ایک SKU نام رکھنے کا طریقہ کیسے بنائیں جو مصنوعات کی غلطیوں کو روکے

ایک SKU نام رکھنے کا طریقہ ہر مصنوعات کو ایک مستقل داخلی شناخت فراہم کرتا ہے۔ اس کے بغیر، ملازمین مشابہ اشیاء کے لیے مختلف کوڈز بنا سکتے ہیں، پرانے کوڈز دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں، یا ایسی تفصیلات پر انحصار کر سکتے ہیں جنہیں تلاش کرنا اور سمجھنا مشکل ہو۔ یہ غلطیاں غلط آرڈرز، غلط اسٹاک گنتی اور فروخت اور خریداری ٹیموں کے درمیان الجھن کا باعث بن سکتی ہیں۔

ایک اچھا SKU منفرد، مستقل اور لوگوں کے لیے سمجھنا آسان ہونا چاہیے۔ اسے مصنوعات کی شناخت کرنی چاہیے بغیر اس کی ہر تفصیل شامل کرنے کی کوشش کے۔ مصنوعات کے نام، خصوصیات اور قیمتیں تبدیل ہو سکتی ہیں، جبکہ داخلی کوڈ مستحکم رہنا چاہیے جب تک بنیادی شے وہی رہے۔

کوڈز بنانے سے پہلے

• 1. فیصلہ کریں کہ دو مصنوعات کو مختلف کیا بناتا ہے۔

مصنوعات کو الگ کریں جب کوئی فرق اس بات پر اثر ڈالے کہ گاہک کو کیا ملتا ہے، سپلائر کیا بھیجتا ہے، کوئی شے کیسے اسٹاک ہوتی ہے، یا اس کی قیمت کیسے مقرر ہوتی ہے۔ عام مثالوں میں سائز، رنگ، مواد، پیکیجنگ مقدار اور ماڈل ورژن شامل ہیں۔ ایسے فرق کے لیے الگ کوڈز نہ بنائیں جو شناخت یا ہینڈلنگ پر اثر نہیں ڈالتے۔

• 2. ایک سادہ کوڈ ڈھانچہ منتخب کریں۔

مفید زمروں پر مبنی ایک مستقل نمونہ استعمال کریں، جیسے مصنوعات کا گروپ، شے کی قسم اور متغیر۔ مثال کے طور پر، ورک ویئر فروخت کرنے والا کاروبار WRK سے شروع ہونے والے کوڈز استعمال کر سکتا ہے، جس کے بعد لباس کی قسم اور ایک مختصر متغیر شناخت کنندہ ہو۔ ڈھانچے کو اتنا مختصر رکھیں کہ درست طریقے سے ٹائپ کیا جا سکے اور اسے تحریری معیار میں بیان کریں۔

ایسی معلومات شامل کرنے سے گریز کریں جو کثرت سے تبدیل ہوتی ہیں، جیسے سپلائر کی لاگت، فروخت کی قیمت، گودام کا مقام یا پروموشنل حیثیت۔ اگر وہ تفصیلات تبدیل ہوں، تو کوڈ تبدیل کرنا ایک مصنوعات کی تاریخ کو متعدد شناختوں میں تقسیم کر سکتا ہے۔

• 3. حروف اور اعداد کے لیے قواعد مقرر کریں۔

فیصلہ کریں کہ کوڈز میں بڑے حروف، اعداد یا دونوں استعمال ہوں گے۔ ایسے حروف سے گریز کریں جو آسانی سے الجھ جاتے ہیں، جیسے حرف O اور عدد صفر، یا حرف I اور عدد ایک۔ خالی جگہیں، رموز اوقاف یا غیر مستقل جداکار استعمال نہ کریں جب تک اس کی واضح وجہ نہ ہو۔

فیصلہ کریں کہ متغیرات کی ترتیب کیسی ہوگی۔ مثال کے طور پر، سائز ایک مقررہ ترتیب کی پیروی کر سکتے ہیں، جبکہ رنگ منظور شدہ مخففات استعمال کر سکتے ہیں۔ منظور شدہ مخففات لکھیں بجائے اس کے کہ ہر ملازم کو اپنے مخففات ایجاد کرنے دیے جائیں۔

• 4. کوڈز صرف ایک بار مختص کریں۔

نیا کوڈ تفویض کرنے سے پہلے، موجودہ ریکارڈز تلاش کریں اور مجوزہ مصنوعات کا مشابہ اشیاء سے موازنہ کریں۔ تفصیل، سپلائر حوالہ، پیکیجنگ اور جسمانی خصوصیات چیک کریں۔ کوڈ کبھی بھی کسی مختلف مصنوعات کے لیے دوبارہ استعمال نہیں ہونا چاہیے، چاہے اصل شے اب فروخت نہ ہوتی ہو۔

اگر کوئی مصنوعات بند کر دی گئی ہو، تو اسے اپنے داخلی طریقہ کار کے مطابق غیر فعال نشان زد کریں، لیکن تاریخی لین دین اور دستاویزات کے لیے اس کا کوڈ محفوظ رکھیں۔ اسے دوبارہ استعمال کرنا پرانے ریکارڈز کو ایسا بنا سکتا ہے جیسے وہ کسی مختلف شے کا حوالہ دے رہے ہوں۔

• 5. طریقہ کار کو حقیقی مثالوں سے جانچیں۔

اپنے سب سے عام مصنوعات کے خاندانوں کے لیے نمونہ کوڈز بنائیں، بشمول متعدد سائز، رنگ، پیک اور سپلائر والی مصنوعات۔ فروخت، خریداری، اسٹاک اور اکاؤنٹنگ کے ملازمین سے کہیں کہ وہ کوڈز کی بغیر مدد تشریح کریں۔ اگر دو افراد مختلف نتائج پر پہنچیں، تو نمونہ آسان کریں یا تحریری قواعد بہتر بنائیں۔

• 6. کنٹرول کریں کہ کون نئے کوڈز بنا سکتا ہے۔

ذمہ داری چند تربیت یافتہ افراد کو تفویض کریں۔ درخواست میں مصنوعات کی تفصیل، سپلائر حوالہ، پیمائش کی اکائی، متغیر کی تفصیلات اور ثبوت شامل کرنے کا تقاضا کریں کہ شے پہلے سے موجود نہیں ہے۔ کوڈ روزانہ استعمال کے لیے دستیاب ہونے سے پہلے درخواست کا جائزہ لیں۔

معیار برقرار رکھنا

نام رکھنے کے طریقہ کار کا وقتاً فوقتاً جائزہ لیں، خاص طور پر نئی مصنوعات کی قسم شامل کرنے یا پیکیجنگ تبدیل کرنے کے بعد۔ نقل شدہ کوڈز، غلط آرڈرز اور دستی تصحیحات کی پیمائش کریں۔ یہ مسائل دکھاتے ہیں کہ قواعد کہاں غیر واضح ہیں۔ ایک قابل اعتماد طریقہ کار سب سے تفصیلی نہیں ہوتا؛ یہ وہ ہوتا ہے جسے ملازمین بغیر اندازہ لگائے مستقل طور پر لاگو کر سکیں۔