Як встановити точки повторного замовлення, що запобігають дефіциту запасів і надлишковим запасам

Точка повторного замовлення — це рівень запасів, при якому слід починати поповнення продукту. Занадто низьке значення може спричинити дефіцит запасів, поспішні закупівлі та втрачені продажі. Занадто високе значення може заморозити кошти в повільно оборотних запасах і збільшити витрати на зберігання. Корисна точка повторного замовлення відображає фактичний попит, терміни постачання та невизначеність обох цих факторів.

Що розрахувати спочатку

Почніть із надійної історичної інформації для кожного продукту. Проаналізуйте щонайменше кілька місяців продажів або використання, відокремлюючи нетипові події, такі як одноразові проєкти, розпродажі залишків і тимчасові перебої з постачанням. Якщо попит має виражену сезонність, порівнюйте той самий період попередніх років, а не використовуйте просте середньорічне значення.

Розрахуйте середньодобовий попит, поділивши кількість проданих або використаних одиниць за обраний період на кількість днів продажів або роботи. Потім визначте термін постачання постачальника, виміряний від дати розміщення замовлення до моменту, коли товари доступні для використання або продажу. Використовуйте фактичну історію поставок, де це можливо, а не лише заявлену постачальником оцінку.

Базова формула: точка повторного замовлення дорівнює середньодобовому попиту, помноженому на середній термін постачання, плюс страховий запас. Страховий запас — це додаткові запаси, що утримуються для покриття коливань попиту або постачання. Він має ґрунтуватися на ризику, а не на довільному відсотку.

• 1. Згрупуйте продукти за бізнес-важливістю. Приділіть більше уваги позиціям, які зупиняють виробництво, мають стабільний попит, важко замінюються або суттєво впливають на клієнтів. Продукти низької вартості, які легко замінити, можуть потребувати простішого підходу.

• 2. Виміряйте попит за обраний період. Вилучіть явно аномальні операції, але не вилучайте звичайні піки та спади, до яких ваш бізнес має бути готовий. Зафіксуйте використані припущення, щоб інша особа могла перевірити розрахунок.

• 3. Виміряйте коливання терміну постачання постачальника. Зафіксуйте найкоротший, типовий і найдовший терміни поставки за останніми замовленнями. Постачальник, який зазвичай постачає за п'ять днів, але іноді за дванадцять, створює інший ризик поповнення, ніж той, що стабільно постачає за сім днів.

• 4. Встановіть початковий рівень страхового запасу. Врахуйте коливання попиту, коливання постачання, вартість дефіциту запасів, доступні замінники та мінімальну партію замовлення постачальника. Продукти з вищим ризиком зазвичай виправдовують більший захист, тоді як передбачувані продукти можуть потребувати мінімального захисту або не потребувати його взагалі.

• 5. Перевірте запропонований рівень на основі недавньої історії. Запитайте, чи замовив би бізнес достатньо рано в найбільш завантажені періоди і чи не створив би цей рівень зайвих запасів у спокійні періоди. Скоригуйте розрахунок, якщо результат суперечить відомим операційним умовам.

• 6. Задокументуйте рішення та регулярно переглядайте його. Перераховуйте після значних змін цін, появи нових постачальників, запуску продуктів, змін обсягів продажів або повторюваних дефіцитів запасів. Фіксований поріг може стати неточним у міру зміни бізнес-умов.

Управління винятками

Не покладайтеся лише на точки повторного замовлення для продуктів із коротким терміном зберігання, термінами придатності або швидко спадаючим попитом. Ці позиції також потребують обсягів закупівлі, що відповідають очікуваному споживанню до закінчення терміну придатності. Для сезонних продуктів збільшуйте захист перед початком сезону та зменшуйте його в міру зниження попиту.

Коли запаси досягають точки повторного замовлення, перевірте відкриті замовлення, зарезервовані одиниці та придатні запаси перед додатковою закупівлею. Пошкоджені, карантинні або застарілі одиниці не слід вважати доступними запасами. Також перевірте, чи можна замінити супутній продукт без впливу на вимоги клієнта.

Корисні перевірки ефективності

Відстежуйте частоту дефіциту запасів, екстрені закупівлі, надлишкові запаси та вік запасів. Якщо дефіцит запасів зберігається, незважаючи на високу точку повторного замовлення, проблема може полягати в ненадійному постачанні, неточних підрахунках або незареєстрованому попиті, а не в недостатніх запасах. Якщо надлишкові запаси зростають, перегляньте припущення прогнозу, обсяги замовлень і продукти, які більше не продаються.

Мета полягає не в підтримці максимально можливого рівня запасів. Вона полягає у встановленні обґрунтованого тригера, що балансує доступність, грошовий потік та операційний ризик, а потім у його вдосконаленні на основі доказів фактичного попиту та ефективності постачання.