Kuinka määrittää tilauspisteet, jotka estävät varastokatkokset ja liiallisen varaston

Tilauspiste on varastotaso, jolla tuotteen täydennys tulee aloittaa. Liian alhainen tilauspiste voi aiheuttaa varastokatkoksia, kiireostoksia ja myynnin menettämistä. Liian korkea tilauspiste voi sitoa pääomaa hitaasti liikkuvaan varastoon ja kasvattaa varastointikustannuksia. Hyödyllinen tilauspiste heijastaa todellista kysyntää, toimittajan toimitusaikoja ja molempien epävarmuutta.

Mitä laskea ensin

Aloita jokaisen tuotteen luotettavista historiallisista tiedoista. Tarkastele vähintään usean kuukauden myyntiä tai käyttöä ja erota epätavalliset tapahtumat, kuten kertaluonteiset projektit, alennusmyynnit ja tilapäiset toimituspula-tilanteet. Jos kysyntä on voimakkaasti kausiluonteista, vertaa samaa ajanjaksoa edellisinä vuosina yksinkertaisen vuosikeskiarvon sijaan.

Laske keskimääräinen päivittäinen kysyntä jakamalla valitun ajanjakson aikana myydyt tai käytetyt yksiköt myynti- tai toimintapäivien lukumäärällä. Määritä sitten toimittajan toimitusaika, joka mitataan tilauksen tekemisestä siihen hetkeen, kun tavarat ovat käytettävissä tai myytävissä. Käytä mahdollismäärin todellista toimitushistoriaa, ei vain toimittajan antamaa arviota.

Peruskaava on: tilauspiste on keskimääräinen päivittäinen kysyntä kerrottuna keskimääräisellä toimitusajalla, plus varastopuskuri. Varastopuskuri on ylimääräistä varastoa, jolla katetaan kysynnän tai toimitusten vaihtelut. Sen tulisi perustua riskiin, ei satunnaiseen prosenttiosuuteen.

• 1. Ryhmittele tuotteet liiketoiminnallisen tärkeyden mukaan. Kiinnitä erityistä huomiota tuotteisiin, jotka pysäyttävät tuotannon, joilla on vakaa kysyntä, jotka ovat vaikeasti korvattavissa tai joilla on merkittävä vaikutus asiakkaaseen. Alhaisen arvon, helposti korvattavat tuotteet saattavat vaatia yksinkertaisemman lähestymistavan.

• 2. Mittaa kysyntä valitun ajanjakson aikana. Poista selvästi poikkeavat tapahtumat, mutta älä poista tavallisia huippuja ja laskuja, joihin liiketoiminnan on oltava varautunut. Kirjaa käytetyt oletukset, jotta toinen henkilö voi tarkistaa laskelman.

• 3. Mittaa toimittajan toimitusaikojen vaihtelua. Kirjaa lyhimmät, tyypillisimmät ja pisimmät toimitusajat viimeisimmistä tilauksista. Toimittaja, joka yleensä toimittaa viidessä päivässä mutta joskus käyttää kaksitoista, luo erilaisen täydennysriskin kuin toimittaja, joka toimittaa johdonmukaisesti seitsemässä päivässä.

• 4. Määritä alkuperäinen varastopuskurin taso. Huomioi kysynnän vaihtelu, toimitusten vaihtelu, varastokatkoksen kustannukset, saatavilla olevat korvaavat tuotteet ja toimittajan vähimmäistilausmäärä. Korkeamman riskin tuotteet oikeuttavat yleensä suuremman suojan, kun taas ennustettavat tuotteet saattavat tarvita vain vähän tai ei lainkaan.

• 5. Testaa ehdotettua tasoa viimeisimmän historian avulla. Pohdi, olisiko yritys tilannut tuotteita riittävän aikaisin kiireisimpien jaksojen aikana ja olisiko taso aiheuttanut tarpeetonta varastoa hiljaisina jaksoina. Säädä laskelmaa, jos tulos on ristiriidassa tunnettujen toimintaolosuhteiden kanssa.

• 6. Dokumentoi päätös ja tarkista se säännöllisesti. Laske uudelleen merkittävien hintamuutosten, uusien toimittajien, tuotelanseerausten, myyntimäärien muutosten tai toistuvien varastokatkosten jälkeen. Kiinteä kynnysarvo voi muuttua epätarkaksi liiketoimintaolosuhteiden muuttuessa.

Poikkeusten hallinta

Älä luota pelkkiin tilauspisteisiin tuotteissa, joilla on lyhyt hyllyikä, viimeinen käyttöpäivämäärä tai nopeasti laskeva kysyntä. Näillä tuotteilla on oltava myös ostomäärät, jotka vastaavat odotettua kulutusta ennen vanhentumista. Kausituotteiden kohdalla lisää suojausta ennen kauden alkua ja vähennä sitä kysynnän laskeessa.

Kun varasto saavuttaa tilauspisteen, tarkista avoimet tilaukset, varatut yksiköt ja käytettävissä oleva varasto ennen uusia hankintoja. Vaurioituneita, karanteenissa olevia tai vanhentuneita yksiköitä ei tule käsitellä saatavilla olevana varastona. Tarkista myös, voidaanko korvaavaa tuotetta käyttää asiakasvaatimuksiin vaikuttamatta.

Hyödylliset suorituskyvyn tarkistukset

Seuraa varastokatkosten tiheyttä, hätäostoksia, ylimääräistä varastoa ja varaston ikää. Jos varastokatkokset jatkuvat korkeasta tilauspisteestä huolimatta, ongelma voi olla epäluotettava toimitus, epätarkat inventaariot tai kirjaamaton kysyntä riittämättömän varaston sijaan. Jos ylimääräinen varasto kasvaa, tarkista ennusteoletukset, tilausmäärät ja tuotteet, jotka eivät enää myy.

Tavoitteena ei ole ylläpitää korkeinta mahdollista varastotasoa. Tavoitteena on luoda perusteltu käynnistysmekanismi, joka tasapainottaa saatavuuden, kassavirran ja toiminnallisen riskin, ja parantaa sitä todellisen kysynnän ja toimitussuoritusten perusteella.