उत्पाद त्रुटियों को रोकने वाली SKU नामकरण परंपरा कैसे बनाएं

एक SKU नामकरण परंपरा प्रत्येक उत्पाद को एक सुसंगत आंतरिक पहचान प्रदान करती है। इसके बिना, कर्मचारी समान वस्तुओं के लिए अलग-अलग कोड बना सकते हैं, पुराने कोड का पुनः उपयोग कर सकते हैं, या ऐसे विवरणों पर निर्भर रह सकते हैं जिन्हें खोजना और समझना कठिन होता है। इन त्रुटियों से गलत ऑर्डर, गलत स्टॉक गणना और बिक्री तथा खरीद टीमों के बीच भ्रम हो सकता है।

एक अच्छा SKU अद्वितीय, सुसंगत और लोगों के लिए समझने में आसान होना चाहिए। इसे उत्पाद के हर विवरण को समाहित करने का प्रयास किए बिना उसकी पहचान करनी चाहिए। उत्पाद के नाम, विनिर्देश और कीमतें बदल सकती हैं, जबकि आंतरिक कोड तब तक स्थिर रहना चाहिए जब तक अंतर्निहित वस्तु वही रहे।

कोड बनाने से पहले

• 1. तय करें कि दो उत्पादों को अलग क्या बनाता है।

उत्पादों को तब अलग करें जब कोई अंतर इस बात को प्रभावित करता है कि ग्राहक को क्या मिलता है, आपूर्तिकर्ता क्या भेजता है, किसी वस्तु का स्टॉक कैसे किया जाता है, या उसकी कीमत कैसे निर्धारित की जाती है। सामान्य उदाहरणों में आकार, रंग, सामग्री, पैकेजिंग मात्रा और मॉडल संस्करण शामिल हैं। ऐसे अंतरों के लिए अलग कोड न बनाएं जो पहचान या प्रबंधन को प्रभावित नहीं करते।

• 2. एक सरल कोड संरचना चुनें।

उपयोगी श्रेणियों, जैसे उत्पाद समूह, वस्तु प्रकार और संस्करण, पर आधारित एक सुसंगत पैटर्न का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, कार्य-वस्त्र बेचने वाला व्यवसाय WRK से शुरू होने वाले कोड का उपयोग कर सकता है, जिसके बाद परिधान श्रेणी और एक संक्षिप्त संस्करण पहचानकर्ता हो। संरचना को सटीक रूप से टाइप करने के लिए पर्याप्त छोटा रखें और इसे लिखित मानक में समझाएं।

ऐसी जानकारी को शामिल करने से बचें जो अक्सर बदलती है, जैसे आपूर्तिकर्ता लागत, बिक्री मूल्य, गोदाम स्थान या प्रचार स्थिति। यदि वे विवरण बदलते हैं, तो कोड बदलने से एक उत्पाद का इतिहास कई पहचानों में विभाजित हो सकता है।

• 3. अक्षरों और संख्याओं के लिए नियम निर्धारित करें।

चुनें कि कोड में बड़े अक्षर, संख्याएं या दोनों का उपयोग होगा। ऐसे अक्षरों से बचें जिनमें आसानी से भ्रम हो सकता है, जैसे अक्षर O और संख्या शून्य, या अक्षर I और संख्या एक। रिक्त स्थान, विराम चिह्न या असंगत विभाजकों का उपयोग न करें जब तक कि ऐसा करने का स्पष्ट कारण न हो।

तय करें कि संस्करणों को कैसे क्रमबद्ध किया जाएगा। उदाहरण के लिए, आकार एक निश्चित अनुक्रम का पालन कर सकते हैं, जबकि रंग स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग कर सकते हैं। प्रत्येक कर्मचारी को अपने स्वयं के संक्षिप्ताक्षर बनाने की अनुमति देने के बजाय स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों को लिखित रूप में दर्ज करें।

• 4. कोड केवल एक बार आरक्षित करें।

नया कोड निर्दिष्ट करने से पहले, मौजूदा रिकॉर्ड खोजें और प्रस्तावित उत्पाद की समान वस्तुओं से तुलना करें। विवरण, आपूर्तिकर्ता संदर्भ, पैकेजिंग और भौतिक विशेषताओं की जांच करें। किसी कोड का पुनः उपयोग किसी भिन्न उत्पाद के लिए कभी नहीं किया जाना चाहिए, भले ही मूल वस्तु अब बिक्री पर न हो।

यदि कोई उत्पाद बंद कर दिया गया है, तो अपनी आंतरिक प्रक्रिया के अनुसार उसे निष्क्रिय के रूप में चिह्नित करें, लेकिन ऐतिहासिक लेनदेन और दस्तावेजों के लिए उसका कोड सुरक्षित रखें। इसका पुनः उपयोग करने से पुराने रिकॉर्ड किसी भिन्न वस्तु को संदर्भित करते प्रतीत हो सकते हैं।

• 5. वास्तविक उदाहरणों के साथ परंपरा का परीक्षण करें।

अपने सबसे सामान्य उत्पाद परिवारों के लिए नमूना कोड बनाएं, जिनमें कई आकार, रंग, पैक और आपूर्तिकर्ताओं वाले उत्पाद शामिल हों। बिक्री, खरीद, इन्वेंटरी और लेखा के कर्मचारियों से बिना सहायता के कोड की व्याख्या करने के लिए कहें। यदि दो लोग भिन्न निष्कर्षों पर पहुंचते हैं, तो पैटर्न को सरल बनाएं या लिखित नियमों को बेहतर करें।

• 6. नियंत्रित करें कि कौन नए कोड बना सकता है।

जिम्मेदारी कुछ प्रशिक्षित लोगों को सौंपें। अनुरोध में उत्पाद विवरण, आपूर्तिकर्ता संदर्भ, माप की इकाई, संस्करण विवरण और इस बात का प्रमाण शामिल करने की आवश्यकता रखें कि वस्तु पहले से प्रदर्शित नहीं है। कोड के दैनिक उपयोग के लिए उपलब्ध होने से पहले अनुरोध की समीक्षा करें।

गुणवत्ता बनाए रखना

नामकरण परंपरा की समय-समय पर समीक्षा करें, विशेष रूप से नई उत्पाद श्रेणी जोड़ने या पैकेजिंग बदलने के बाद। डुप्लिकेट कोड, गलत ऑर्डर और मैन्युअल सुधारों को मापें। ये समस्याएं दिखाती हैं कि नियम कहां अस्पष्ट हैं। एक विश्वसनीय परंपरा सबसे विस्तृत नहीं होती; वह ऐसी होती है जिसे कर्मचारी बिना अनुमान लगाए सुसंगत रूप से लागू कर सकें।