SKU নামকরণ কনভেনশন তৈরি করার পদ্ধতি যা পণ্য ত্রুটি প্রতিরোধ করে

একটি SKU নামকরণ কনভেনশন প্রতিটি পণ্যকে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ অভ্যন্তরীণ পরিচয় দেয়। এর অভাবে, কর্মীরা অনুরূপ আইটেমের জন্য ভিন্ন কোড তৈরি করতে পারে, পুরনো কোড পুনরায় ব্যবহার করতে পারে, বা এমন বিবরণের উপর নির্ভর করতে পারে যা অনুসন্ধান ও ব্যাখ্যা করা কঠিন। এই ত্রুটিগুলি ভুল অর্ডার, 부정확 স্টক গণনা এবং বিক্রয় ও ক্রয় দলের মধ্যে বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে।

একটি ভালো SKU უნিক, সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং মানুষের জন্য বোঝা সহজ হওয়া উচিত। এটি পণ্যকে চিহ্নিত করা উচিত, তার সমস্ত বিবরণ ধারণ করার চেষ্টা না করে। পণ্যের নাম, স্পেসিফিকেশন এবং দাম পরিবর্তন হতে পারে, কিন্তু একটি অভ্যন্তরীণ কোড স্থিতিশীল থাকা উচিত যতক্ষণ না মূল আইটেমটি একই থাকে।

কোড তৈরি করার আগে

১. সিদ্ধান্ত নিন যে দুটি পণ্যকে কী ভিন্ন করে।

পণ্যগুলি পৃথক করুন যখন পার্থক্যটি প্রভাবিত করে: গ্রাহক কী পায়, সরবরাহকারী কী পাঠায়, কোন আইটেম কীভাবে স্টক করা হয়, বা কীভাবে এর দাম নির্ধারিত হয়। সাধারণ উদাহরণ: আকার, রঙ, উপাদান, প্যাকেজিং পরিমাণ এবং মডেল সংস্করণ। সনাক্তকরণ বা হ্যান্ডলিংকে প্রভাবিত না করে এমন পার্থক্যের জন্য আলাদা কোড তৈরি করবেন না।

২. একটি সহজ কোড কাঠামো বেছে নিন।

উপযোগী ক্যাটাগরির উপর ভিত্তি করে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ প্যাটার্ন ব্যবহার করুন, যেমন: পণ্য গোষ্ঠী, আইটেম টাইপ এবং ভেরিয়েন্ট। উদাহরণস্বরূপ, ওয়ার্কওয়্যার বিক্রি করা একটি ব্যবসা WRK দিয়ে শুরু হওয়া কোড ব্যবহার করতে পারে, তারপর পোশাক ক্যাটাগরি এবং একটি সংক্ষিপ্ত ভেরিয়েন্ট শনাক্তকারী। কাঠামোটি যথেষ্ট ছোট রাখুন যাতে সঠিকভাবে টাইপ করা যায় এবং একটি লিখিত স্ট্যান্ডার্ডে ব্যাখ্যা করা যায়।

যে তথ্য ঘন ঘন পরিবর্তন হয় সেগুলি কোডে এম্বেড করবেন না, যেমন: সরবরাহকারীর খরচ, বিক্রয় মূল্য, গোদামের অবস্থান বা প্রোমোशनাল স্ট্যাটাস। যদি সেই বিবরণগুলো পরিবর্তন হয়, তবে কোড পরিবর্তন করলে একটি পণ্যের ইতিহাস একাধিক পরিচয়ের মধ্যে বিভক্ত হতে পারে।

৩. অক্ষর এবং সংখ্যার জন্য নিয়ম নির্ধারণ করুন।

সিদ্ধান্ত নিন কোডগুলো বড় হাতের অক্ষর, সংখ্যা বা উভয়ই ব্যবহার করবে। সহজে বিভ্রান্তিকারী অক্ষরগুলো এড়িয়ে চলুন, যেমন: অক্ষর O এবং সংখ্যা শূন্য, অথবা অক্ষর I এবং সংখ্যা এক। স্পেস, puntuation বা অসামঞ্জস্যপূর্ণ সেপারেটর ব্যবহার করবেন না, যদি না স্পষ্ট কারণ থাকে।

ভেরিয়েন্টগুলো কীভাবে অর্ডার করা হবে সেটি নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আকারগুলো একটি নির্দিষ্ট ক্রম অনুসরণ করতে পারে, যখন রঙগুলো অনুমোদিত সংক্ষেপণ ব্যবহার করতে পারে। অনুমোদিত সংক্ষেপণগুলো লিখিত রেখে দিন, প্রতিটি কর্মীকে নিজের মर्जি থেকে আবিষ্কার করার অনুমতি না দিয়ে।

৪. কোড শুধুমাত্র একবার সংরক্ষণ করুন।

নতুন কোড বরাদ্দ করার আগে, বিদ্যমান রেকর্ডগুলো অনুসন্ধান করুন এবং প্রস্তাবিত পণ্যকে অনুরূপ আইটেমের সাথে তুলনা করুন। বিবরণ, সরবরাহকারী রেফারেন্স, প্যাকেজিং এবং ভৌত বৈশিষ্ট্য যাচাই করুন। একটি কোড কখনোই ভিন্ন পণ্যের জন্য পুনরায় ব্যবহার করা উচিত নয়, এমনকি যদি মূল আইটেমটি আর বিক্রি না হয়।

যদি কোন পণ্য বন্ধ করা হয়, তবে আপনার অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়ার অনুযায়ী তাকে নিষ্ক্রিয় চিহ্নিত করুন, কিন্তু ঐতিহাসিক লেনদেন এবং ডকুমেন্টের জন্য এর কোড সংরক্ষণ করুন। পুনরায় ব্যবহার করলে পুরনো রেকর্ডগুলো একটি ভিন্ন আইটেমকে বোঝাতে পারে।

৫. বাস্তব উদাহরণের সাথে কনভেনশনটি পরীক্ষা করুন।

আপনার সবচেয়ে সাধারণ পণ্য পরিবারের জন্য নমুনা কোড তৈরি করুন, একাধিক আকার, রঙ, প্যাক এবং সরবরাহকারী সহ পণ্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। বিক্রয়, ক্রয়, ইনভেন্টরি এবং অ্যাকাউন্টিং-এর কর্মীদের সাহায্য ছাড়া কোডগুলো ব্যাখ্যা করতে বলুন। যদি দুজন মানুষ ভিন্ন নিষ্কর্ষে পৌঁছায়, তবে প্যাটার্নটি সহজ করুন বা লিখিত নিয়মগুলো উন্নত করুন।

৬. কে নতুন কোড তৈরি করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।

দায়িত্ব প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত কিছু লোকের হাতে দিন। একটি অনুরোধে পণ্যের বিবরণ, সরবরাহকারী রেফারেন্স, মাপের একক, ভেরিয়েন্টের বিবরণ এবং আইটেমটি ইতিমধ্যে প্রতিনিধিত্ব করা হয়নি সেরূপ প্রমাণ থাকতে হবে। কোড দৈনন্দিন ব্যবহারের জন্য উপলব্ধ হওয়ার আগে অনুরোধটি পর্যালোচনা করুন।

গুণমান রক্ষণাবেক্ষণ

নামকরণ কনভেনশনটি সময়ানুসারে পর্যালোচনা করুন, বিশেষ করে নতুন পণ্য ক্যাটাগরি যোগ করার পর বা প্যাকেজিং পরিবর্তনের পর। ডুপ্লিকেট কোড, ভুল অর্ডার এবং ম্যানুয়াল সংশোধন পরিমাপ করুন। এই সমস্যাগুলি দেখায় নিয়মগুলো কোথায় অস্পষ্ট। একটি বিশ্বস্ত কনভেনশন সবচেয়ে বিস্তারিত নয়; এটি হলো যে কনভেনশনটি কর্মীরা অনুমান ছাড়া সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে প্রয়োগ করতে পারে।