چگونه یک SKU قرارداد نامگذاری بسازیم که خطاهای محصول را پیشگیری کند

یک SKU قرارداد نامگذاری، هویت داخلی یکسانی برای هر محصول فراهم می‌کند. بدون چنین قراردادی، کارمندان ممکن است کدهای متفاوتی برای اقلام مشابه ایجاد کنند، کدهای قدیمی را دوباره استفاده کنند یا به توضیحاتی متکی باشند که دشوار به جستجو و تفسیر هستند. این خطاها می‌توانند منجر به سفارشات نادرست، شمارش موجودی نادرست و سردرگمی بین تیم‌های فروش و خرید شوند.

یک SKU خوب باید منحصی به فرد، یکنواخت و برای افراد قابل فهم باشد. باید محصول را شناسایی کند بدون اینکه سعی در شامل تمام جزئیات درباره آن داشته باشد. نام‌های محصول، مشخصات فنی و قیمت‌ها می‌توانند تغییر کنند، در حالی که یک کد داخلی باید همیشه ثابت بماند به شرطی که کالا زیرساختی همچنان همان باشد.

قبل از ایجاد کدها

• 1. تصمیم بگیرید چه چیزهایی دو محصول را متفاوت می‌کند.

محصولات را جدا کنید وقتی این تفاوت بر آنچه مشتری دریافت می‌کند، آنچه تأمین‌کننده ارسال می‌کند، چگونه یک کالا در انبار نگهداری می‌شود یا چگونه قیمت‌گذاری می‌شود تأثیر داشته باشد. مثال‌های رایج شامل اندازه، رنگ، ماده، مقدار بسته‌بندی و نسخه مدل هستند. برای تفاوت‌هایی که بر شناسایی یا مدیریت تأثیری ندارند، کدهای جداگانه ایجاد نکنید.

• 2. ساختار ساده‌ای برای کد انتخاب کنید.

از یک الگوی یکنواخت بر اساس دسته‌های مفید مانند گروه محصول، نوع کالا و نوع متفاوت استفاده کنید. به عنوان مثال، یک کسی که لباس‌های کاری می‌فروشد ممکن است از کدهایی شروع شده با WRK استفاده کند که با دسته لباس و شناسه کوتاه نوع متفاوت ادامه دارد. ساختار را کوتاه به اندازه کافی نگه دارید که بتوان به راحتی تایپ کرد و آن را در یک استاندارد نوشته شده توضیح دهید.

از گنجاندن اطلاعاتی که به طور مکرر تغییر می‌کنند مانند هزینه تأمین‌کننده، قیمت فروش، موقعیت انبار یا وضعیت ترویجی خودداری کنید. اگر این جزئیات تغییر کنند، تغییر کد می‌تواند تاریخچه یک محصول را در هویت‌های متعدد پراکنده کند.

• 3. قوانینی برای حروف و اعداد تنظیم کنید.

تصمیم بگیرید کدها از حروف بزرگ، اعداد یا هر دو استفاده می‌کنند. از کاراکترهایی که به راحتی با هم اشتباه گرفته می‌شوند مانند حرف O و عدد صفر یا حرف I و عدد یک خودداری کنید. از فاصله، علائت‌گذاری یا جداکننده‌های ناسازگار استفاده نکنید مگر اینکه دلیل واضحی برای این کار وجود داشته باشد.

تصمیم بگیرید انواع متفاوت چه ترتیبی داشته باشند. به عنوان مثال، اندازه‌ها می‌توانند دنبال یک توالی ثابت باشند، در حالی که رنگ‌ها می‌توانند از مخفف‌های تأیید شده استفاده کنند. مخفف‌های تأیید شده را بنویسید نه اینکه به هر کارمند اجازه بدهید که خودتخلیق باشد.

• 4. فقط یک بار کد رزرو کنید.

قبل از اختصاص دادن یک کد جدید، در سوابق موجود جستجو کنید و محصول پیشنهادی را با اقلام مشابه مقایسه کنید. توضیحات، مرجع تأمین‌کننده، بسته‌بندی و ویژگی‌های فیزیکی را بررسی کنید. یک کد هرگز باید برای یک محصول متفاوت دوباره استفاده نشود، حتی اگر کالای اصلی دیگر فروخته نمی‌شود.

اگر یک محصول قطع تولید شد، آن را مطابق رویه داخلی شما غیرفعال علامت بزنید، اما کد آن را برای معاملات و اسناد تاریخی حفظ کنید. استفاده مجدد از آن می‌تواند اسناد قدیمی را به نظر برساند که به یک کالای متفاوت اشاره دارند.

• 5. قرارداد نامگذاری را با مثال‌های واقعی تست کنید.

کدهای نمونه برای رایج‌ترین خانواده‌های محصولات خود ایجاد کنید، از جمله محصولات با اندازه‌ها، رنگ‌ها، بسته‌ها و تأمین‌کنندگان متعدد. از کارمندان فروش، خرید، موجودی و حسابداری بخواهید بدون کمک، کدها را تفسیر کنند. اگر دو نفر نتیجه متفاوتی به دست آورند، الگو را ساده کنید یا قوانین نوشته شده را بهبود دهید.

• 6. کنترل کنید چه کسی می‌تواند کدهای جدید ایجاد کند.

مسئولیت را به تعداد کمی از افراد آموزش‌دیده واگذار کنید. یک درخواست باید شامل توضیحات محصول، مرجع تأمین‌کننده، واحد اندازه‌گیری، جزئیات نوع متفاوت و شواهدی باشد که نشان دهد کالا قبلاً نمایش داده نشده است. قبل از اینکه کد برای استفاده روزانه در دسترس قرار گیرد، درخواست را مرور کنید.

نگهداری کیفیت

قرارداد نامگذاری را دوره‌ای مرور کنید، به ویژه پس از افزودن یک دسته محصول جدید یا تغییر بسته‌بندی. کدهای تکراری، سفارشات نادرست و اصلاحات دستی را اندازه‌گیری کنید. این مشکلات نشان‌دهنده جایی هستند که قوانین نامشخص هستند. یک قرارداد قابل اعتماد، جزئیات بیشترین نیست؛ آن است که کارمندان بتوانند به طور یکنواخت بدون حدس زدن از آن استفاده کنند.