Jinsi ya Kuunda Utaratibu wa Utambulisho wa SKU Unaozuia Makosa ya Bidhaa

Utaratibu wa utambulisho wa SKU huupa kila bidhaa utambulisho thabiti wa ndani. Bila utaratibu huu, wafanyakazi wanaweza kuunda misimbo tofauti kwa bidhaa zinazofanana, kutumia tena misimbo ya zamani, au kutegemea maelezo ambayo ni vigumu kutafuta na kufasiri. Makosa haya yanaweza kusababisha oda zisizo sahihi, hesabu za stoku zisizo sahihi na mkanganyiko kati ya timu za mauzo na manunuzi.

SKU nzuri inapaswa kuwa ya kipekee, thabiti na rahisi kueleweka kwa watu. Inapaswa kutambua bidhaa bila kujaribu kuweka kila maelezo kuihusu. Majina ya bidhaa, sifa na bei zinaweza kubadilika, wakati msimbo wa ndani unapaswa kubaki thabiti wakati bidhaa husika bado ni ile ile.

Kabla ya kuunda misimbo

• 1. Amua ni nini kinachofanya bidhaa mbili kuwa tofauti.

Tenganisha bidhaa wakati tofauti hiyo inaathiri kile mteja anachopokea, kile msambazaji anachotuma, jinsi bidhaa inavyohifadhiwa stoku, au jinsi inavyopigiwa bei. Mifano ya kawaida ni pamoja na ukubwa, rangi, nyenzo, idadi ya ufungashaji na toleo la modeli. Usiunde misimbo tofauti kwa tofauti ambazo haziaathiri utambulisho au utunzaji.

• 2. Chagua muundo rahisi wa msimbo.

Tumia mfumo thabiti kulingana na makundi muhimu, kama vile kundi la bidhaa, aina ya bidhaa na aina ya utofauti (variant). Kwa mfano, biashara inayouza mavazi ya kazi inaweza kutumia misimbo inayoanza na WRK, ikifuatiwa na kundi la vazi na kitambulisho kifupi cha utofauti. Weka muundo huo kuwa mfupi kiasi cha kuandikwa kwa usahihi na ueleze katika kiwango kilichoandikwa.

Epuka kuingiza taarifa zinazobadilika mara kwa mara, kama vile gharama ya msambazaji, bei ya mauzo, eneo la ghala au hali ya promosheni. Ikiwa maelezo hayo yatabadilika, kubadilisha msimbo kunaweza kugawanya historia ya bidhaa moja katika utambulisho mwingi.

• 3. Weka sheria za herufi na namba.

Chagua ikiwa misimbo itatumia herufi kubwa, namba au zote mbili. Epuka herufi zinazoweza kuchanganywa kwa urahisi, kama vile herufi O na namba sifuri, au herufi I na namba moja. Usitumie nafasi, alama za uakifishaji au vitenganishi visivyo thabiti isipokuwa kama kuna sababu ya wazi ya kufanya hivyo.

Amua jinsi utofauti (variants) utakavyopangwa. Kwa mfano, ukubwa unaweza kufuata mfuatano maalum, wakati rangi zinaweza kutumia vifupisho vilivyoidhinishwa. Andika vifupisho vilivyoidhinishwa badala ya kuruhusu kila mfanyakazi kubuni vyake.

• 4. Tengeneza misimbo mara moja tu.

Kabla ya kupanga msimbo mpya, tafuta rekodi zilizopo na linganisha bidhaa inayopendekezwa na bidhaa zinazofanana. Angalia maelezo, marejeleo ya msambazaji, ufungashaji na sifa za kimwili. Msimbo haupaswi kutumiwa tena kwa bidhaa tofauti, hata kama bidhaa ya awali haiuziwi tena.

Ikiwa bidhaa haitauzwa tena, iweke kama isiyo hai (inactive) kulingana na utaratibu wako wa ndani, lakini hifadhi msimbo wake kwa ajili ya miamala na nyaraka za kihistoria. Kuitumia tena kunaweza kufanya rekodi za zamani zionekane kama zinarejelea bidhaa tofauti.

• 5. Jaribu utaratibu huo kwa mifano halisi.

Unde misimbo ya mfano kwa familia za bidhaa zako zinazotumiwa zaidi, ikiwa ni pamoja na bidhaa zenye ukubwa mwingi, rangi, vifurushi na wasambazaji. Waombe wafanyakazi kutoka mauzo, manunuzi, stoku na uhasibu wafasiri misimbo hiyo bila msaada. Ikiwa watu wawili watapata hitimisho tofauti, rahisisha mfumo au boresha sheria zilizoandikwa.

• 6. Dhibiti nani anaweza kuunda misimbo mipya.

Kabidhi jukumu hili kwa idadi ndogo ya watu waliofunzwa. Hitaji ombi lijumuishe maelezo ya bidhaa, marejeleo ya msambazaji, kipimo cha kitengo (unit of measure), maelezo ya utofauti na uthibitisho kwamba bidhaa hiyo haipo tayari. Pitia ombi hilo kabla ya msimbo kuwa tayari kwa matumizi ya kila siku.

Kudumisha ubora

Pitia utaratibu wa utambulisho mara kwa mara, hasa baada ya kuongeza kundi jipya la bidhaa au kubadilisha ufungashaji. Pima misimbo inayojirudia, oda zisizo sahihi na masahihisho ya mkono. Matatizo haya yanaonyesha wapi sheria haziko wazi. Utaratibu wa kuaminika si ule wenye maelezo mengi zaidi; ni ule ambao wafanyakazi wanaweza kuutumia kwa uthabiti bila kukisia.