Comment créer une convention de nommage SKU qui évite les erreurs de produit

Une convention de nommage SKU donne à chaque produit une identité interne cohérente. Sans cela, les employés peuvent créer différents codes pour des articles similaires, réutiliser des anciens codes ou s'appuyer sur des descriptions difficiles à rechercher et à interpréter. Ces erreurs peuvent entraîner des commandes incorrectes, des comptes de stock inexacts et des confusions entre les équipes de vente et d'achat.

Une bonne SKU doit être unique, cohérente et facile à comprendre pour les personnes. Elle doit identifier un produit sans essayer de contenir tous les détails à son sujet. Les noms de produits, les spécifications et les prix peuvent changer, tandis qu'un code interne doit rester stable tant que l'article sous-jacent reste le même.

Avant de créer des codes

• 1. Décidez ce qui fait la différence entre deux produits.

Séparez les produits lorsqu'une différence affecte ce qu'un client reçoit, ce qu'un fournisseur expédie, comment un article est stocké ou comment il est prix. Les exemples courants incluent la taille, la couleur, le matériau, la quantité d'emballage et la version du modèle. Ne créez pas de codes séparés pour des différences qui n'affectent pas l'identification ou la manipulation.

• 2. Choisissez une structure de code simple.

Utilisez un modèle cohérent basé sur des catégories utiles, telles que le groupe de produits, le type d'article et la variante. Par exemple, une entreprise vendant des vêtements de travail pourrait utiliser des codes commençant par WRK, suivis d'une catégorie de vêtement et d'un identifiant de variante court. Gardez la structure suffisamment courte pour être tapée avec précision et expliquez-la dans une norme écrite.

Évitez d'intégrer des informations qui changent fréquemment, comme le coût du fournisseur, le prix de vente, l'emplacement de l'entrepôt ou le statut promotionnel. Si ces détails changent, modifier le code peut diviser l'historique d'un produit entre plusieurs identités.

• 3. Établissez des règles pour les lettres et les chiffres.

Choisissez si les codes utiliseront des lettres majuscules, des chiffres ou les deux. Évitez les caractères facilement confondus, tels que la lettre O et le chiffre zéro, ou la lettre I et le chiffre un. N'utilisez pas d'espaces, de ponctuations ou de séparateurs incohérents sauf s'il y a une raison claire de le faire.

Décidez comment les variantes seront ordonnées. Par exemple, les tailles pourraient suivre une séquence fixe, tandis que les couleurs pourraient utiliser des abréviations approuvées. Notez les abréviations approuvées plutôt que d'autoriser chaque employé à en inventer ses propres.

• 4. Réservez les codes une seule fois.

Avant d'attribuer un nouveau code, recherchez les enregistrements existants et comparez le produit proposé avec des articles similaires. Vérifiez la description, la référence du fournisseur, l'emballage et les caractéristiques physiques. Un code ne doit jamais être réutilisé pour un produit différent, même si l'article original n'est plus vendu.

Si un produit est abandonné, marquez-le comme inactif selon votre procédure interne, mais conservez son code pour les transactions et documents historiques. Le réutiliser peut faire apparaître les anciens enregistrements comme s'ils se référaient à un autre article.

• 5. Testez la convention avec des exemples réels.

Créez des codes types pour vos familles de produits les plus courantes, y compris des produits avec plusieurs tailles, couleurs, emballages et fournisseurs. Demandez aux employés des services de vente, d'achat, d'inventaire et de comptabilité d'interpréter les codes sans assistance. Si deux personnes parviennent à des conclusions différentes, simplifiez le modèle ou améliorez les règles écrites.

• 6. Contrôlez qui peut créer de nouveaux codes.

Attribuez la responsabilité à un petit nombre de personnes formées. Exigez qu'une demande inclue la description du produit, la référence du fournisseur, l'unité de mesure, les détails de la variante et la preuve que l'article n'est pas déjà représenté. Examinez la demande avant que le code ne soit disponible pour une utilisation quotidienne.

Maintien de la qualité

Revoyez la convention de nommage périodiquement, surtout après avoir ajouté une nouvelle catégorie de produits ou changé d'emballage. Mesurez les codes en double, les commandes incorrectes et les corrections manuelles. Ces problèmes montrent où les règles sont peu claires. Une convention fiable n'est pas la plus détaillée ; c'est celle que les employés peuvent appliquer de manière cohérente sans deviner.