Πώς να ορίσετε σημεία αναπαραγγελίας που αποτρέπουν ελλείψεις αποθεμάτων και πλεονάζον απόθεμα

Το σημείο αναπαραγγελίας είναι το επίπεδο αποθέματος στο οποίο πρέπει να ξεκινήσετε την αναπλήρωση ενός προϊόντος. Ο πολύ χαμηλός ορισμός του μπορεί να προκαλέσει ελλείψεις αποθεμάτων, βεβιασμένες αγορές και χαμένες πωλήσεις. Ο πολύ υψηλός ορισμός του μπορεί να εγκλωβίσει μετρητά σε αργά κινούμενο απόθεμα και να αυξήσει το κόστος αποθήκευσης. Ένα χρήσιμο σημείο αναπαραγγελίας αντανακλά την πραγματική ζήτηση, τον χρόνο του προμηθευτή και την αβεβαιότητα και στα δύο.

Τι να υπολογίσετε πρώτα

Ξεκινήστε με αξιόπιστες ιστορικές πληροφορίες για κάθε προϊόν. Εξετάστε τουλάχιστον αρκετούς μήνες πωλήσεων ή χρήσης, διαχωρίζοντας παράλληλα ασυνήθιστα γεγονότα όπως έργα μίας φοράς, εκπτωτικές πωλήσεις και προσωρινές ελλείψεις εφοδιασμού. Εάν η ζήτηση είναι έντονα εποχική, συγκρίνετε την ίδια περίοδο προηγούμενων ετών αντί να χρησιμοποιείτε έναν απλό ετήσιο μέσο όρο.

Υπολογίστε τη μέση ημερήσια ζήτηση διαιρώντας τις μονάδες που πωλήθηκαν ή χρησιμοποιήθηκαν κατά την επιλεγμένη περίοδο με τον αριθμό των ημερών πώλησης ή λειτουργίας. Στη συνέχεια προσδιορίστε τον χρόνο παράδοσης του προμηθευτή, μετρούμενο από την ημερομηνία υποβολής της παραγγελίας έως ότου τα αγαθά είναι διαθέσιμα για χρήση ή πώληση. Χρησιμοποιήστε το πραγματικό ιστορικό παραδόσεων όπου είναι δυνατόν, όχι μόνο την εκτιμώμενη προσφορά του προμηθευτή.

Ένας βασικός τύπος είναι: το σημείο αναπαραγγελίας ισούται με τη μέση ημερήσια ζήτηση πολλαπλασιαζόμενη επί τον μέσο χρόνο παράδοσης, συν το απόθεμα ασφαλείας. Το απόθεμα ασφαλείας είναι πρόσθετο απόθεμα που διατηρείται για να απορροφήσει τη διακύμανση της ζήτησης ή της παράδοσης. Θα πρέπει να βασίζεται στον κίνδυνο, όχι σε ένα τυχαίο ποσοστό.

• 1. Ομαδοποιήστε τα προϊόντα κατά επιχειρηματική σημασία. Δώστε μεγαλύτερη προσοχή σε είδη που σταματούν την παραγωγή, έχουν σταθερή ζήτηση, είναι δύσκολο να αντικατασταθούν ή προκαλούν σημαντικό αντίκτυπο στον πελάτη. Προϊόντα χαμηλής αξίας που αντικαθίστανται εύκολα μπορεί να χρειάζονται απλούστερη προσέγγιση.

• 2. Μετρήστε τη ζήτηση κατά την επιλεγμένη περίοδο. Αφαιρέστε σαφώς μη φυσιολογικές συναλλαγές, αλλά μην αφαιρείτε συνήθεις αιχμές και υφέσεις που η επιχείρησή σας πρέπει να είναι έτοιμη να διαχειριστεί. Καταγράψτε τις παραδοχές που χρησιμοποιήθηκαν ώστε ένα άλλο άτομο να μπορεί να ελέγξει τον υπολογισμό.

• 3. Μετρήστε τη διακύμανση του χρόνου παράδοσης του προμηθευτή. Καταγράψτε τους συντομότερους, τυπικούς και μεγαλύτερους χρόνους παράδοσης από πρόσφατες παραγγελίες. Ένας προμηθευτής που συνήθως παραδίδει σε πέντε ημέρες αλλά μερικές φορές χρειάζεται δώδεκα δημιουργεί διαφορετικό κίνδυνο αναπλήρωσης από έναν που παραδίδει σταθερά σε επτά.

• 4. Ορίστε ένα αρχικό επίπεδο αποθέματος ασφαλείας. Λάβετε υπόψη τη διακύμανση της ζήτησης, τη διακύμανση της παράδοσης, το κόστος μιας έλλειψης αποθέματος, τα διαθέσιμα υποκατάστατα και την ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας του προμηθευτή. Τα προϊόντα υψηλότερου κινδύνου δικαιολογούν γενικά περισσότερη προστασία, ενώ τα προβλέψιμα προϊόντα μπορεί να χρειάζονται λίγη ή καθόλου.

• 5. Δοκιμάστε το προτεινόμενο επίπεδο έναντι του πρόσφατου ιστορικού. Ρωτήστε εάν η επιχείρηση θα είχε κάνει αναπαραγγελία αρκετά νωρίς κατά τις πιο πολυάσχολες περιόδους και εάν το επίπεδο θα είχε δημιουργήσει περιττό απόθεμα κατά τις ήσυχες περιόδους. Προσαρμόστε τον υπολογισμό όταν το αποτέλεσμα έρχεται σε αντίθεση με γνωστές λειτουργικές συνθήκες.

• 6. Τεκμηριώστε την απόφαση και αναθεωρείτε την τακτικά. Επανυπολογίστε μετά από σημαντικές αλλαγές τιμών, νέους προμηθευτές, κυκλοφορίες προϊόντων, αλλαγές στον όγκο πωλήσεων ή επαναλαμβανόμενες ελλείψεις αποθεμάτων. Ένα σταθερό όριο μπορεί να γίνει ανακριβές καθώς αλλάζουν οι επιχειρηματικές συνθήκες.

Διαχείριση εξαιρέσεων

Μην βασίζεστε μόνο στα σημεία αναπαραγγελίας για προϊόντα με σύντομη διάρκεια ζωής, ημερομηνίες λήξης ή ταχέως μειούμενη ζήτηση. Αυτά τα είδη χρειάζονται επίσης ποσότητες αγοράς που αντιστοιχούν στην αναμενόμενη κατανάλωση πριν από τη λήξη. Για εποχικά προϊόντα, αυξήστε την προστασία πριν ξεκινήσει η σεζόν και μειώστε την καθώς η ζήτηση μειώνεται.

Όταν το απόθεμα φτάσει στο σημείο αναπαραγγελίας, ελέγξτε τις εκκρεμείς παραγγελίες, τις δεσμευμένες μονάδες και το διαθέσιμο απόθεμα πριν αγοράσετε περισσότερο. Κατεστραμμένες, σε καραντίνα ή απαρχαιωμένες μονάδες δεν πρέπει να θεωρούνται διαθέσιμο απόθεμα. Ελέγξτε επίσης εάν ένα σχετικό προϊόν μπορεί να υποκατασταθεί χωρίς να επηρεαστούν οι απαιτήσεις του πελάτη.

Χρήσιμοι έλεγχοι απόδοσης

Παρακολουθείτε τη συχνότητα ελλείψεων αποθεμάτων, τις έκτακτες αγορές, το πλεονάζον απόθεμα και την ηλικία του αποθέματος. Εάν οι ελλείψεις αποθεμάτων συνεχίζονται παρά το υψηλό σημείο αναπαραγγελίας, το πρόβλημα μπορεί να είναι αναξιόπιστος εφοδιασμός, ανακριβείς καταμετρήσεις ή μη καταγεγραμμένη ζήτηση και όχι ανεπαρκές απόθεμα. Εάν το πλεονάζον απόθεμα αυξάνεται, επανεξετάστε τις παραδοχές πρόβλεψης, τις ποσότητες παραγγελίας και τα προϊόντα που δεν πωλούνται πλέον.

Ο στόχος δεν είναι να διατηρείτε το υψηλότερο δυνατό επίπεδο αποθέματος. Είναι να καθιερώσετε ένα τεκμηριωμένο έναυσμα που εξισορροπεί τη διαθεσιμότητα, τις ταμειακές ροές και τον λειτουργικό κίνδυνο, και στη συνέχεια να το βελτιώσετε χρησιμοποιώντας στοιχεία από την πραγματική ζήτηση και την απόδοση παράδοσης.