Come impostare i punti di riordino per prevenire esaurimenti scorte ed eccedenze di inventario

Un punto di riordino è il livello di scorte a partire dal quale si deve avviare il reintegro di un prodotto. Impostarlo troppo basso può causare esaurimenti scorte, acquisti d'urgenza e perdite di vendite. Impostarlo troppo alto può immobilizzare liquidità in inventario a lenta rotazione e aumentare i costi di stoccaggio. Un punto di riordino utile riflette la domanda effettiva, i tempi del fornitore e l'incertezza in entrambi.

Cosa calcolare per primo

Partire da informazioni storiche affidabili per ogni prodotto. Esaminare almeno diversi mesi di vendite o consumi, separando eventi insoliti come progetti una tantum, vendite di liquidazione e carenze temporanee di approvvigionamento. Se la domanda è fortemente stagionale, confrontare lo stesso periodo degli anni precedenti invece di utilizzare una semplice media annuale.

Calcolare la domanda media giornaliera dividendo le unità vendute o utilizzate durante il periodo prescelto per il numero di giorni di vendita o operativi. Poi identificare il lead time del fornitore, misurato dalla data in cui viene effettuato un ordine fino a quando le merci sono disponibili per l'uso o la vendita. Utilizzare, ove possibile, lo storico effettivo delle consegne, non solo la stima indicata dal fornitore.

Una formula di base è: punto di riordino uguale a domanda media giornaliera moltiplicata per lead time medio, più scorta di sicurezza. La scorta di sicurezza è inventario aggiuntivo detenuto per assorbire variazioni della domanda o delle consegne. Dovrebbe basarsi sul rischio, non su una percentuale casuale.

• 1. Raggruppare i prodotti per importanza aziendale. Prestare maggiore attenzione agli articoli che bloccano la produzione, hanno domanda affidabile, sono difficili da sostituire o generano un impatto significativo sul cliente. I prodotti a basso valore e facilmente sostituibili potrebbero richiedere un approccio più semplice.

• 2. Misurare la domanda durante il periodo selezionato. Rimuovere le transazioni chiaramente anomale, ma non rimuovere i normali picchi e cali che l'azienda deve essere preparata a gestire. Registrare le ipotesi utilizzate in modo che un'altra persona possa rivedere il calcolo.

• 3. Misurare la variazione dei tempi di consegna del fornitore. Registrare i tempi di consegna più brevi, tipici e più lunghi degli ordini recenti. Un fornitore che consegna solitamente in cinque giorni ma talvolta impiega dodici crea un rischio di rifornimento diverso da uno che consegna costantemente in sette.

• 4. Impostare un livello iniziale di scorta di sicurezza. Considerare la variazione della domanda, la variazione delle consegne, il costo di un esaurimento scorte, i sostituti disponibili e la quantità minima d'ordine del fornitore. I prodotti a rischio più elevato generalmente giustificano una maggiore protezione, mentre i prodotti prevedibili potrebbero richiedere poca o nessuna protezione.

• 5. Testare il livello proposto rispetto allo storico recente. Chiedersi se l'azienda avrebbe riordinato per tempo durante i periodi di maggiore attività e se il livello avrebbe creato scorte inutili durante i periodi di calma. Adeguare il calcolo quando il risultato è in conflitto con le condizioni operative note.

• 6. Documentare la decisione e rivederla regolarmente. Ricalcolare dopo importanti variazioni di prezzo, nuovi fornitori, lanci di prodotti, variazioni del volume di vendite o esaurimenti scorte ripetuti. Una soglia fissa può diventare inaccurata con il cambiare delle condizioni aziendali.

Gestione delle eccezioni

Non fare affidamento esclusivamente sui punti di riordino per prodotti con vita utile breve, date di scadenza o domanda in rapido calo. Questi articoli richiedono anche quantità di acquisto che corrispondano ai consumi previsti prima della scadenza. Per i prodotti stagionali, aumentare la protezione prima dell'inizio della stagione e ridurla con il calo della domanda.

Quando le scorte raggiungono il punto di riordino, verificare ordini in sospeso, unità riservate e scorte utilizzabili prima di acquistare di più. Le unità danneggiate, in quarantena o obsolete non dovrebbero essere considerate inventario disponibile. Verificare anche se un prodotto correlato può essere sostituito senza influenzare i requisiti del cliente.

Controlli di performance utili

Monitorare la frequenza degli esaurimenti scorte, gli acquisti d'urgenza, le scorte in eccesso e l'età dell'inventario. Se gli esaurimenti scorte continuano nonostante un punto di riordino elevato, il problema potrebbe essere un approvvigionamento inaffidabile, conteggi inaccurati o domanda non registrata piuttosto che inventario insufficiente. Se le scorte in eccesso aumentano, rivedere le ipotesi di previsione, le quantità d'ordine e i prodotti che non si vendono più.

L'obiettivo non è mantenere il livello di scorte più alto possibile. Si tratta di stabilire un attivatore difendibile che bilanci disponibilità, flusso di cassa e rischio operativo, quindi migliorarlo utilizzando evidenze basate sulla domanda effettiva e sulle prestazioni di consegna.