौरान अनावश्यक स्टॉक पैदा करता। जब परिणाम ज्ञात संचालन स्थितियों के साथ विरोधाभास करता है, तो गणना को समायोजित करें।

• 6. निर्णय को दस्तावेज़ित करें और इसे नियमित रूप से समीक्षित करें। प्रमुख मूल्य परिवर्तनों, नए आपूर्तिकर्ताओं, उत्पाद लॉन्च, बिक्री मात्रा में परिवर्तन या बार-बार होने वाले स्टॉकआउट के बाद पुनः गणना करें। एक निश्चित सीमा व्यवसाय की स्थितियों में परिवर्तन के साथ गलत हो सकती है।

अपवादों का प्रबंधन

छोटे शेल्फ जीवन, समाप्ति तिथियों या तेजी से गिरती मांग वाले उत्पादों के लिए अकेले रीऑर्डर पॉइंट्स पर भरोसा न करें। इन वस्तुओं को समाप्ति से पहले अपेक्षित खपत से मेल खाने वाली खरीद मात्रा की भी आवश्यकता होती है। मौसमी उत्पादों के लिए, मौसम शुरू होने से पहले सुरक्षा बढ़ाएं और मांग कम होने पर इसे कम करें।

जब स्टॉक रीऑर्डर पॉइंट तक पहुँच जाता है, तो अधिक खरीदारी करने से पहले बकाया ऑर्डर, आरक्षित इकाइयों और उपयोग योग्य स्टॉक की जाँच करें। क्षतिग्रस्त, संगरोधित या पुरानी इकाइयों को उपलब्ध इन्वेंट्री के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। साथ ही जाँच करें कि क्या किसी संबंधित उत्पाद को ग्राहक की आवश्यकताओं को प्रभावित किए बिना प्रतिस्थापित किया जा सकता है।

उपयोगी प्रदर्शन जाँच

स्टॉकआउट आवृत्ति, आपातकालीन खरीदारी, अतिरिक्त स्टॉक और इन्वेंट्री आयु को ट्रैक करें। यदि स्टॉकआउट उच्च रीऑर्डर पॉइंट के बावजूद जारी रहते हैं, तो समस्या आपूर्तिकर्ता की अविश्वसनीयता, असटीक गणनाओं या अपंजीकृत मांग के कारण हो सकती है, न कि अपर्याप्त इन्वेंट्री के कारण। यदि अतिरिक्त स्टॉक बढ़ता है, तो पूर्वानुमान मान्यताओं, ऑर्डर मात्राओं और उन उत्पादों की समीक्षा करें जो अब नहीं बेचते हैं।

लक्ष्य संभव उच्चतम स्टॉक स्तर को बनाए रखना नहीं है। यह एक बचाव योग्य ट्रिगर स्थापित करना है जो उपलब्धता, नकदी प्रवाह और संचालन जोखिम के बीच संतुलन बनाता है, फिर वास्तविक मांग और वितरण प्रदर्शन से प्राप्त साक्ष्य का उपयोग करके इसे सुधारना है।