Jak ustalać punkty zamawiania, które zapobiegają brakom magazynowym i nadmiernym zapasom

Punkt zamawiania to poziom zapasu, przy którym należy rozpocząć uzupełnianie produktu. Ustawienie go zbyt nisko może powodować braki magazynowe, pośpieszne zakupy i utratę sprzedaży. Ustawienie go zbyt wysoko może zamrozić gotówkę w wolno rotujących zapasach i zwiększyć koszty magazynowania. Przydatny punkt zamawiania odzwierciedla rzeczywisty popyt, terminy realizacji dostaw przez dostawców oraz niepewność w obu tych obszarach.

Co należy obliczyć najpierw

Rozpocznij od wiarygodnych danych historycznych dla każdego produktu. Przeanalizuj co najmniej kilka miesięcy sprzedaży lub zużycia, jednocześnie oddzielając zdarzenia nietypowe, takie jak jednorazowe projekty, wyprzedaże wyczyściowe i tymczasowe niedobory podaży. Jeśli popyt jest silnie sezonowy, porównaj ten sam okres w poprzednich latach, zamiast stosować prostą średnią roczną.

Oblicz średni dzienny popyt, dzieląc liczbę sprzedanych lub zużytych jednostek w wybranym okresie przez liczbę dni sprzedaży lub działalności operacyjnej. Następnie określ termin realizacji dostawy przez dostawcę, liczony od daty złożenia zamówienia do momentu, w którym towary są dostępne do użycia lub sprzedaży. W miarę możliwości korzystaj z rzeczywistej historii dostaw, a nie wyłącznie z szacunków podanych przez dostawcę.

Podstawowy wzór jest następujący: punkt zamawiania równa się średniemu dziennemu popytowi pomnożonemu przez średni termin realizacji dostawy, plus zapas bezpieczeństwa. Zapas bezpieczeństwa to dodatkowy zapas utrzymywany w celu absorpcji wahań popytu lub dostaw. Powinien opierać się na ryzyku, a nie na przypadkowym procencie.

• 1. Grupuj produkty według znaczenia dla działalności. Zwróć większą uwagę na pozycje, które wstrzymują produkcję, mają stabilny popyt, są trudne do zastąpienia lub wywierają istotny wpływ na klientów. Produkty o niskiej wartości i łatwe do zastąpienia mogą wymagać prostszego podejścia.

• 2. Zmierz popyt w wybranym okresie. Usuń wyraźnie nieprawidłowe transakcje, ale nie usuwaj zwykłych szczytów i spadków, na które Twoja firma musi być przygotowana. Zapisz przyjęte założenia, aby inna osoba mogła zweryfikować obliczenia.

• 3. Zmierz zmienność terminu realizacji dostaw przez dostawcę. Zapisz najkrótsze, typowe i najdłuższe czasy dostawy z ostatnich zamówień. Dostawca, który zwykle dostarcza w ciągu pięciu dni, ale czasami potrzebuje dwunastu, stwarza inne ryzyko uzupełniania zapasów niż dostawca, który konsekwentnie dostarcza w ciągu siedmiu dni.

• 4. Ustal początkowy poziom zapasu bezpieczeństwa. Weź pod uwagę zmienność popytu, zmienność dostaw, koszt braku magazynowego, dostępne zamienniki oraz minimalną ilość zamówienia u dostawcy. Produkty o wyższym ryzyku zazwyczaj uzasadniają większą ochronę, podczas gdy produkty o przewidywalnym popycie mogą wymagać niewielkiej lub żadnej.

• 5. Przetestuj proponowany poziom na tle ostatniej historii. Zapytaj, czy firma złożyłaby zamówienie wystarczająco wcześnie w okresach największego ruchu i czy ten poziom spowodowałby niepotrzebne zapasy w okresach spokoju. Dostosuj obliczenia, gdy wynik jest sprzeczny ze znanymi warunkami operacyjnymi.

• 6. Udokumentuj decyzję i regularnie ją przeglądaj. Przelicz ponownie po istotnych zmianach cen, zmianach dostawców, wprowadzeniu nowych produktów, zmianach wolumenu sprzedaży lub powtarzających się brakach magazynowych. Stały próg może stać się nieaktualny wraz ze zmianą warunków działalności.

Zarządzanie wyjątkami

Nie polegaj wyłącznie na punktach zamawiania w przypadku produktów o krótkim okresie przydatności, datach ważności lub szybko spadającym popycie. Te pozycje wymagają również ilości zakupowych dopasowanych do oczekiwanego zużycia przed upływem terminu ważności. W przypadku produktów sezonowych zwiększ ochronę przed rozpoczęciem sezonu i zmniejszaj ją wraz ze spadkiem popytu.

Gdy zapas osiągnie punkt zamawiania, sprawdź zamówienia w realizacji, zarezerwowane jednostki i dostępny zapas przed dokonaniem kolejnego zakupu. Uszkodzone, poddane kwarantannie lub przestarzałe jednostki nie powinny być traktowane jako dostępny zapas. Sprawdź również, czy powiązany produkt można zastąpić bez wpływu na wymagania klienta.

Przydatne kontrole efektywności

Śledź częstotliwość braków magazynowych, zakupy awaryjne, nadmierne zapasy i wiek zapasów. Jeśli braki magazynowe utrzymują się pomimo wysokiego punktu zamawiania, problemem może być zawodne zaopatrzenie, niedokładne stany lub nieewidencjonowany popyt, a nie niewystarczający zapas. Jeśli nadmierne zapasy rosną, przejrzyj założenia prognozy, ilości zamówień i produkty, które nie są już sprzedawane.

Celem nie jest utrzymywanie najwyższego możliwego poziomu zapasów. Celem jest ustalenie uzasadnionego progu wyzwalającego, który równoważy dostępność, przepływy pieniężne i ryzyko operacyjne, a następnie jego doskonalenie na podstawie dowodów z rzeczywistego popytu i efektywności dostaw.