Slik oppretter du en SKU navngivningskonvensjon som forhindrer produktfeil

En SKU navngivningskonvensjon gir hvert produkt en konsekvent intern identitet. Uten en slik konvensjon kan ansatte opprette ulike koder for lignende varer, gjenbruke gamle koder eller bruke beskrivelser som er vanskelige å søke etter og tolke. Disse feilene kan føre til feil bestillinger, unøyaktige lagerbeholdninger og forvirring mellom salg- og innkjøpsavdelingen.

En god SKU bør være unik, konsekvent og enkel for folk å forstå. Den bør identifisere et produkt uten å forsøke å inneholde alle detaljer om det. Produktnavn, spesifikasjoner og priser kan endres, mens en intern kode bør forbli stabil så lenge den underliggende varen er den samme.

Før du oppretter koder

• 1. Avgjør hva som gjør to produkter forskjellige.

Skill produkter når en forskjell påvirker hva en kunde mottar, hva en leverandør sender, hvordan en vare lagres eller hvordan den prissettes. Vanlige eksempler er størrelse, farge, materiale, pakkeantall og modellversjon. Ikke opprett separate koder for forskjeller som ikke påvirker identifikasjon eller håndtering.

• 2. Velg en enkel kodeoppbygning.

Bruk et konsekvent mønster basert på nyttige kategorier, som produktgruppe, varetype og variant. For eksempel kan en bedrift som selger arbeidsklær bruke koder som begynner med WRK, etterfulgt av en kleskategori og en kort variantidentifikator. Hold strukturen kort nok til å skrive den nøyaktig og forklar den i en skriftlig standard.

Unngå å inkludere informasjon som endres ofte, som leverandørkostnad, salgspris, lagerplassering eller kampanjestatus. Hvis disse detaljene endres, kan en endring av koden splitte historikken til ett produkt over flere identiteter.

• 3. Sett regler for bokstaver og tall.

Avgjør om koder skal bruke store bokstaver, tall eller begge deler. Unngå tegn som lett kan forveksles, som bokstaven O og tallet null, eller bokstaven I og tallet én. Ikke bruk mellomrom, tegnsetting eller inkonsekvente skilletegn med mindre det er en klar grunn til det.

Avgjør hvordan varianter skal ordnes. For eksempel kan størrelser følge en fast sekvens, mens farger kan bruke godkjente forkortelser. Skriv ned de godkjente forkortelsene i stedet for å la hver ansatt finne opp sine egne.

• 4. Reserver koder kun én gang.

Før du tildeler en ny kode, søk i eksisterende poster og sammenlign det foreslåtte produktet med lignende varer. Sjekk beskrivelsen, leverandørreferansen, emballasje og fysiske egenskaper. En kode bør aldri gjenbrukes for et annet produkt, selv om den opprinnelige varen ikke lenger selges.

Hvis et produkt avvikles, merk det som inaktivt i henhold til din interne prosedyre, men bevar koden for historiske transaksjoner og dokumenter. Å gjenbruke den kan få eldre poster til å se ut som om de refererer til en annen vare.

• 5. Test konvensjonen med virkelige eksempler.

Opprett eksempelkoder for dine mest vanlige produktfamilier, inkludert produkter med flere størrelser, farger, pakker og leverandører. Be ansatte fra salg, innkjøp, lager og regnskap om å tolke kodene uten hjelp. Hvis to personer når ulike konklusjoner, forenkle mønsteret eller forbedre de skriftlige reglene.

• 6. Kontroller hvem som kan opprette nye koder.

Tildel ansvar til et lite antall opplærte personer. Krev at en forespørsel inkluderer produktbeskrivelse, leverandørreferanse, måleenhet, variantdetaljer og bevis for at varen ikke allerede er representert. Gå gjennom forespørselen før koden blir tilgjengelig for daglig bruk.

Vedlikehold av kvalitet

Gå gjennom navngivningskonvensjonen regelmessig, spesielt etter å ha lagt til en ny produktkategori eller endret emballasje. Mål duplicate koder, feil bestillinger og manuelle korrigeringer. Disse problemene viser hvor reglene er uklare. En pålitelig konvensjon er ikke den mest detaljerte; det er den som ansatte kan anvende konsekvent uten å gjette.