So erstellen Sie eine SKU-Benennungskonvention, die Produktfehler verhindert

Eine SKU-Benennungskonvention verleiht jedem Produkt eine konsistente interne Identität. Ohne eine solche erstellen Mitarbeiter möglicherweise unterschiedliche Codes für ähnliche Artikel, verwenden alte Codes erneut oder verlassen sich auf Beschreibungen, die schwer zu suchen und zu interpretieren sind. Diese Fehler können zu falschen Bestellungen, ungenauen Bestandszählungen und Verwirrung zwischen Vertriebs- und Einkaufsteams führen.

Eine gute SKU sollte eindeutig, konsistent und für Menschen leicht verständlich sein. Sie sollte ein Produkt identifizieren, ohne zu versuchen, jedes Detail darüber zu enthalten. Produktnamen, Spezifikationen und Preise können sich ändern, während ein interner Code so lange stabil bleiben sollte, wie der zugrunde liegende Artikel derselbe ist.

Bevor Sie Codes erstellen

• 1. Entscheiden Sie, was zwei Produkte unterscheidet.

Trennen Sie Produkte, wenn ein Unterschied beeinflusst, was ein Kunde erhält, was ein Lieferant liefert, wie ein Artikel gelagert wird oder wie er bepreist ist. Häufige Beispiele sind Größe, Farbe, Material, Verpackungsmenge und Modellversion. Erstellen Sie keine separaten Codes für Unterschiede, die Identifikation oder Handhabung nicht beeinflussen.

• 2. Wählen Sie eine einfache Code-Struktur.

Verwenden Sie ein konsistentes Muster basierend auf nützlichen Kategorien wie Produktgruppe, Artikeltyp und Variante. Ein Unternehmen, das Arbeitskleidung verkauft, könnte beispielsweise Codes verwenden, die mit ARB beginnen, gefolgt von einer Bekleidungskategorie und einem kurzen Variantenkennzeichen. Halten Sie die Struktur kurz genug, um sie fehlerfrei einzutippen, und dokumentieren Sie sie in einem schriftlichen Standard.

Vermeiden Sie die Einbettung von Informationen, die sich häufig ändern, wie Lieferantenkosten, Verkaufspreise, Lagerort oder Aktionsstatus. Wenn sich diese Details ändern, kann eine Änderung des Codes die Historie eines Produkts auf mehrere Identitäten aufteilen.

• 3. Legen Sie Regeln für Buchstaben und Zahlen fest.

Entscheiden Sie, ob Codes Großbuchstaben, Zahlen oder beides verwenden sollen. Vermeiden Sie Zeichen, die leicht verwechselt werden können, wie den Buchstaben O und die Zahl Null oder den Buchstaben I und die Zahl Eins. Verwenden Sie keine Leerzeichen, Satzzeichen oder inkonsistente Trennzeichen, es sei denn, es gibt einen klaren Grund dafür.

Legen Sie fest, wie Varianten sortiert werden. Beispielsweise könnten Größen einer festen Reihenfolge folgen, während Farben genehmigte Abkürzungen verwenden. Dokumentieren Sie die genehmigten Abkürzungen, anstatt jedem Mitarbeiter zu erlauben, eigene zu erfinden.

• 4. Vergeben Sie Codes nur einmal.

Bevor Sie einen neuen Code zuweisen, durchsuchen Sie bestehende Datensätze und vergleichen Sie das vorgeschlagene Produkt mit ähnlichen Artikeln. Prüfen Sie Beschreibung, Lieferantenreferenz, Verpackung und physische Eigenschaften. Ein Code sollte niemals für ein anderes Produkt wiederverwendet werden, auch wenn der ursprüngliche Artikel nicht mehr verkauft wird.

Wenn ein Produkt ausgelaufen ist, kennzeichnen Sie es gemäß Ihrem internen Verfahren als inaktiv, bewahren Sie jedoch seinen Code für historische Transaktionen und Belege auf. Eine Wiederverwendung kann dazu führen, dass ältere Datensätze so aussehen, als bezögen sie sich auf einen anderen Artikel.

• 5. Testen Sie die Konvention mit realen Beispielen.

Erstellen Sie Beispielcodes für Ihre häufigsten Produktfamilien, einschließlich Produkten mit mehreren Größen, Farben, Packungen und Lieferanten. Bitten Sie Mitarbeiter aus Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung, die Codes ohne Unterstützung zu interpretieren. Wenn zwei Personen zu unterschiedlichen Schlussfolgerungen kommen, vereinfachen Sie das Muster oder verbessern Sie die schriftlichen Regeln.

• 6. Kontrollieren Sie, wer neue Codes erstellen darf.

Übertragen Sie die Verantwortung auf eine kleine Anzahl geschulter Personen. Verlangen Sie, dass ein Antrag die Produktbeschreibung, Lieferantenreferenz, Maßeinheit, Variantendetails und den Nachweis enthält, dass der Artikel noch nicht vertreten ist. Prüfen Sie den Antrag, bevor der Code für den täglichen Gebrauch freigegeben wird.

Qualitätssicherung

Überprüfen Sie die Benennungskonvention regelmäßig, insbesondere nach Hinzufügen einer neuen Produktkategorie oder Änderung der Verpackung. Messen Sie doppelte Codes, falsche Bestellungen und manuelle Korrekturen. Diese Probleme zeigen, wo die Regeln unklar sind. Eine zuverlässige Konvention ist nicht die detaillierteste, sondern die, die Mitarbeiter konsistent ohne Raten anwenden können.