Cum să stabiliți puncte de recomandare care previn rupturile de stoc și stocurile excesive

Punctul de recomandare este nivelul de stoc la care ar trebui să începeți reaprovizionarea unui produs. Stabilirea acestuia prea scăzut poate cauza rupturi de stoc, achiziții de urgență și pierderi de vânzări. Stabilirea acestuia prea ridicat poate bloca numerarul în stocuri cu mișcare lentă și poate crește costurile de depozitare. Un punct de recomandare util reflectă cererea reală, termenele de livrare ale furnizorilor și incertitudinea din ambele.

Ce trebuie calculat mai întâi

Începeți cu informații istorice fiabile pentru fiecare produs. Analizați cel puțin câteva luni de vânzări sau utilizări, separând evenimentele neobișnuite, cum ar fi proiectele unice, vânzările de lichidare și penuriile temporare de aprovizionare. Dacă cererea este puternic sezonieră, comparați aceeași perioadă din anii anteriori în loc să utilizați o medie anuală simplă.

Calculați cererea medie zilnică împărțind unitățile vândute sau utilizate în perioada aleasă la numărul de zile de vânzare sau de operare. Apoi identificați termenul de livrare al furnizorului, măsurat de la data plasării comenzii până când bunurile sunt disponibile pentru utilizare sau vânzare. Utilizați istoricul real de livrare acolo unde este posibil, nu doar estimarea cotată de furnizor.

O formulă de bază este: punctul de recomandare este egal cu cererea medie zilnică înmulțită cu termenul mediu de livrare, plus stocul de siguranță. Stocul de siguranță este stocul suplimentar deținut pentru a absorbi variația cererii sau a livrării. Acesta ar trebui să se bazeze pe risc, nu pe un procentaj aleatoriu.

• 1. Grupați produsele după importanța pentru afacere. Acordați o atenție mai mare articolelor care opresc producția, au cerere constantă, sunt dificil de înlocuit sau generează un impact semnificativ asupra clienților. Produsele cu valoare redusă, ușor de înlocuit, pot necesita o abordare mai simplă.

• 2. Măsurați cererea în perioada selectată. Eliminați tranzacțiile clar anormale, dar nu eliminați vârfurile și scăderile obișnuite pe care afacerea dumneavoastră trebuie să fie pregătită să le gestioneze. Înregistrați ipotezele utilizate, astfel încât o altă persoană să poată verifica calculul.

• 3. Măsurați variația termenului de livrare al furnizorului. Înregistrați cele mai scurte, tipice și cele mai lungi termene de livrare din comenzile recente. Un furnizor care livrează de obicei în cinci zile, dar uneori durează douăsprezece, creează un risc de reaprovizionare diferit față de unul care livrează constant în șapte zile.

• 4. Stabiliți un nivel inițial de stoc de siguranță. Luați în considerare variația cererii, variația livrării, costul unei rupturi de stoc, substitutele disponibile și cantitatea minimă de comandă a furnizorului. Produsele cu risc mai ridicat justifică în general mai multă protecție, în timp ce produsele previzibile pot necesita puțină sau deloc.

• 5. Testați nivelul propus față de istoricul recent. Întrebați-vă dacă afacerea ar fi recomandat suficient de devreme în perioadele cele mai aglomerate și dacă nivelul ar fi creat stoc inutil în perioadele liniștite. Ajustați calculul atunci când rezultatul intră în conflict cu condițiile operaționale cunoscute.

• 6. Documentați decizia și revizuiți-o periodic. Recalculați după modificări majore de preț, furnizori noi, lansări de produse, modificări ale volumului vânzărilor sau rupturi de stoc repetate. Un prag fix poate deveni inexact pe măsură ce condițiile de afaceri se schimbă.

Gestionarea excepțiilor

Nu vă bazați doar pe punctele de recomandare pentru produsele cu termen de valabilitate scurt, date de expirare sau cerere în scădere rapidă. Aceste articole necesită, de asemenea, cantități de achiziție care corespund consumului estimat înainte de expirare. Pentru produsele sezoniere, creșteți protecția înainte de începerea sezonului și reduceți-o pe măsură ce cererea scade.

Când stocul atinge punctul de recomandare, verificați comenzile în curs, unitățile rezervate și stocul utilizabil înainte de a cumpăra mai mult. Unitățile deteriorate, în carantină sau obsolete nu trebuie tratate ca stoc disponibil. De asemenea, verificați dacă un produs conex poate fi substituit fără a afecta cerințele clienților.

Verificări utile ale performanței

Urmăriți frecvența rupturilor de stoc, achizițiile de urgență, stocul excesiv și vechimea stocului. Dacă rupturile de stoc continuă în ciuda unui punct de recomandare ridicat, problema poate fi aprovizionarea nesigură, numărările inexacte sau cererea neînregistrată, mai degrabă decât stocul insuficient. Dacă stocul excesiv crește, revizuiți ipotezele de prognoză, cantitățile de comandă și produsele care nu se mai vând.

Scopul nu este de a menține cel mai ridicat nivel posibil de stoc. Este de a stabili un declanșator justificabil care echilibrează disponibilitatea, fluxul de numerar și riscul operațional, apoi de a-l îmbunătăți folosind dovezi din cererea reală și performanța livrării.