Kuinka luoda SKU-nimeämiskäytäntö, joka estää tuotevirheet

SKU-nimeämiskäytäntö antaa jokaiselle tuotteelle johdonmukaisen sisäisen identiteetin. Ilman sitä työntekijät voivat luoda eri koodeja samankaltaisille nimikkeille, käyttää uudelleen vanhoja koodeja tai tukeutua kuvauksiin, joita on vaikea hakea ja tulkita. Nämä virheet voivat johtaa virheellisiin tilauksiin, epätarkkoihin varastolaskentoihin ja sekaannuksiin myynti- ja osto-organisaatioiden välillä.

Hyvän SKU tulee olla ainutlaatuinen, johdonmukainen ja helposti ymmärrettävä. Sen tulee tunnistaa tuote yrittämättä sisältää kaikkia sen yksityiskohtia. Tuotenimet, tekniset tiedot ja hinnat voivat muuttua, kun taas sisäisen koodin tulee pysyä vakaana aina, kun taustalla oleva nimike on edelleen sama.

Ennen koodien luomista

• 1. Päätä, mikä tekee kahdesta tuotteesta erilaisia.

Erottele tuotteet, kun ero vaikuttaa siihen, mitä asiakas vastaanottaa, mitä toimittaja lähettää, miten nimike varastoidaan tai miten se hinnoitellaan. Yleisiä esimerkkejä ovat koko, väri, materiaali, pakkausmäärä ja malliversio. Älä luo erillisiä koodeja eroille, jotka eivät vaikuta tunnistamiseen tai käsittelyyn.

• 2. Valitse yksinkertainen koodirakenne.

Käytä johdonmukaista mallia, joka perustuu hyödyllisiin luokkiin, kuten tuoteryhmä, nimiketyyppi ja variantti. Esimerkiksi työvaatteita myyvä yritys voisi käyttää koodeja, jotka alkavat WRK-tunnuksella, jota seuraa vaatekategoria ja lyhyt varianttitunniste. Pidä rakenne riittävän lyhyenä, jotta se voidaan kirjoittaa tarkasti, ja selitä se kirjallisessa standardissa.

Vältä upottamasta tietoja, jotka muuttuvat usein, kuten toimittajan kustannus, myyntihinta, varastosijainti tai kampanjatila. Jos nämä tiedot muuttuvat, koodin muuttaminen voi jakaa yhden tuotteen historian useisiin identiteetteihin.

• 3. Aseta säännöt kirjaimille ja numeroille.

Valitse, käytetäänkö koodeissa isoja kirjaimia, numeroita vai molempia. Vältä merkkejä, jotka sekoittuvat helposti, kuten kirjain O ja numero nolla tai kirjain I ja numero yksi. Älä käytä välilyöntejä, välimerkkejä tai epäjohdonmukaisia erottimia, ellei siihen ole selkeää syytä.

Päätä, miten variantit järjestetään. Esimerkiksi koot voivat noudattaa kiinteää järjestystä, kun taas värit voivat käyttää hyväksyttyjä lyhenteitä. Kirjaa hyväksytyt lyhenteet sen sijaan, että annat jokaisen työntekijän keksiä omansa.

• 4. Varaa koodit vain kerran.

Ennen uuden koodin antamista hae olemassa olevat tietueet ja vertaa ehdotettua tuotetta vastaaviin nimikkeisiin. Tarkista kuvaus, toimittajan viite, pakkaus ja fyysiset ominaisuudet. Koodia ei koskaan saa käyttää uudelleen eri tuotteelle, vaikka alkuperäistä nimikettä ei enää myytäisi.

Jos tuote poistetaan valikoimasta, merkitse se passiiviseksi sisäisen menettelytapasi mukaisesti, mutta säilytä sen koodi historiallisia tapahtumia ja asiakirjoja varten. Sen uudelleenkäyttö voi saada vanhat tietueet näyttämään viittaavan eri nimikkeeseen.

• 5. Testaa käytäntöä todellisilla esimerkeillä.

Luo esimerkkikoodeja yleisimmille tuoteperheillesi, mukaan lukien tuotteet, joilla on useita kokoja, värejä, pakkauksia ja toimittajia. Pyydä myynnin, oston, varaston ja kirjanpidon työntekijöitä tulkitsemaan koodit ilman apua. Jos kaksi henkilöä päätyy erilaisiin johtopäätöksiin, yksinkertaista mallia tai paranna kirjallisia sääntöjä.

• 6. Valvo, kuka voi luoda uusia koodeja.

Anna vastuu pienelle joukolle koulutettuja henkilöitä. Edellytä, että pyyntö sisältää tuotteen kuvauksen, toimittajan viitteen, mittayksikön, variantin tiedot ja todisteet siitä, että nimike ei ole jo edustettuna. Tarkista pyyntö ennen kuin koodi tulee saataville päivittäiseen käyttöön.

Laadun ylläpitäminen

Tarkista nimeämiskäytäntö säännöllisesti, erityisesti uuden tuoteluokan lisäämisen tai pakkauksen muuttamisen jälkeen. Mittaa päällekkäisiä koodeja, virheellisiä tilauksia ja manuaalisia korjauksia. Nämä ongelmat osoittavat, missä säännöt ovat epäselviä. Luotettava käytäntö ei ole yksityiskohtaisin; se on se, jota työntekijät voivat soveltaa johdonmukaisesti arvailematta.