Hur skapa en SKU namngivningskonvention som förhindrar produktfel

En SKU namngivningskonvention ger varje produkt en konsekvent intern identitet. Utan en sådan kan anställda skapa olika koder för liknande artiklar, återanvända gamla koder eller lita på beskrivningar som är svåra att söka och tolka. Dessa fel kan leda till felaktiga beställningar, felaktiga lagerantal och förvirring mellan försäljning och inköpsteam.

En bra SKU bör vara unik, konsekvent och enkel för människor att förstå. Den bör identifiera en produkt utan att försöka innehålla alla detaljer om den. Produktnamn, specifikationer och priser kan ändras, medan en intern kod bör förbli stabil så länge den underliggande artikeln förblir densamma.

Innan du skapar koder

• 1. Bestäm vad som gör två produkter olika.

Separera produkter när en skillnad påverkar vad kunden får, vad leverantören skickar, hur en artikel stockeras eller prissätts. Vanliga exempel inkluderar storlek, färg, material, förpackningsmängd och modellversion. Skapa inte separata koder för skillnader som inte påverkar identifiering eller hantering.

• 2. Välj en enkel kodstruktur.

Använd en konsekvent mönster baserat på användbara kategorier, t.ex. produktgrupp, artikelstyp och variant. Till exempel kan ett företag som säljer arbetsplagg använda koder som börjar med WRK, följt av en plaggkategori och en kort variantidentifierare. Håll strukturen kort nog för att kunna skrivas exakt och förklara den i en skriftlig standard.

Undvik att inkludera information som förändras ofta, t.ex. leverantörskostnad, försäljningspris, lagerplats eller promotionsstatus. Om dessa detaljer ändras kan ändring av koden splittra historiken för en produkt över flera identiteter.

• 3. Ställ regler för bokstäver och siffror.

Välj om koder ska använda versaler, siffror eller båda. Undvik tecken som lätt kan förväxlas, t.ex. bokstaven O och siffran 0, eller bokstaven I och siffran 1. Använd inte mellanslag, punktuation eller oföränderliga separators såvida det inte finns ett tydligt skäl att göra det.

Bestäm hur varianter ska ordnas. Till exempel kan storlekar följa en fast sekvens, medan färger kan använda godkända förkortningar. Skriv ner godkända förkortningar istället för att låta varje anställd uppfinna sina egna.

• 4. Reservera koder bara en gång.

Innan du tilldelar en ny kod, sök befintliga poster och jämför den föreslagna produkten med liknande artiklar. Kontrollera beskrivning, leverantörsreferens, förpackning och fysiska egenskaper. En kod bör aldrig återanvändas för en annan produkt, även om det ursprungliga föremålet inte längre säljs.

Om en produkt avbrytas, markera den som inaktiv enligt din interna procedur, men bevara dess kod för historiska transaktioner och dokument. Återanvändning kan göra äldre poster verka referera till ett annat föremål.

• 5. Testa konventionen med verkliga exempel.

Skapa provkoder för dina vanligaste produktfamiljer, inklusive produkter med flera storlekar, färger, paket och leverantörer. Be anställda från försäljning, inköp, lager och redovisning att tolka koder utan assistans. Om två personer når olika slutsatser, förenkla mönstret eller förbättra de skriftliga reglerna.

• 6. Kontrollera vem som kan skapa nya koder.

Tilldela ansvar till en liten grupp utbildade personer. Krav att en förfrågan innehåller produktbeskrivning, leverantörsreferens, enhetsmått, variantdetaljer och bevis att artikeln inte redan representeras. Granska förfrågan innan koden blir tillgänglig för dagligt bruk.

Underhåll av kvalitet

Granska namngivningskonventionen periodvis, särskilt efter att ha lagt till en ny produktkategori eller ändrat förpackning. Mät duplicata koder, felaktiga beställningar och manuella korrigeringar. Dessa problem visar var reglerna är otydliga. En pålitlig konvention är inte den mest detaljerade, utan den som anställda kan tillämpa konsekvent utan att gissa.